Subskrybuj nas na Youtube
Zwołując zgromadzenie wspólników spółki z o.o., należy dochować określonych wymogów formalnych. W wysyłanych przez zarząd spółki zaproszeniach trzeba przedstawić m.in. szczegółowy porządek obrad zgromadzenia. Co konkretnie powinien on zawierać?
Kwestii szczegółowości zaproszenia na zgromadzenie wspólników poświęcony był wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 29 czerwca 2018 r. (sygn. akt V AGa 494/18). Podkreślono w nim, że pod pojęciem „szczegółowy porządek obrad” należy rozumieć wskazanie przedmiotu uchwał, nad którymi będą obradować wspólnicy na zgromadzeniu. Jeżeli podczas obrad ma dojść do głosowania nad uchwałą, to w zawiadomieniu nie jest jednak konieczne przytoczenie jej proponowanej treści.
Poziom szczegółowości zawiadomienia uzależniony jest nie tylko od przedmiotu obrad, ale też od stopnia orientacji wspólników w sprawach spółki, których zgromadzenie ma dotyczyć. Sposób ujęcia porządku obrad w zawiadomieniu musi umożliwiać wspólnikowi zorientowanie się, czego konkretnie będą dotyczyć obrady. W ten sposób wspólnik będzie miał możliwość podjęcia z należytym rozeznaniem decyzji o potrzebie uczestnictwa w zgromadzeniu. Informacje zawarte w zawiadomieniu powinny także pozwolić wspólnikowi na merytoryczne przygotowanie się do przyszłych obrad.
Przy okazji warto również podkreślić, że w zaproszeniu – oprócz szczegółowego porządku obrad – trzeba wymienić dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników. W przypadku natomiast planowanej zmiany umowy spółki z o.o. należy także wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Zaproszenia można wysłać listami poleconymi lub przesyłkami nadanymi pocztą kurierską. Trzeba je przesłać co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną. Musi on jednak wcześniej wyrazić pisemną zgodę na taki tryb powiadomienia go. Jednocześnie powinien on podać adres, na który takie elektroniczne zawiadomienie powinno być przesłane.