Wykonawcy planujący udział w zamówieniach publicznych o wartościach powyżej progów unijnych powinni wcześniej podjąć wiele działań, m.in. nabyć kwalifikowany podpis. W przeciwnym razie skuteczne złożenie ofert na zmienionych zasadach może się okazać niemożliwe.
Od 18 października obowiązuje pełna elektronizacja zamówień publicznych o wartościach powyżej progów unijnych. Pełna elektronizacja oznacza w praktyce m.in., że nie można już w postępowaniach składać ofert metodą tradycyjną, tj. w formie pisemnej. Nie można też prowadzić korespondencji faksowej.
Ogłoszenia o zamówieniach publicznych powyżej progów unijnych publikowane są w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Minęło już ponad 30 dni, od kiedy ukazały się w nim pierwsze z nich, dotyczące postępowań prowadzonych z uwzględnieniem pełnej elektronizacji. A to oznacza, że obecnie w wielu postępowaniach ogłoszonych w pierwszych dnia po wejściu nowych przepisów rozpoczął się czas składania ofert. Wprawdzie na razie postępowań jest stosunkowo niewiele (m.in. z uwagi na to, że zamawiający musieli oswoić się z nowymi wymogami i narzędziami związanymi z elektronizacją), jednak lada chwila można spodziewać się ich prawdziwego wysypu. Zbliża się początek nowego roku, a zwykle wtedy mamy do czynienia z nasileniem kontraktacji różnego rodzaju usług. Dla przedsiębiorców to zatem czas ostatnich przygotowań do składania ofert w formie elektronicznej. Nie jest to jednak zadanie łatwe, o czym świadczy duża liczba pytań napływających od przedsiębiorców. Przedstawiamy zatem zestawienie najważniejszych elementów, o jakich powinien pamiętać przedsiębiorca, który planuje udział w elektronicznym postępowaniu. Wskazujemy, jak powinien przygotować się do składania ofert, jakie przygotować narzędzia, jakie działania podjąć, aby sprawnie i bez stresu, a co najważniejsze ‒ skutecznie ‒ złożyć ofertę.

Stare czy nowe zasady postępowania

Przede wszystkim należy sprawdzić, czy wybrane przez nas postępowanie jest prowadzone z uwzględnieniem znowelizowanych przepisów, czy jeszcze na starych zasadach.
Jak to zrobić? W specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) należy odnaleźć informacje dotyczące formy składania ofert oraz komunikacji w postępowaniu z użyciem narzędzi elektronicznych. Jeśli pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości – należy zadać pytanie zamawiającemu.
Oferta w postępowaniu prowadzonym po nowelizacji musi być złożona pod rygorem nieważności w formie elektronicznej. Obowiązkiem zamawiającego jest poinformowanie wykonawców o formie, w jakiej oferty muszą być złożone. Z kolei, o ile postępowanie byłoby prowadzone jeszcze z uwzględnieniem poprzednich przepisów, złożenie oferty w formie elektronicznej bez odpowiedniej uprzedniej zgody zamawiającego skutkować będzie jej odrzuceniem.
  • Gdzie szukać ogłoszeń o przetargach? Tam, gdzie dotychczas: w oficjalnym publikatorze, czyli Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod adresem: https://ted.europa.eu.
  • Gdzie szukać specyfikacji i wyjaśnień? Tam, gdzie dotychczas: na stronach internetowych zamawiających. W przypadku portali komercyjnych specyfikacje, wyjaśnienia i modyfikacje do nich będą prezentowane zazwyczaj w lustrzany sposób, a więc zarówno na stronach internetowych zamawiających, jak i na platformach zakupowych. Nieco inaczej jest w przypadku miniPortalu: nie zawiera on ani treści SIWZ, ani zmian czy wyjaśnień. Wszystkie te informacje znajdziesz na stronie internetowej zamawiającego.

Niezbędny podpis kwalifikowany

Jak najszybciej kup kwalifikowany podpis elektroniczny. Bez niego w przetargach o wartościach powyżej progów unijnych nie będziesz mógł składać ważnych ofert. Zamawiający – poza przypadkami takimi, jak złożenie modeli fizycznych wraz z ofertą – nie będzie miał możliwości dopuszczenia ofert papierowych.
  • Ile to kosztuje? Cena podpisu elektronicznego (wydawany jest przez kilka firm komercyjnych) nie przekroczy 300 zł, więc w skali wartości zamówień, o które się ubiegasz, nie jest to istotny wydatek.

