Jeśli zgromadzone informacje nasuwają podejrzenia, że przedsiębiorca nadmiernie opóźnia się ze spełnieniem świadczeń pieniężnych, to prezes UOKiK może zająć się sprawą. Do złożenia wyjaśnień może również wezwać podmioty, które nie są stroną postępowania.
Dziennik Gazeta Prawna
Szum, jaki powstał wokół pierwszych postępowań w sprawie zatorów płatniczych, sprawił, że wielu przedsiębiorców zaczęło zadawać pytania dotyczące ich przebiegu, a także obowiązków, jakie nałożono na podmiot, który zostanie owym postępowaniem objęty. Odpowiedź na te pytania nie zawsze jest łatwa. Przede wszystkim dlatego, że jest to właściwie nowy rodzaj postępowania. Na razie nie ma więc ani decyzji, ani orzecznictwa sądu, które mogłyby dawać jakieś wskazówki.
Reklama

Najpierw analiza...

Aby wszcząć postępowanie w sprawie zatorów płatniczych, prezes UOKiK musi mieć podejrzenie, że przedsiębiorca dopuścił się praktyki nadmiernego opóźniania się ze spełnieniem świadczeń pieniężnych. Tak wynika z art. 13c ust. 2 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 118; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086; dalej: ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom). Innymi słowy, posiadane przez urząd informacje muszą świadczyć, że suma zaległości wobec kontrahentów przedsiębiorcy przekroczyła łącznie 5 mln zł (2 mln zł począwszy od 2022 r.) i stan ten utrzymuje się przez trzy kolejne miesiące. Zanim zatem prezes UOKiK podejmie decyzję, czy w danej sprawie podejmie postępowanie właściwe – przeprowadza analizę zgromadzonych informacji (tzw. analiza prawdopodobieństwa). przykład 1

Reklama
W tym miejscu pojawia się pytanie: które zaległości są brane pod uwagę przy wyliczeniu kwoty zaległości (a więc podlegają analizie ze strony prezesa UOKiK). Otóż ustawa mówi, że prezes UOKiK bierze pod uwagę zarówno świadczenia niespełnione, jak i spełnione po terminie w badanym okresie kolejnych trzech miesięcy. A więc oznacza to, że chodzi nie tylko o te faktury, których termin płatności upłynął w okresie badanym przez prezesa. Brane są pod uwagę również faktury wymagalne przed analizowanym okresem, które w badanym okresie nadal pozostawały nieopłacone. przykład 2
Są pewne ograniczenia. Trzeba pamiętać, że nowe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2020 r. Oznacza to, że prezes UOKiK nie ma kompetencji do objęcia postępowaniem świadczeń pieniężnych, których termin zapłaty przypadał przed tą datą. Urząd może jednak brać pod uwagę sytuacje, gdy faktura została wystawiona jeszcze w 2019 r., ale termin jej zapłaty przypadał po 31 grudnia 2019 r. przykład 3

przykład 1

Sumuje się zobowiązania wobec wierzycieli
Prezes UOKiK analizuje poziom zatorów płatniczych w ABC sp. z o.o. Z informacji posiadanych przez UOKiK wynika, że ABC sp. z o.o. od marca 2020 r. przestała płacić swoim kontrahentom. Według analiz UOKiK w czerwcu 2020 r. suma zaległości spółki wobec jej wszystkich wierzycieli, które powstawały, począwszy od marca 2020 r., przekroczyła próg 5 mln zł. Urząd ma zatem podstawy do wszczęcia postępowania wobec ABC sp. z o.o.

przykład 2

Liczą się również wcześniejsze opóźnienia
Prezes UOKiK wszczyna postępowanie w sprawie zatorów płatniczych przeciwko ABC sp. z o.o., które obejmuje okres trzech miesięcy, tj. czerwiec, lipiec i sierpień 2020 r. Z informacji posiadanych przez UOKiK wynika, że ABC sp. z o.o. od marca 2020 r. przestała płacić wszystkim swoim kontrahentom. Wcześniej spółce nie zdarzały się opóźnienia. Mimo że postępowanie obejmuje okres od czerwca do sierpnia 2020 r., w postępowaniu UOKiK bada zaległości powstałe wcześniej, np. w marcu 2020 r. Niezapłacona faktura z terminem zapłaty w marcu 2020 r. pozostaje świadczeniem niespełnionym w terminie także w czerwcu 2020 r.

