Rośnie zainteresowanie usługami wirtualnych biur. Chodzi o firmy, które w zamian za odpowiednią opłatę oferują klientom dostęp do adresu w prestiżowej lokalizacji i wspomagają ich lub wręcz wyręczają w prowadzeniu biura. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zmniejszyć koszty, unikając m.in. samodzielnego wynajmowania powierzchni biurowej.
Zalety wirtualnego biura / Dziennik Gazeta Prawna
Adam Drążek prawnik, kancelaria radcy prawnego Traktat Tomasz Szkaradnik / Dziennik Gazeta Prawna
Reklama
O tym, że coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z wirtualnych biur, świadczy też rosnąca liczba podmiotów oferujących usługę. Szacuje się, że w Polsce jest ich nawet ok. 400 (w samej Warszawie ok. 20–30). – W ciągu ostatnich kilku lat nastąpił wręcz wysyp wirtualnych biur – mówi Piotr Proczek z wirtualnego biura Cube Centre.

Reklama
Na świecie tego typu usługi są znane już od ponad 20 lat, u nas stały się popularne w ostatnich latach.
Dziś o tym, czym należy się kierować, dokonując wyboru wirtualnego biura, oraz na jakie zapisy zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy. Dodatkowo próbujemy odpowiedzieć na pytanie, czy uruchomienie działalności polegającej na świadczeniu usług virtual office może być dobrym pomysłem na biznes.
Czym się kierować, wybierając ofertę
Ważna jest nie tylko prestiżowa lokalizacja. Trzeba zwrócić uwagę, co proponowane jest w ramach standardowego pakietu usług, a także na zaplecze lokalowe i zakres oferty dodatkowej
Wielu ekspertów, zwolenników korzystania z wirtualnych biur, poleca wykorzystanie z ich usług w początkowym okresie działalności firmy.
Podnoszą argument, że ze statystyk GUS wynika, iż w ciągu pierwszych dwóch lat około dwie trzecie spośród nowo założonych firm likwiduje działalność lub ogłasza upadłość. A skoro tak – to warto zmienić utartą filozofię działania i zadbać, żeby fundusze zgromadzone na rozpoczęcie działalności były wydawane rozsądnie. Argumentują, że zamiast inwestować je w wynajem czy wręcz zakup nieruchomości na biuro – lepiej przeznaczyć je na inne, ważniejsze z punktu widzenia powodzenia przedsięwzięcia cele.
Kto korzysta
Marcin Jaskuła, dyrektor generalny Sino-Pol Group, twierdzi, że z wirtualnych biur w Polsce najczęściej korzystają firmy konsultingowe, handlowe, wolni strzelcy oraz przede wszystkim obcokrajowcy chcący zarejestrować w Polsce spółkę i prowadzić działalność biznesową. Nieco innego zdania jest Hadley Dean, dyrektor zarządzający Compass Office. – Z usługi najczęściej korzystają ludzie z własnym biznesem. Częściej od start-upów są to małe firmy (ok. 3–4 pracowników), które chcą mieć siedzibę w centrum. Zamiast skupiać się na płaceniu za prąd, wolą skupić się na klientach i pod koniec miesiąca otrzymać jeden zbiorczy rachunek. Z kolei Paweł Makowiecki z Wirtualnego Biura Warszawska 6 w Białymstoku uważa, że najchętniej korzystają z niego firmy związane z IT, internetem i nowymi technologiami. Mówi, że na początku sam kiedyś korzystał z takiej usługi. Spodobała mu się prosta i kompleksowa obsługa. Na tyle, że sam zaczął ją oferować.
Lokalizacja
Najchętniej są wybierane te wirtualne biura, które udostępniają klientom prestiżowy adres siedziby, co znacznie podnosi rangę i wizerunek marketingowy firmy. Przedsiębiorca może umieszczać adres biura na wizytówkach, stronach internetowych lub w materiałach promocyjnych. Atrakcyjna lokalizacja siedziby robi dobre wrażenie na kontrahentach.