Pełnomocnictwa w formie elektronicznej

Zdecyduj, jak będzie przebiegał proces ofertowania w firmie. Zazwyczaj, ze względów praktycznych, choćby z uwagi na dużą liczbę przetargów, w których uczestniczy przedsiębiorstwo, warto pomyśleć o pełnomocnictwach dla pracowników, którzy wyręczą szefa w procesie fizycznego składania podpisów pod ofertami i innymi dokumentami. Co istotne, ze względu na rygor nieważności zastrzeżony dla formy elektronicznej oferty, pełnomocnictwo do jej złożenia zgodnie z kodeksem cywilnym będzie musiało być udzielone w tej samej formie. Wniosek: pełnomocnictwo – obojętnie czy rodzajowe (np. do reprezentowania w przetargach i składania ofert ) czy szczególne (np. do określonego przetargu) – musi być udzielone zgodnie z zasadami reprezentacji i podpisane także elektronicznie przez osoby uprawnione. Ułatwieniem jest możliwość praktycznie nieograniczonego wykorzystywania takich elektronicznych pełnomocnictw, które zawsze są oryginałem, w przeciwieństwie do papierowych poprzedników, które wymagały poświadczeń notarialnych dla wielokrotnego wykorzystywania.
  • Co z pełnomocnictwami papierowymi? Można będzie nadal nimi posługiwać – ale trzeba skorzystać z usług notariusza. Zgodnie z art. 97 par. 2 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2291 ze zm.) elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
wAŻNE Bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego w przetargach o wartościach powyżej progów unijnych nie będzie można składać ważnych ofert. Zamawiający – poza przypadkami takimi, jak złożenie modeli fizycznych wraz z ofertą – nie będzie miał możliwości dopuszczenia ofert papierowych.

Działanie platformy wybranej przez zamawiającego

Sprawdź, z pomocą jakiego narzędzia elektronicznego zamawiający prowadzi postępowanie. Jak to ustalić? Takie informacje powinny znaleźć się w SIWZ bądź ogłoszeniu o zamówieniu. Jeśli masz wątpliwości co do platformy – pytaj zamawiającego – elektronizacja zamówień to nowość nie tylko dla wykonawców, lecz także dla zamawiających. Dlatego zwłaszcza w okresie początkowym mogą oni mieć kłopoty z zastosowaniem nowych przepisów. A wątpliwości warto rozwiewać już na wstępie.
Ile kosztuje korzystanie z platformy? Decyzja co do narzędzi, z jakich korzysta zamawiający przy prowadzeniu postępowania, leży całkowicie po jego stronie. Ma on do wyboru platformy komercyjne (obecnie funkcjonuje co najmniej pięć dużych platform zakupowych, a ich liczba rośnie), ale może też korzystać z miniPortalu Urzędu Zamówień Publicznych – prawdopodobnie tak zrobi większość zamawiających. To ostatnie narzędzie jest bowiem nieodpłatne – zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców.
Komercyjne portale pobierają opłaty jedynie od zamawiających. Natomiast od wykonawców żadna z platform zakupowych nie wymaga podnoszenia jakichkolwiek kosztów.

Konto na odpowiedniej platformie

W przypadku części platform komercyjnych istnieje możliwość składania ofert w formie elektronicznej nawet bez konieczności zakładania konta na platformie. Jednak warto korzystać z pełnej funkcjonalności, jaką one dają, a także z ułatwień, jakie wiążą się z założonym indywidualnym profilem.
Założenie konta zwykle nie trwa więcej niż kwadrans, a procentować będzie w kolejnych przetargach. Warto zatem własny profil założyć.
W przypadku miniPortalu nie ma możliwości założenia konta na nim, narzędzie to oparte jest bowiem na e-PUAP i skrzynkach podawczych jako narzędziach pośredniczących w transmisji ofert i oświadczeń (o czym będzie mowa dalej).

Elektroniczna forma wadium

Przystępując do przetargu o wartościach unijnych, wykonawca ma obowiązek wniesienia wadium. Same formy wnoszenia wadium nie ulegają zmianom. Zgodnie z ustawą z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.; dalej: p.z.p.) może to być nadal przelew na rachunek wskazany przez zamawiającego albo (stosowane najczęściej) gwarancje bankowe czy ubezpieczeniowe.
Zmieni się jednak techniczna forma wniesienia wadium: nie będzie to już papierowa gwarancja wadialna, konieczny jest dokument elektroniczny z podpisami elektronicznymi przedstawicieli gwaranta. Zadbaj zatem, zlecając wystawienie gwarancji, o odpowiednią formę tego dokumentu. To samo dotyczy wszelkich aneksów do gwarancji.