przykład 3

Gdy faktura była wystawiona przed wejściem w życie przepisu
DDD sp. j. sprzedała drewno TTT SA zajmującej się produkcją mebli. Dostawa miała miejsce 23 grudnia 2019 r. Wraz z dostawą TTT SA została doręczona faktura, której termin płatności został określony na 14 dni. TTT SA nie zapłaciła faktury w terminie.
Choć sama transakcja handlowa miała miejsce jeszcze w 2019 r., to wymagalność (termin zapłaty) faktury przypada na 2020 r. Oznacza to, że prezes UOKiK może brać pod uwagę fakturę od DDD sp. j., prowadząc postępowanie w sprawie zatorów płatniczych przeciwko TTT SA.
W późniejszych latach obowiązywania przepisów o zatorach płatniczych trzeba pamiętać o regule, zgodnie z którą urząd pomija świadczenia, których termin zapłaty upłynął wcześniej niż dwa lata przed dniem wszczęcia postępowania. przykład 4

przykład 4

Po dwóch latach zaległości już nie są uwzględniane
Załóżmy, że prezes UOKiK 7 marca 2023 r. podejmie postępowanie wobec spółki XYZ. Spółka XYZ w latach 2020‒2021 rozbudowywała swoją fabrykę o nową linię produkcyjną. Dostawę linii produkcyjnej zlecono spółce ABC. W związku z wykonanymi pracami spółka ABC wystawiła fakturę VAT na sumę 9 mln zł brutto. Termin płatności tej faktury przypadał 1 marca 2021 r. Na 7 marca 2023 r. spółka XYZ będzie nadal zalegała ze spłatą faktury.
W opisanej sytuacji prezes UOKiK nie będzie mógł już jednak wziąć pod uwagę tej zaległości w prowadzonym postępowaniu. ©℗

…potem właściwe postępowanie

Analiza prawdopodobieństwa nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych zawsze poprzedza ewentualną decyzję o wszczęciu postępowania właściwego (lub o jego niepodejmowaniu). Co ciekawe, na tym etapie przedsiębiorca jeszcze nie wie, że urząd interesuje się jego dyscypliną płatniczą. Wielu przedsiębiorców, którzy w czerwcu dostali zawiadomienia o wszczęciu postępowania, dopiero z nich dowiedziało się, że UOKiK prowadził wstępną analizę.
Jeżeli prezes UOKiK zdecyduje się wszcząć postępowanie administracyjne, to przedsiębiorcy stawiany jest zarzut nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych i przeprowadzane jest postępowanie dowodowe. Powinno ono być zakończone nie później niż w terminie pięciu miesięcy od dnia jego wszczęcia. schemat

Schemat

Przebieg nowej procedury
Postępowanie administracyjne prowadzone przez prezesa UOKiK w sprawie zatorów płatniczych może wyglądać następująco:
1. Etap śledczy
▶ Pozyskanie informacji na temat możliwych opóźnień w transakcjach handlowych:
‒ dane od szefa Krajowej Administracji Skarbowej – m.in. na podstawie plików JPK_VAT,
‒ informacje od ministra właściwego do spraw gospodarki ‒ w przypadku podejrzenia nieprawidłowości w składanych sprawozdaniach największych dłużników,
‒ informacje uzyskane przy okazji prowadzenia innego postępowania przez prezesa UOKiK.
▶ Weryfikacja zawiadomień od przedsiębiorców
2. Analiza prawdopodobieństwa nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych
▶ Weryfikacja sytuacji płatniczej przedsiębiorcy
▶ Ustalenie, czy zaległości przekraczają ustawowy próg
Uwaga! Tego typu analiza zawsze poprzedza wszczęcie postępowania właściwego.
Odbywa się bez wiedzy przedsiębiorcy.
3. Właściwe postępowanie
▶ Postawienie zarzutu nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych
▶ Wezwanie do przedstawienia informacji i dokumentów
▶ Postępowanie dowodowe
Postępowanie może skończyć się:
a) wydaniem decyzji stwierdzającej nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych i nakładającej karę pieniężną albo
b) wydaniem decyzji stwierdzającej nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych i odstąpieniem od wymierzenia kary – m.in. w przypadku, gdy podmiot będący stroną postępowania sam jest ofiarą zatorów płatniczych, albo
c) postanowieniem o umorzeniu postępowania (w przypadku niestwierdzenia nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych).
Uwaga! Postępowanie administracyjne powinno być zakończone nie później niż w terminie pięciu miesięcy od dnia jego wszczęcia. Jednak w uzasadnionych wypadkach możliwe jest jego wydłużenie.
©℗
Co ważne, prezes UOKiK może żądać informacji lub przekazania dokumentów nawet od podmiotu niebędącego stroną transakcji handlowej.