Wirtualne biuro jest również dobrą propozycja dla tych firm, które planują ekspansję zagraniczną. Eksperci przekonują, że wynajęcie wirtualnego biura jest jednym z pierwszych kroków, które powinno się podjąć w momencie wchodzenia na zagraniczny rynek. Pozwoli to szybko wytworzyć renomę firmy przedsiębiorcy, która natychmiast znajdzie się w centrum biznesowym danego miasta.
Ale nie tylko prestiżowy adres jest ważny. Przedsiębiorca powinien wybrać biuro, które przedstawia jasne zasady współpracy i oferuje wiele usług dodatkowych bez większych ograniczeń. Niezwykle istotne jest to, czy wirtualne biuro zapewnia sale konferencyjne, w których przedsiębiorca może się spotkać z kontrahentami lub przeprowadzić szkolenie dla pracowników.
Co zatem warto jeszcze sprawdzić, poza adresem?
Pakiet usług
Wybierając biuro, warto się zapoznać z pakietem usług, jakie oferuje.
Standardowo wraz z adresem jest to własna skrytka pocztowa oraz dedykowany numer telefonu w odpowiedniej strefie numeracyjnej.
Ponadto wirtualne biuro często może zapewnić profesjonalną obsługę informatyczną, prawną, księgową i sekretarską: odbiór, ewidencję i archiwizację korespondencji przychodzącej, obsługę telefonów, faksów itp. Niektóre biura oferują dodatkową pomoc przy tworzeniu tożsamości wizualnej i zaplecza promocyjnego firmy. Co prawda większość przedsiębiorców używa podstawowego pakietu usług, natomiast zawsze warto mieć możliwość ewentualnego skorzystania z nich w razie potrzeby.
Zaplecze lokalowe
Oferta rozbudowana jest często także o możliwość wynajęcia na godziny zarówno sal konferencyjnych, jak i pomieszczeń (gabinetów) do spotkań biznesowych, ewentualnie jedynie miejsca przy biurku. To może być istotne dla firm, które organizują szkolenia dla pracowników, tworzą prezentacje, konferencje lub wideokonferencje. Albo jeśli przedsiębiorcy od czasu do czasu potrzebują pobyć w atmosferze biurowej w celu efektywniejszej pracy.
Dla nich wirtualne biura oferują również wynajem indywidualnych gabinetów na wyłączność, z całodobowym dostępem.
Przedsiębiorcy, przy zachowaniu całkowitej dyskrecji i prywatności, mają możność nieskrępowanego nawiązywania kontaktu z ewentualnymi kontrahentami. Przedstawiciele wolnych zawodów (np. graficy, architekci, dziennikarze, prawnicy) zyskują np. możliwość komfortu pracy, jakiego nie zapewni im działalność w miejscu zamieszkania. Nierzadko mają przy tym także sposobność do wymiany doświadczeń z innymi osobami, firmami, które także korzystają z takiej formy prowadzenia obsługi biurowej.
Fachowa pomoc
Na życzenie klienta biuro może go oficjalnie reprezentować przy załatwianiu wszelkich spraw urzędowych (np. wypełnianie dokumentów i składanie ich w stosownych instytucjach) oraz zapewnić profesjonalną asystę przy organizacji spotkań czy szkoleń. Jest to przydatne przede wszystkim dla startujących firm, bez doświadczenia w tym zakresie.
Rzetelność
Warto dowiedzieć się czegoś więcej na temat rzetelności firmy. Jej wiarygodność może mieć kluczowe znaczenie.
– Z umieszczeniem adresu podmiotu w odpowiednim rejestrze związane jest bowiem domniemanie, że jest to adres, pod który można kierować korespondencję nie tylko nadawaną przez kontrahentów, ale także przez sądy oraz organy administracji. Bardzo istotną kwestią jest więc usługa mająca w swoim zakresie także odbiór poczty oraz niezwłoczne przekazywanie jej w postaci skanu lub faksem na podany wcześniej adres poczty elektronicznej lub numer faksu najemcy – mówi Paweł Makowiecki z Wirtualnego Biura Warszawska 6 w Białymstoku.
