Firma bez siedziby. Jak zarejestrować wirtualne biuro i z czym się to wiąże

1 Ile kosztuje wirtualne biuro?

Umowa na korzystanie z wirtualnego biura może być umową najmu, przechowywania lub świadczenia usług, w zależności od treści owej umowy. Możliwy jest np. najem skrzynki pocztowej – przy czym zbliża się to bardziej do wynajmu rzeczy niż lokalu, w powiązaniu z możliwością wykorzystania adresu, a nie samego adresu skrzynki pocztowej.
Najtańsze wirtualne biuro w Warszawie to koszt rzędu 60 złotych. Za taką cenę przedsiębiorca otrzymuje adres pod którym może zarejestrować firmę i odbierać korespondencję. Dla porównania: za 300 zł firma może zamówić usługę rejestrowania odebranych listów, otrzymywanie powiadomień o korespondencji SMS-em lub e-mailem, obsługę poczty wychodzącej oraz przekazywanie niektórych przesyłek i przekierowanie numeru telefonu.

2 Mimo to Polacy nie są przekonani do idei e-office, które wyglądają jak rozwinięcie idei skrytki pocztowej, kojarzonej powszechnie z naciągaczami i oszustami. Takie podejście nie jest bezpodstawne. Według IAR kontrole tylko 140 podmiotów zarejestrowanych w wirtualnych biurach próbowało ukryć przed fiskusem ponad 1,2 mld złotych. Oznacza to, że każda ze skontrolowanych firm próbowała oszukać państwo i podatników na około 7,4 miliona złotych. Dochody próbowało ukryć aż 95 proc. skontrolowanych firm korzystających z wirtualnych biur. Z około 550 kontroli w e-biurach w prawie 500 przypadkach przedstawiciele fiskusa napotkali utrudnienia, takie jak brak kontaktu z jakimikolwiek osobami reprezentującymi dany podmiot czy brak dostępu do dokumentacji księgowej.

3 Wirtualne biuro a rejestracja NIP

Niedawno głośno było o wielu przypadkach, w których urzędnicy odmawiali przyznania firmom zarejestrowanym w wirtualnych biurach numeru identyfikacji podatkowej.
Tłumaczono to przeciwdziałaniem nadużyciom, wyłudzeniami VAT i innymi oszustwami podatkowymi. Sprawą zają się RPO, który stwierdził, że że postępowanie w sprawie nadania NIP powinno się ograniczyć do badania kompletności zgłoszenia. Organ podatkowy jest jednak uprawniony i zobowiązany do oceny wniosku
Z drugiej strony, należy pamiętać, że prowadzenie firmy przez wirtualne biuro jest całkowicie legalne i nikt nie może utrudniać zarejestrowania w ten sposób działalności. Według cytowanego przez „Rzeczpospolitą” Rzecznika Praw Obywatelskich organy podatkowe nie mają prawa odmawiać nadania NIP przedsiębiorcom tylko z tego powodu, że siedzibą firmy jest wirtualne biuro.

4 Wirtualne biuro to nie tylko rozwiązanie dla biznesu, ale także dobry pomysł na własną działalność. Jak pisaliśmy w „Dzienniku Gazecie Prawnej” obroty małego wirtualnego biura w dobrej lokalizacji mogą sięgać rocznie nawet 0,5 mln zł. A do prowadzenia takiej działalności potrzebne jest jedynie mieszkanie.