odpowiedzi na wybrane pytania przedsiębiorców

▶ Skąd prezes UOKiK czerpie informacje o zaległych fakturach?
Podstawowym źródłem informacji o zatorach płatniczych jest Krajowa Administracja Skarbowa, która dysponuje plikami JPK_VAT. To zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT danego przedsiębiorcy. Jak ujawnił w rozmowie z DGP prezes UOKiK, w praktyce w pierwszym etapie skarbówka przygotowuje dla jego urzędu wstępną listę firm, która potem jest weryfikowana. Typowane są firmy, które generują największe opóźnienia w płatnościach lub zalegają dużej liczbie kontrahentów.
Prezes UOKiK korzystać będzie także z informacji przekazywanych przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii. Na mocy nowych przepisów najwięksi przedsiębiorcy muszą przesyłać ministrowi coroczne sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Przedsiębiorcy wskazują w nich m.in. wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w terminie oraz ich udział procentowy w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych, do których spełnienia zobowiązany jest ten podmiot w danym roku.
Uzupełniającym źródłem informacji dla UOKiK są zawiadomienia od wierzycieli. Prezes UOKiK może też wykorzystywać wiedzę o problemach płatniczych przedsiębiorcy zdobytą przy okazji prowadzenia innych postępowań (np. z zakresu przewagi kontraktowej).
Po wszczęciu postępowania w sprawie zatorów płatniczych prezes UOKiK wymaga również od samego przedsiębiorcy dostarczenia szczegółowych informacji na temat jego sytuacji płatniczej.
▶ Kto może być stroną postępowania przed prezesem UOKiK?
Stroną postępowania jest każdy podmiot, wobec kogo postępowanie zostało wszczęte, czyli adresat postanowienia prezesa UOKiK o wszczęciu postępowania (art. 13e ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom). Zawiadamiający (np. niezadowolony kontrahent) nie jest stroną postępowania – nawet w sytuacji, gdy dzięki przekazanym przez niego informacjom prezes UOKiK wszczął postępowanie.
▶ Czy prezes UOKiK może prowadzić postępowanie wobec spółki komunalnej, która zalega dostawcom?
Nie. Prezes UOKiK nie może prowadzić postępowań w sprawie zatorów płatniczych tworzonych przez podmioty publiczne. Definicja podmiotów publicznych znajduje się w przepisach ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo o zamówieniach publicznych (art. 3 ust. 1 pkt 1‒3a; t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1086). Podmiotami publicznymi są:
  • jednostki sektora finansów publicznych (np. Zakład Remontów i Konserwacji Dróg w Warszawie),
  • państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe),
  • osoby prawne utworzone w celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, które są kontrolowane przez podmiot publiczny (np. spółka komunalna zajmująca się oczyszczaniem ścieków).
▶ Moim dłużnikiem jest szpital. Czy prezes UOKiK prowadzi postępowania wobec takich podmiotów?
Nie. Prezes UOKiK nie prowadzi postępowań w sprawie zatorów płatniczych wobec podmiotów publicznych.
▶ Czy prezes UOKiK ściga jedynie polskich dłużników, czy również zagraniczne firmy?
Postępowanie w sprawie zatorów płatniczych może być także prowadzone wobec przedsiębiorców z państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Norwegii, Islandii, Liechtensteinu oraz Szwajcarii.
▶ Czy prezes UOKiK analizuje również zaległości przedsiębiorcy wobec zagranicznych kontrahentów?
Dotychczasowa praktyka pokazuje, że w toku postępowania prezes UOKiK żąda od przedsiębiorców informacji dotyczących płatności na rzecz wszystkich kontrahentów, niezależnie od ich siedziby. Urząd identyfikuje zatem zaległości w płatnościach zarówno wobec polskich partnerów, jak i wobec wierzycieli z innych krajów (np. Niemiec czy Chin).
Dyskusyjne jest jednak, czy zaległości wobec kontrahentów spoza UE, w tym wierzycieli z Norwegii, Islandii, Liechtensteinu oraz Szwajcarii, powinny być podstawą obliczenia ewentualnej kary pieniężnej. W myśl przepisów o zatorach płatniczych świadczenia pieniężne to wynagrodzenie za dostawę towaru lub wykonanie usługi w transakcji handlowej. Z kolei z definicji transakcji handlowej (zawartej w art. 4 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom) wynika, że jest to umowa, której stronami są wyłącznie określone kategorie podmiotów. Na tej liście nie ma przedsiębiorców spoza UE oraz Norwegii, Islandii, Liechtensteinu oraz Szwajcarii.