Ile to kosztuje
Większość firm konkuruje ze sobą atrakcyjnością adresów oraz usługami dodatkowymi, przeważnie oferowanymi w formie pakietów lub modułów. Przykładowo podstawowy pakiet usług (obsługa korespondencji, adres firmy w danym budynku oraz odpowiedni wpis w KRS) biura w samym centrum Warszawy w budynku Rondo 1 przy Rondzie ONZ kosztuje 350 zł miesięcznie. W lokalizacji na ul. Pięknej za wirtualne biuro zapłacimy co prawda mniej, bo 249 zł, ale dochodzą do tego koszty adresu rejestracyjnego (179 zł) oraz skrytki adresowej (99 zł). Im dalej od centrum – tym ceny są niższe. W zagłębiu korporacyjnym przy ul. Domaniewskiej w Warszawie ceny są dużo niższe. Za rejestrację podmiotu i obsługę korespondencji trzeba zapłacić 59–69 zł. Jeśli klient chce, żeby korespondencja była przesyłana do niego pocztą raz w miesiącu, musi się liczyć z kwotami w przedziale 89–109 zł.
Jeśli jednak podstawowy pakiet nie satysfakcjonuje i klient chce organizować w prestiżowej lokalizacji spotkania lub małe konferencje – to trzeba się liczyć z dużo większymi kosztami. W lokalizacji w samym centrum stolicy w biurowcu Rondo 1 stałe biuro prywatne kosztuje od 1300 zł. Przy umowie od trzech miesięcy do trzech lat należy się liczyć z kosztem ok. 1700 zł za każde stanowisko pracy. Należy sobie jednak zadać pytanie, czy to się opłaca i czy nie kłóci się z ideą ograniczania kosztów przez wynajmowanie wirtualnego biura. Wynajęcie salki konferencyjnej w centrum Warszawy to koszt od ok. 80 zł (dla 4–6 osób), natomiast sala ze sprzętem elektronicznym umożliwiającym prowadzenie profesjonalnej konferencji kosztuje ok. 200 zł za godzinę, za cały dzień – ok. 1300 zł netto. Dla porównania, w innych miejscach wynajęcie sali konferencyjnej to 28 zł lub 35 zł za godzinę. Z kolei w Zielonej Górze koszt wynosi zaledwie 15 zł za godzinę i 99 zł za cały dzień. Warto więc szukać konkurencyjnych cen.
Jak obniżyć koszty najmu
Cena wirtualnego biura zależy głównie od pakietu usług oraz deklaracji długości współpracy. Jeśli uiści się opłatę za cały rok z góry, można liczyć na niższe ceny. W niektórych biurach ma się prawo nawet do 30-dniowego wypowiedzenia i zwrotu pozostałej kwoty. Takie rozwiązania zwiększają komfort współpracy dla przedsiębiorcy, który nie musi się martwić o dodatkowe straty, zwłaszcza jeśli biznes nie pójdzie po jego myśli.
Czy zawsze warto kierować się ceną
Jeżeli chodzi o jakość usług najtańszych wirtualnych biur, to ta czasami pozostawia wiele do życzenia. – Jak wynika z moich doświadczeń i z opinii naszych klientów, którzy nierzadko przenoszą się do nas po przygodach w innych, tańszych biurach, jakość tego typu usług w większości przypadków pozostawia wiele do życzenia – komentuje Piotr Proczek z wirtualnego biura Cube Centre. Warto więc wziąć pod uwagę opinie o danym biurze, które można znaleźć np. w internecie.
Większe prawdopodobieństwo kontroli fiskusa
W ostatnich latach usługi wirtualnego biura spotkały się z bardzo niekorzystnym odbiorem przez organy skarbowe. Powszechną praktyką była kontrola podmiotów znanych urzędom skarbowym, które prowadziły działalność w wirtualnych biurach. Wynikało to z założenia przyjętego przez fiskusa, że wiele firm łamiących prawo funkcjonuje przy użyciu e-biur, gdyż podanie takiej lokalizacji utrudnia namierzenie właścicieli. I rzeczywiście kontrole potwierdziły, że podmioty zajmujące się wyłudzeniami VAT rejestrują fikcyjne firmy na zbiorcze adresy w wirtualnych biurach. Jak wynika ze statystyk kontroli skarbowej za 2013 r., kontrole w 140 podmiotach zarejestrowanych w wirtualnych biurach stwierdziły uszczuplenia podatkowe na 1,256 mld zł.