Faks już nieprzydatny

Dla postępowań powyżej progów unijnych wszczętych po 18 października br. zlikwidowano faks jako środek komunikacji w postępowaniu. Nie używaj faksu w tych postępowaniach, ponieważ oświadczenia przesyłane w tej formie nie będą uznawane za skutecznie złożone. Nie należy też w ten sposób wysyłać pytań.
Zadawanie pytań do SIWZ może odbywać się w następujący sposób:
– zwykłym e-mailem jak dotychczas (zapewne będzie to nadal standardowy sposób komunikacji),
– w przypadku komercyjnych platform zakupowych będą to specjalne formularze elektro niczne,
– w przypadku miniPortalu może to być skrzynka podawcza e-PUAP.
Zgodnie z wzorcowymi postanowieniami SIWZ w zakresie elektronizacji, które opracował Urząd Zamówień Publicznych, zamawiający może zdecydować się na wyłączną korespondencję za pomocą e-PUAP.

Skuteczna propozycja tylko z bezpiecznym podpisem elektronicznym

W każdym przypadku warunkiem skuteczności złożenia oferty będzie podpisanie jej bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpisanie jej profilem zaufanym nie będzie skuteczne.
Pamiętać trzeba również, że oferta nie może być złożona w formie skanu, nawet gdy jest on opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak podkreśla w wyjaśnieniach UZP – powinna być sporządzona w pełni z zachowaniem postaci elektronicznej w dopuszczonym formacie danych.
W przypadku portali komercyjnych proces składania ofert jest w poszczególnych przypadkach bardzo podobny, intuicyjny, a każdy z nich oferuje nieodpłatną pomoc techniczną, samouczki oraz prezentacje i filmy instruktażowe. Także w przypadku miniPortalu UZP dostępna jest instrukcja obsługi oraz filmy instruktażowe (można je znaleźć pod adresem: www.uzp.gov.pl/e-zamowienia2/miniportal). [ramka]

JEDZ teraz bez osobnego szyfrowania

Już od kwietnia 2018 r. jednolity europejski dokument zamówienia był składany wyłącznie w formie elektronicznej. Po 18 października w tym zakresie nie zmieniło się wiele. Jedyna różnica w stosunku do przetargów sprzed października to wyeliminowanie konieczności szyfrowania samego JEDZ hasłem (które pojawiało się w formularzu ofertowym). Obecnie nie ma potrzeby osobnego zabezpieczania, szyfrowana będzie bowiem cała oferta z załącznikami, w tym m.in. właśnie formularz JEDZ.

Otwarcie ofert przy monitorze

Po upływie terminu otwarcia ofert zamawiający będzie dokonywał czynności ich publicznego otwarcia. Przy czym odbywać się to będzie w trochę innej formie niż dotychczas.
Nadal, podobnie jak do tej pory, sesja publicznego i jawnego otwarcia ofert będzie odbywała się w miejscu i terminie wyznaczonych przez zamawiającego. Wykonawcy będą mogli w danym dniu i o określonej godzinie pojawić się we wskazanym miejscu i obserwować, jak dokonywana jest ta czynność. Przy czym ze względu na składanie ofert wyłącznie elektronicznie – proces otwarcia technicznie będzie realizowany na komputerze zamawiającego. A więc zamawiający zamiast kopert otworzy w obecności osób zainteresowanych oferty na swoim komputerze. To sprawi, że udostępnianie informacji z otwarcia ofert powinno być szybsze. Ponadto oferty konkurencyjne będą mogły być na wniosek wykonawców udostępniane szybciej, ponieważ nie będą musiały być np. skanowane (co zabierało dużo czasu).

Wymogi dotyczące oświadczenia o grupie kapitałowej

W przypadku gdy wykonawca wraz z ofertą nie złoży oświadczenia o tym, że nie przynależy do żadnej grupy kapitałowej – konieczne stanie się przekazanie oświadczenia o grupie kapitałowej. Zgodnie z obecnym brzmieniem rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem. Analogicznie wygląda kwestia formy dokumentów i oświadczeń (m.in. o braku podstaw wykluczenia i spełnieniu warunków udziału w postępowaniu), jakich zamawiający będzie wymagał od wykonawcy, który złożył w postępowaniu ofertę najwyżej ocenioną.
!Zamawiający zamiast kopert otworzy w obecności osób zainteresowanych oferty na swoim komputerze. To sprawi, że udostępnianie informacji z otwarcia ofert powinno być szybsze.