▶ Czy pod uwagę są brane zaległości przedsiębiorcy wobec innych podmiotów z jego grupy kapitałowej?
Tak. W praktyce w toku postępowania prezes UOKiK żąda od przedsiębiorców informacji dotyczących płatności na rzecz wszystkich kontrahentów, niezależnie od ich siedziby czy powiązań kapitałowych i osobowych. Przepisy dotyczące zatorów płatniczych stosuje się również do transakcji w ramach grupy kapitałowej. Takie transakcje mogą być podstawą nałożenia kary pieniężnej przez prezesa UOKiK.
Relacje w grupie kapitałowej mają jednak szczególny charakter. Opóźnienia w płatnościach stanowią wielokrotnie świadomą decyzję podmiotów sprawujących kontrolę w ramach grupy kapitałowej. Dlatego opóźnienia w płatnościach na rzecz podmiotów z grupy kapitałowej powinny być traktowane przez prezesa UOKiK jak uzasadniony przypadek pozwalający organowi skorzystać z odstąpienia od nałożenia kary administracyjnej (art. 13v ust. 8 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom). W przypadku zatem, gdy przedsiębiorca, wobec którego toczy się postępowanie w sprawie zatorów płatniczych, ma wiele zaległości wobec podmiotów z grupy kapitałowej, warto zwrócić na to uwagę prezesowi UOKiK, składając pisemne stanowisko w sprawie.
▶ Czy przedmiotem analizy są zaległości, które są przedmiotem sporu między kontrahentami (tzw. faktury sporne)?
Tak. Prezes UOKiK nie analizuje, czy określone zaległości są sporne między przedsiębiorcami. Nie bada też, kto ma rację w sporze. Takie uprawnienia ma jedynie sąd.
Nakładając karę pieniężną, organ uwzględnia również zaległości sporne. Jeżeli po wydaniu decyzji przedsiębiorca uzyska korzystny dla siebie wyrok sądu powszechnego i np. okaże się, że nie był zobowiązany do zapłaty lub był zobowiązany do zapłaty mniejszej kwoty, istnieje możliwość złożenia wniosku o wznowienie postępowania i zwrot nadpłaconej kary.
Co istotne, ustawa wprost wskazuje, że wznowienie postępowania może nastąpić tylko na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu powszechnego (art. 13v ust. 11 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom). Oznacza to zatem, że orzeczenie sądu polubownego nie może być podstawą zwrotu części zawyżonej kary pieniężnej. Jest to spore niedopatrzenie ustawodawcy, które powinno ulec zmianie.
▶ Firma sama stała się ofiarą zatorów płatniczych, a mimo to prezes UOKiK wszczął wobec niej postępowanie. Czy jest to okoliczność łagodząca przy wymierzaniu kary?
Tak. W takim przypadku prezes UOKiK może nawet odstąpić od wymierzenia kary pieniężnej, ograniczając się jedynie do pouczenia.
Będzie to jednak możliwe tylko w jednej sytuacji, tj. gdy suma zaległości przedsiębiorcy w analizowanym okresie jest równa lub mniejsza od sumy należności nieotrzymanych lub otrzymanych po terminie przez tego przedsiębiorcę. Innymi słowy, opóźnienia w płatnościach przedsiębiorcy musiały wynikać z tego, że jego kontrahenci również nie płacą na czas, co doprowadziło do utraty płynności.
▶ Czy prezes UOKiK analizuje transakcje handlowe zawarte przed 1 stycznia 2020 r.?
Tak. W kontekście postępowań prowadzonych przez prezesa UOKiK istotny jest ustalony między stronami transakcji termin płatności, a nie data wystawienia faktury. Jeśli została ona wystawiona w 2019 r., jej termin płatności upływa zaś w 2020 r., to taka zaległość może być uwzględniana przez urząd.
Nowe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2020 r., co oznacza, że UOKIK nie ma kompetencji do objęcia postępowaniem transakcji, w których termin zapłaty przypadał przed tą datą. Jednocześnie w myśl przepisów przejściowych urząd może brać pod uwagę takie sytuacje, gdy faktura została wystawiona jeszcze w 2019 r., ale termin jej zapłaty przypadał po 31 grudnia 2019 r.
▶ Czy postawienie zarzutów przedsiębiorcy poprzedza postępowanie wyjaśniające?
Nie. Wcześniejsze działania prezesa UOKiK, tzw. analiza prawdopodobieństwa, odbywają się bez wiedzy i udziału przedsiębiorcy, którego poziom zadłużenia jest badany przez urząd. W sprawach dotyczących zatorów płatniczych nie ma znanego z postępowań antymonopolowych postępowania wyjaśniającego, które toczy się w sprawie, a nie przeciwko przedsiębiorcy.