Mniej problemów z uzyskaniem NIP
Do niedawna korzystający z wirtualnych biur spotykali się często z odmową nadania numeru NIP. To się zmieniło m.in. po interwencji rzecznika praw obywatelskich prof. Iwony Lipowicz, która jeszcze w ub.r. skierowała do ministra finansów wystąpienie w sprawie utrudniania przez organy skarbowe korzystania przez podatników z usług wirtualnych biur. Warto podkreślić, że obecnie korzystanie z wirtualnego biura jest w pełni legalne i nie może być negatywnie postrzegane przez organy skarbowe lub rejestrowe.
Jeśli przedsiębiorca jest zainteresowany tego typu usługą, nie ma ku temu żadnych przeciwskazań prawnych. Sprawą zajmował się też Naczelny Sąd Administracyjny. 5 sierpnia 2014 r. wydał wyrok (sygn. akt. II FSK 3549/13), który zakończył spór o to, czy urząd skarbowy może odmówić nadania numeru NIP przedsiębiorcy, który wskazał jako siedzibę adres wirtualnego biura.
Obawy o to, czy przedsiębiorcy będą mogli korzystać z adresów wirtualnych biur, powróciły niedawno przy okazji nowelizacji ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Ustawa z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1893) dodała przepis, który wyraźnie nakłada na przedsiębiorcę obowiązek posiadania tytułu prawnego do nieruchomości, których adresy podawane są w CEIDG. Jednak podczas prac sejmowych wyjaśniono wątpliwości. Zarówno na prowadzenie skrytki pocztowej, jak i wirtualnego biura przedsiębiorca zawiera umowę. Jeżeli posiada taka umowę – to uznaje się, że posiada tytuł prawny do lokalu.
OPINIA EKSPERTA
Przed podjęciem decyzji o wyborze wirtualnego biura warto się przede wszystkim zastanowić, które usługi będą dla najemcy najważniejsze. Jeśli najemca poszukuje wyłącznie adresu dla zarejestrowania działalności gospodarczej – to z pewnością wystarczającym wyznacznikiem będzie wysokość czynszu. Natomiast należy pamiętać, że z umieszczeniem adresu podmiotu w odpowiednim rejestrze jest związane domniemanie, że jest to adres, pod który można kierować korespondencję, nie tylko nadawaną przez kontrahentów, ale także przez sądy oraz organy administracji. Bardzo istotną kwestią jest więc usługa mająca w swoim zakresie także odbiór poczty oraz niezwłoczne przekazywanie jej w postaci skanu lub faksem na podany wcześniej adres poczty elektronicznej lub numer faksu najemcy.
Konieczny jest też wybór wirtualnego biura, które szczególną wagę przykłada do zachowania tajemnicy handlowej oraz tajemnicy przedsiębiorstwa najemcy, a także umożliwiającego stały kontakt z osobą odpowiedzialną za korespondencję. Natomiast jeśli najemca planuje bardziej aktywnie związać się z miejscem, gdzie została mu udostępniona usługa wirtualnego biura, to z pewnością interesującym rozwiązaniem jest możliwość udostępnienia powierzchni roboczej i sali konferencyjnej do spotkań z klientami, a także miejsca na serwerze pocztowym z prywatną skrzynką e-mail. Przy wyborze usługodawcy nie należy się kierować wyłącznie ceną usługi i atrakcyjnością lokalizacji, ale też gwarancją dbania o interesy najemcy poprzez zachowanie tajemnicy, oferowany pakiet usług dodatkowych oraz komfortowy i przystępny kontakt z usługodawcą.
Pułapki czyhają w kontraktach
Warto sprawdzić, czy umowa nie zawiera zapisów o limitach w pakietach usług, po przekroczeniu których są pobierane dodatkowe opłaty. Zdarzają się też klauzule utrudniające rezygnację z usług
Podobnie jak przy każdej umowie najmu, i w dokumentach, jakie proponują swoim klientom wirtualne biura, pojawiają się kwestie sporne, a nawet pułapki. Wskazujemy, na co zwrócić uwagę, podpisując umowę z wirtualnym biurem.