Jednocześnie prezes UOKiK może zbierać informacje i dokumenty w ramach innych postępowań wyjaśniających (np. na podstawie przepisów dotyczących przewagi kontraktowej). Tak zebrane dane mogą stanowić podstawę wszczęcia postępowania dotyczącego zatorów płatniczych.
▶ Czym jest „analiza prawdopodobieństwa nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych”?
Zanim prezes UOKiK rozpocznie postępowanie w sprawie zatorów płatniczych, przeprowadzana jest analiza prawdopodobieństwa. W jej trakcie urząd bada, czy i w jakim zakresie dany podmiot opóźnia się ze spełnianiem swoich zobowiązań, czy też ilu ma wierzycieli. W tym celu prezes UOKiK może zwrócić się do szefa Krajowej Administracji Skarbowej o przekazanie danych m.in. w postaci plików JPK_VAT danego przedsiębiorcy.
Jeżeli analiza prawdopodobieństwa wykaże, że zaległości podmiotu w ciągu kolejnych trzech miesięcy wynoszą co najmniej 5 mln zł, to prezes UOKiK ma podstawę do wszczęcia postępowania wobec takiego przedsiębiorcy.
▶ Z jakimi organami współpracuje UOKiK przy analizie zaległości danego przedsiębiorcy?
Prezes UOKiK przy analizie zaległości danego przedsiębiorcy współpracuje z:
  • Krajową Administracją Skarbową,
  • Ministerstwem Rozwoju, Pracy i Technologii.
▶ Czy UOKiK weryfikuje dane finansowe i/lub dokumentację księgową przedstawianą przez przedsiębiorcę?
Tak – urząd bada i porównuje przekazane przez przedsiębiorcę informacje m.in. z:
  • danymi publicznie dostępnymi (np. publiczne rejestry),
  • informacjami uzyskanymi przy okazji prowadzenia innego postępowania,
  • materiałami zgromadzonymi podczas przeprowadzenia kontroli,
  • danymi uzyskanymi od innych przedsiębiorców na pisemne żądanie prezesa UOKiK,
  • informacjami uzyskanymi z Krajowej Administracji Skarbowej i Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii.
Tak więc jakakolwiek próba przedsiębiorcy ukrywania informacji lub przekazywania informacji nierzetelnych będzie bardzo szybko wykryta. Dodatkowo prezes UOKiK może nałożyć karę pieniężną o równowartości do 50 mln euro na przedsiębiorcę, który nie udziela żądanych informacji, przedstawia nieprawdziwe lub wprowadza w błąd.
▶ Jak długo trwa postępowanie prowadzone przez prezesa UOKiK?
Postępowanie takie powinno zostać zakończone najpóźniej w terminie pięciu miesięcy od dnia jego wszczęcia. Jednakże zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, w razie wystąpienia z przyczyn niezależnych od organu (np. oczekiwanie na dane od przedsiębiorcy) postępowanie może zostać przedłużone. W takim wypadku wskazuje on nowy termin załatwienia sprawy.
▶ Jaki okres obejmuje postępowanie UOKiK w sprawie zatorów płatniczych?
Postępowanie w sprawie zatorów płatniczych obejmuje trzy kolejne miesiące kalendarzowe. Należy pamiętać, że terminy wystawienia faktury oraz jej wymagalności, tj. zapłaty, to dwie różne rzeczy. Prezes UOKiK sprawdza te świadczenia, które były wymagalne w danym okresie. Oznacza to, że jeśli postępowanie dotyczy okresu od maja do lipca, to pod uwagę bierze się również te faktury, które wystawiono w kwietniu, ale są wymagalne w maju.
Ponadto w ramach postępowania prezes UOKiK może sprawdzać świadczenia pieniężne, które stały się wymagalne od 1 stycznia 2020 r. Tym samym UOKiK może badać świadczenia wynikające także z umów zawartych w 2019 r., o ile termin zapłaty przypada po 31 grudnia 2019 r.
▶ Czy prezes UOKiK może wszcząć ponowne postępowanie wobec tego samego przedsiębiorcy?
Tak. Jeżeli po zakończeniu pierwszego postępowania przeciwko przedsiębiorcy w późniejszych okresach prezes UOKiK stwierdzi nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych, to istnieje możliwość wszczęcia kolejnego postępowania wobec przedsiębiorcy.
Jeżeli kolejna decyzja zapadnie w ciągu dwóch lat od momentu, kiedy poprzednia decyzja prezesa UOKiK stała się ostateczna, to kara administracyjna będzie podwyższona o 50 proc.
W konsekwencji zakończenie postępowania i wydanie decyzji przez urząd nie oznacza, że przedsiębiorca może spać spokojnie. Wręcz przeciwnie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że prezes UOKiK w przyszłości będzie ponownie analizował stan płatności przedsiębiorcy.
▶ Jakich informacji i dokumentów może żądać od przedsiębiorcy prezes UOKiK?
Może się domagać od przedsiębiorców wszystkich informacji, które uzna za konieczne do realizacji swoich zadań. W postępowaniach w sprawach zatorów płatniczych prezes UOKiK może w szczególności żądać przekazania całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych prowadzonych elektronicznie.
Przedsiębiorca nie może odmówić przekazania UOKiK żądanej informacji, jeżeli twierdzi, że nie są to informacje potrzebne urzędowi do prowadzenia danej sprawy.
W przypadku tradycyjnych dokumentów papierowych należy pamiętać, że urząd wymaga składania ich w oryginale lub kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem przez organ administracji publicznej, notariusza, adwokata, radcę prawnego, doradcę podatkowego, rzecznika patentowego lub upoważnionego pracownika przedsiębiorcy.
Dokumenty w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem przysięgłym.
Dokumenty można przekazywać elektronicznie na skrzynkę podawczą UOKiK na platformie ePUAP lub na elektronicznych nośnikach danych (np. płyta, pendrive). Dokumenty w formie elektronicznej powinny zostać poświadczone za zgodność z oryginałem za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
▶ Przedsiębiorca nie jest stroną postępowania prowadzonego przez urząd. Czy ma obowiązek przekazywania informacji i dokumentów żądanych przez UOKiK (np. o swoim kontrahencie)?
Tak, przedsiębiorca, który nie jest stroną postępowania, musi udzielić żądanych informacji. Prezes UOKiK może żądać przekazania dokumentów nawet od podmiotu niebędącego stroną transakcji handlowej.
W przypadku nieudzielenia żądanych informacji organ może nałożyć karę administracyjną na podmiot w wysokości do 5 proc. przychodu osiągniętego w poprzednim roku podatkowym, ale nie więcej niż równowartość 50 mln euro.
▶ Czy UOKiK może żądać od przedsiębiorcy przedstawienia danych i informacji w określonej przez siebie strukturze i formacie?
Tak. W praktyce prezes UOKiK wymaga od przedsiębiorców wypełnienia przygotowanej przez urząd rozbudowanej tabeli arkusza kalkulacyjnego. W poszczególnych pozycjach tabeli przedsiębiorcy muszą do każdej faktury zakupowej podać m.in.:
  • dane identyfikujące klienta,
  • numery rachunków bankowych wykorzystywanych do przeprowadzenia transakcji i tytuły przelewów,
  • informacje dotyczące szczegółów transakcji (kwota, waluta, termin zapłaty, data wpływu faktury).
Pracownicy UOKiK, którzy prowadzą sprawy dotyczące zatorów płatniczych, wykorzystują specjalnie przygotowane do tego celu narzędzia informatyczne. W przypadku postępowań przeciwko największym dłużnikom ręczna analiza materiału dowodowego jest praktycznie niemożliwa.
Z tego powodu prezes UOKiK wzywa przedsiębiorców do przekazywania informacji i danych w określonej przez siebie formie. Przedsiębiorcy, którzy spodziewają się postępowania w sprawie zatorów płatniczych, powinni przygotować się do tego, że będą zobowiązani do przekazania szczegółowych informacji o swoich zakupach w formie narzuconej przez UOKiK. W wielu przypadkach samo wyciągnięcie danych z systemów IT danej firmy może być niewystarczające. Przygotowanie odpowiedzi na wezwanie z UOKiK może wymagać dość istotnego nakładu pracy osób zajmujących się w firmie sprawami finansowymi.
▶ UOKiK w wezwaniu do przedsiębiorcy wyznaczył mu siedmiodniowy termin na przedstawienie skomplikowanych danych (np. zestawienia kilkunastu tysięcy transakcji handlowych z opisami). Przygotowanie tak dużej ilości danych jest fizycznie niemożliwe w krótkim czasie. Co powinien zrobić przedsiębiorca?
Jeżeli wykonanie obowiązku dostarczenia informacji i dokumentów w terminie określonym przez prezesa urzędu jest znacznie utrudnione, to przedsiębiorca powinien złożyć wniosek o przedłużenie terminu na udzielenie odpowiedzi na wezwanie. Może tak być np., gdy odpowiedź wymaga wiedzy konkretnej osoby, która jest nieobecna, albo gdy jej przygotowanie wymaga znacznego nakładu pracy. We wniosku warto wyjaśnić powody, dla których przedsiębiorca wnosi o wydłużenie terminu na odpowiedź i zaproponować nowy termin, realny z punktu widzenia przedsiębiorcy. Nie ma jednak gwarancji, że prezes UOKiK pozytywnie rozpatrzy taki wniosek. przykład 5