Rodzaj umowy
O tym, z jakim rodzajem mamy do czynienia w przypadku wirtualnego biura, decydować będzie treść umowy. Może to być umowa najmu bądź umowa świadczenia usług. – W przypadku udostępnienia skrzynki pocztowej wraz z możliwością rejestracji działalności pod danym adresem umowa będzie zbliżona bardziej do umowy najmu, zaś w przypadku dodatkowych usług (np. odbieranie telefonów czy skanowanie korespondencji), będziemy mieć do czynienia z umową o świadczenie usług. W znaczącej większości zetkniemy się z umowami nienazwanymi – mówi Daria Wierzbińska, dyrektor generalny w kancelarii Świeca i Wspólnicy.
Rodzaj umowy ma znaczenie np. w przypadku sporów. – W zależności od tego, które elementy przeważają w zawartej umowie, możemy mieć do czynienia z odpowiednim stosowaniem np. przepisów dotyczących umowy najmu, umowy świadczenia usług lub umowy przechowania – mówi mecenas Wierzbińska. Jak dodaje, najważniejsze jest zatem to, aby umowa możliwie precyzyjnie określała wzajemne prawa i obowiązki stron oraz należycie zabezpieczała obopólne interesy.
Własność lokalu
Przede wszystkim należy sprawdzić, czy osoba/spółka, z którą chcemy podpisać umowę, jest właścicielem lokalu, ewentualnie czy ma prawo do rozporządzania nim. Może się zdarzyć, że sama spółka będzie najemcą oferowanego w ramach wirtualnego biura lokalu. Wówczas warto się dowiedzieć, czy ma ona zgodę na podnajem oraz na rejestrowanie w tym miejscu działalności innych przedsiębiorców. To ważne, bo zmiana adresu firmy jest rzeczą trudną i czasochłonną. Przykładowo, sama zmiana w KRS to koszt 350 złotych. A nie można zapominać także o korektach w GUS, ZUS, u kontrahentów, w materiałach reklamowych, stronach WWW itp.
Jaki zakres usług proponuje firma
Kolejną kwestią jest zakres oferowanych usług oraz koszty z tym związane. Zazwyczaj są one ujęte w formie pakietów. Należy dokładnie zwrócić uwagę na przedstawione nam usługi, aby uniknąć ewentualnych kłopotów w przyszłości. Przykładowo może to dotyczyć liczby stron skanowanej korespondencji, po przekroczeniu której są pobierane dodatkowe opłaty, bądź terminu, w którym będzie przesyłana korespondencja. – To ważne, szczególnie w przypadku korespondencji z urzędów lub sądów, od daty odbioru której rozpoczyna się bieg terminu na udzielenie odpowiedzi – przestrzega Wierzbińska. Analogiczna sytuacja dotyczy kosztów świadczonych usług. Warto sprawdzić, czy podane ceny są kwotami netto czy brutto, jak również to, w jakich przypadkach mogą być naliczane dodatkowe opłaty.
Kwestia kaucji
W niektórych umowach może być przewidziany obowiązek zapłaty kaucji w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń wynajmującego.
W przypadku kaucji powinniśmy zwrócić uwagę na sytuacje, w których wynajmujący może zatrzymać kaucję, jak również na termin jej zwrotu przy rozwiązaniu umowy.
Czas trwania umowy
Należy szczególnie uważać na okres trwania umowy. Mogą one być zawierane na czas określony (np. jeden rok), jak i na czas nieokreślony (z możliwością rozwiązania umowy z zachowaniem np. miesięcznego okresu wypowiedzenia). W umowach dotyczących usług wirtualnego biura mogą pojawić się postanowienia, które prowadzą do automatycznego przedłużenia umowy. Chodzi o zapisy typu „po upływie czasu, na jaki została zawarta umowa, w przypadku braku oświadczenia przedsiębiorcy o braku woli kontynuowania umowy, ulega ona automatycznemu przedłużeniu na czas nieokreślony”. Warto zwrócić uwagę na takie postanowienia i w razie potrzeby – poprosić o ich zmianę na bardziej korzystne.