przykład 5

Można prosić o przełożenie terminu
Firma dostała wezwanie do złożenia wyjaśnień dotyczących postępowania toczącego się w sprawie jej kontrahenta. Sęk w tym, że prezes firmy nie jest w stanie odpowiedzieć w ciągu 7 dni, jakie wyznaczył prezes UOKiK na udzielenie odpowiedzi. Jedyna księgowa w firmie jest chora i ma zwolnienie lekarskie. W firmie nie ma innych osób, które dysponują wiedzą pozwalającą na udzielenie odpowiedzi na wezwanie prezesa UOKiK.
W takiej sytuacji przedsiębiorca może złożyć wniosek o przedłużenie terminu na udzielenie odpowiedzi na wezwanie. Powinien go jednak odpowiednio uargumentować, m.in. wyjaśnić, dlaczego potrzebuje więcej czasu na odpowiedź. Uwaga ‒ złożenie wniosku nie wstrzymuje terminu na udzielenie odpowiedzi. Nie ma też gwarancji, że prezes UOKiK rozpatrzy wniosek na czas i że rozpatrzy go pozytywnie. W takich sytuacjach warto również osobiście kontaktować się z urzędnikiem prowadzącym sprawę (np. telefonicznie). ©℗
Należy pamiętać, że za niedostarczenie informacji w terminie przedsiębiorcy grozi kara pieniężna. Do nałożenia kary nie jest konieczne stwierdzenie, że przedsiębiorca ponosi winę w opóźnieniu.
▶ Jaki są konsekwencje nieudzielenia lub udzielenia błędnych informacji w odpowiedzi na wezwanie prezesa UOKiK?
Jeżeli podmiot, do którego było zaadresowane wezwanie prezesa UOKiK:
  • nie udzielił informacji żądanych przez urząd lub
  • udzielił informacji nieprawdziwych lub
  • udzielił informacji wprowadzających w błąd
‒ prezes UOKiK może nałożyć na ten podmiot karę pieniężną w wysokości do 5 proc. przychodu osiągniętego w poprzednim roku podatkowym, nie więcej niż równowartość 50 mln euro.
Uwaga! Prezes UOKiK może nałożyć karę za nieudzielenie lub udzielenie błędnych informacji na każdego, do kogo skierowano wezwanie, nie tylko na przedsiębiorcę, wobec którego toczy się postępowanie w sprawie zatorów płatniczych (czyli np. na kontrahenta, który złożył zawiadomienie).
▶ Jakie uprawnienia ma przedsiębiorca – strona postępowania przed prezesem UOKiK?
Przedsiębiorca z własnej inicjatywy – bez oczekiwania na odpowiednie wezwanie z urzędu ‒ może składać pisemne wyjaśnienia dotyczące sprawy. Strona może też z własnej inicjatywy składać do akt sprawy dowody (np. dokumenty) oraz występować o przeprowadzenie przez organ dowodu (np. z opinii biegłego ds. rachunkowości).
Jeżeli np. w ocenie przedsiębiorcy opóźnienia w płatnościach są spowodowane siłą wyższą (choćby przerwanie łańcucha dostaw w związku z epidemią COVID-19) lub istnieją inne ważne powody powstania opóźnień, to warto zasygnalizować to urzędowi w piśmie z wyjaśnieniami.
Strona postępowania w sprawie zatorów płatniczych ma również prawo dostępu do akt sprawy i do sporządzania z nich notatek, a także robienia zdjęć lub kserokopii akt sprawy. Część dokumentów zgromadzonych w aktach sprawy może nie być udostępniona przedsiębiorcy – zwłaszcza w sytuacji, gdy zawierają informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa innego podmiotu. W takim wypadku prezes UOKiK musi wydać odpowiednie postanowienie. Na takie postanowienie stronie przysługuje zażalenie do Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (SOKiK).
Jak w każdym postępowaniu administracyjnym w sprawach dotyczących zatorów płatniczych strona może ustanowić pełnomocnika.
W razie wydania przez prezesa UOKiK decyzji kończącej postępowanie stronie przysługuje prawo złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy przez organ. Wniosek należy złożyć w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji.
Stronie przysługuje też prawo złożenia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Należy ją złożyć w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji. Skargę składa się za pośrednictwem prezesa UOKiK. Oznacza to w praktyce, że pismo zawierające skargę do sądu administracyjnego należy wysłać na adres UOKiK lub złożyć na biurze podawczym w urzędzie.