Warto również sprawdzić, czy umowa przewiduje szczególne sytuacje, w których możliwe jest rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Z kolei w umowach na czas nieokreślony często stosowane są zapisy narzucające długie okresy wypowiedzenia. Warto więc sprawdzić. W praktyce może zdarzyć się, że przedsiębiorca, który zdecydował się zamknąć działalność przez wiele miesięcy, będzie musiał płacić za usługę, z której nie korzysta.
Jaka odpowiedzialność
Ważnym aspektem jest również odpowiedzialność podmiotu świadczącego usługi wirtualnego biura. Należy zwrócić uwagę, w jaki sposób będzie przechowywana otrzymywana korespondencja, czy dane przedsiębiorcy będą odpowiednio chronione, jak również na kwestie ewentualnej odpowiedzialności wynajmującego w przypadku braku realizacji lub nienależytego wykonywania obowiązków. Warto poszukać podmiotu, który oferuje możliwość sprawdzenia wirtualnego biura podczas okresu próbnego. – To najlepszy sposób, aby się upewnić, czy taka usługa jest dla przedsiębiorcy wygodna i opłacalna, jak również czy wynajmujący jest podmiotem wywiązującym się z zobowiązań – mówi Daria Wierzbińska.
Ważne
Szczególną uwagę należy zwrócić na zapisy dotyczące okresu trwania umowy. Zwłaszcza na postanowienia, które prowadzą do automatycznego przedłużenia umowy, jeżeli klient w odpowiednim terminie nie wyrazi woli jej rozwiązania
A może z najemcy stać się wynajmującym
Dla niektórych przedsiębiorców uruchomienie virtual office może się stać dodatkowym źródłem dochodów. Jest to jednak biznes wymagający m.in. dużego zaangażowania i rzetelności
Piotr Proczek z wirtualnego biura Cube Centre uważa, że mimo dynamicznego rozwoju rynku wirtualnych biur wielu przedsiębiorców i osób planujących rozpoczęcie prowadzenia działalności zarobkowej, wciąż jeszcze nie jest świadomych istnienia tego typu usług. Stąd, jego zdaniem, nadal istnieje niemałe pole do zagospodarowania dla chcących prowadzić tego typu biznes.
Eksperci zaznaczają jednak, że rynek wirtualnych biur jest obecnie bardzo konkurencyjny. A koszty związane z jego rozruchem i utrzymaniem – stosunkowo wysokie. – Trzeba się przygotować na to, że dochodzenie do poziomu, kiedy zyski przeważają nad stratami, może zająć wiele miesięcy – twierdzi Paweł Makowiecki z Wirtualnego Biura Warszawska 6 w Białymstoku. Prowadzenie virtual office wiąże się z wysokimi kosztami stałymi. Co ciekawe, największe pieniądze należy przeznaczyć nie na wynajem przestrzeni biurowej, ale na zatrudnienie pracowników. – Aby zapewnić i utrzymać wysoką jakość usług, należy mieć stale w gotowości odpowiednią liczbę pracowników, którzy obsłużą korespondencję klientów – mówi Paweł Makowiecki.
Eksperci dodają, że może to być dla niektórych przedsiębiorców dobry pomysł na dodatkową działalność wspomagającą. – Tego typu usługi mogą oferować swoim klientom kancelarie prawne czy biura rachunkowe – przyznaje Sebastian Rączkowski z Compass Office.
Największym problemem wirtualnych biur są firmy, które nie dopełniły formalności w momencie, gdy wypowiedziały umowę lub gdy spółka jest „półmartwa”. Wtedy biura muszą wykonać biurokratyczne manewry w KRS, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej itp. – Dlatego należy zadbać o zatrudnianie stałej kadry wykwalifikowanych pracowników, którzy będą na bieżąco utrzymywać porządek w dokumentach – przekonuje Makowiecki.
Małgorzata Kałużyńska-Jasak, rzecznik prasowy GIODO, informuje, że biura muszą, jak każdy podmiot, przestrzegać ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.). Warto jednak pamiętać, że są to dane rejestrowe jawne, które możemy bez problemu znaleźć chociażby w KRS.