▶ Czy UOKiK może przeprowadzić kontrolę w siedzibie przedsiębiorcy?
Przepisy o postępowaniu w sprawie zatorów płatniczych dają prezesowi UOKiK kompetencje do przeprowadzania kontroli u przedsiębiorców. Może być ona przeprowadzona nie tylko u przedsiębiorcy, który jest stroną konkretnego postępowania. Urzędnicy mogą sprawdzić np. siedzibę wierzyciela, strony postępowania lub przedsiębiorcy, który zawiadomił UOKiK o problemach z zatorami płatniczymi.
▶ Czy urząd informuje wcześniej przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli? Czy może przeprowadzić kontrolę bez zapowiedzi?
Prezes UOKiK zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Samo pismo w tej sprawie nie precyzuje jednak terminu, w którym kontrola się odbędzie. Zgodnie z przepisami organ może wszcząć ją nie wcześniej niż po upływie 7 dni od doręczenia przedsiebiorcy zawiadomienia.
Zawiadomienie upoważnia organ do rozpoczęcia kontroli najpóźniej w ciągu 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Jeżeli ten termin zostanie przekroczony, to należy wysłać przedsiębiorcy nowe zawiadomienie.
▶ Jakich informacji i dokumentów może żądać prezes UOKiK w trakcie kontroli u przedsiębiorcy?
Prezes UOKiK w trakcie kontroli może żądać:
  • wszelkich informacji i dokumentów związanych z przedmiotem kontroli,
  • dostępu do systemów teleinformatycznych,
  • ustnych wyjaśnień od kontrolowanego bądź upoważnionych przez niego osób, dotyczących przedmiotu kontroli.
Przeprowadzenie kontroli oznacza także wiele obowiązków organizacyjnych po stronie przedsiębiorcy. Kontrolującym należy zapewnić warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. W miarę możliwości urzędnicy powinni mieć dostęp do wydzielonego zamkniętego pomieszczenia, w którym będą mogli pracować i przechowywać zgromadzone podczas kontroli materiały.
Na prośbę kontrolujących przedsiębiorca powinien zrobić kopie i wydruki materiałów zgromadzonych na nośnikach elektronicznych i potwierdzić je za zgodność z oryginałem.
▶ Jak długo może trwać kontrola w siedzibie przedsiębiorcy?
Czas trwania kontroli w ramach jednego postępowania nie może przekroczyć 20 dni roboczych.
Kontrola w ramach postępowania w sprawie zatorów płatniczych nie wlicza się do rocznego limitu kontroli u danego przedsiębiorcy, który wynika z tzw. Konstytucji biznesu. Kontrola UOKiK może być również prowadzona równoległe podczas trwania innej kontroli.
▶ Czy i w jaki sposób są chronione tajemnice przedsiębiorstwa, które jest stroną postępowania?
Przepisy zobowiązują pracowników UOKiK do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa oraz innych informacji chronionych na podstawie odrębnych przepisów.
Tajemnica przedsiębiorstwa to informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
Nie każda informacja wrażliwa z punktu widzenia przedsiębiorcy będzie tajemnicą przedsiębiorstwa. Tajemnicę przedsiębiorstwa mogą stanowić tylko takie informacje, co do których przedsiębiorca podejmuje działania w celu utrzymania ich w poufności. przykład 6

przykład 6

Tajemnica przedsiębiorstwa nie zawsze tarczą
Firma X nie udostępnia publicznie informacji o swoich kontrahentach. Pracownicy firmy są zobowiązani do utrzymania w tajemnicy informacji o tym, kto jest kontrahentem firmy X.
Mimo że urzędnicy chronią tajemnicę przedsiębiorstwa z urzędu, przedsiębiorca przekazujący do organu informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa powinien zwrócić uwagę na charakter tych informacji. Wskazanie przedsiębiorcy nie jest jednak wiążące dla UOKiK. Urząd może stwierdzić, że określone informacje nie mają waloru tajemnicy przedsiębiorstwa. W takim wypadku nie zostaną one utajnione, np. w uzasadnieniu decyzji.