Wyjaśnienia i inna korespondencja też elektronicznie

Wielu przedsiębiorców pyta, w jakiej formie będą przesyłane wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, wyjaśnienia oferty, przedłużanie związania, zgoda na poprawienie omyłek. W związku z tym, że powyższe czynności stanowią formę korespondencji – oświadczeń uczestnika postępowania – jest ona realizowana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Pamiętać należy, że oświadczenia takie nie mogą już być składane ani faksem, ani w formie papierowej.

Odwołanie od rozstrzygnięcia możliwe na papierze

W zakresie formy wnoszenia odwołań do KIO nie uległa ona zmianie w wyniku nowelizacji, a zatem można je ‒ jak dotychczas ‒ wnosić zarówno tradycyjnie na papierze, jak i elektronicznie za pomocą skrzynki podawczej UZP. Pamiętać jednak należy, że przesłanie zamawiającemu wymaganej kopii odwołania nie może już nastąpić faksem.

Szybszy dostęp do protokołu postępowania i ofert konkurencji

Informacje te w trybie art. 96 ust. 3 p.z.p. i zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie protokołu postępowania są udostępniane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Z tym że dotychczas zamawiający w celu ich przekazania musiał je najczęściej skanować, co zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów generowało dodatkowo czas na te czynności i często skutkowało zapraszaniem wykonawców do swoich siedzib w celu wykonania fotografii tej dokumentacji.

Umowa wciąż po staremu

W zakresie wymaganej formy umowy przepisy nie uległy zmianie. Tak jak do tej pory wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności.
Należy pamiętać, że zasadniczo od kwietnia 2019 r. zamawiający będzie musiał przyjmować – jeśli tylko wykonawca w trakcie realizacji umowy posłuży się elektroniczną fakturą z użyciem platformy efaktura.gov.pl – dokumenty księgowe w tej postaci. Ustawa o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych oczekuje na podpis prezydenta. Co ważne, będzie ona dotyczyła zamówień zarówno o wartościach powyżej, jak i do wysokości progów unijnych, a od sierpnia 2019 r. – także zamówień o wartościach poniżej 30 tys. euro.
Na razie tylko powyżej progów unijnych
Zgodnie z obowiązującymi od 18 października przepisami, w tym m.in. ustawą z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy ‒ Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020) oraz dodatkową nowelą z 20 lipca 2018 r. (Dz.U. poz. 1603) przetargi o wartości powyżej progów unijnych muszą odbywać się w formie elektronicznej. Chodzi o największe postępowania, a więc o zamówienia wartości powyżej: 144 tys. euro – to podstawowy próg w przypadku dostaw, 221 tys. euro – w przypadku gdy zamawiającym jest jednostka samorządu terytorialnego; 443 tys. euro – w przypadku przetargów sektorowych (np. kopalni, firm energetycznych). W przypadku robót budowlanych próg ten jest wyższy i wynosi obecnie 5 mln 548 tys. euro.
Wymóg organizacji przetargów na elektronicznych platformach narzuciła dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2014/24/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 94, s. 65). Docelowo zakłada ona pełną elektronizację wszystkich zamówień powyżej 30 tys. euro. Jednak planowana pierwotnie w Polsce pełna elektronizacja zamówień musiała zostać odłożona w czasie. A to m.in. z powodu poślizgu w budowie odpowiedniej publicznej platformy. Docelowy system e-Zamówienia ma być gotowy dopiero w przyszłym roku. Urząd Zamówień Publicznych naprędce przyszykował rozwiązanie tymczasowe – miniPortal. To swoista nakładka na dwa działające od dawna systemy: Biuletyn Zamówień Publicznych (gdzie publikowane są ogłoszenia) i ePUAP (za pośrednictwem którego można m.in. złożyć formularze z ofertami). Alternatywą są portale komercyjne.
siedem wskazówek dla korzystających z miniPortalu
W sytuacji kiedy zamawiający prowadzi postępowanie, wykorzystując bezpłatną platformę udostępnioną przez UZP, wykonawca, który chce złożyć mu ofertę, będzie musiał wykonać wiele dodatkowych czynności. Omawiamy wybrane działania, na które szczególnie warto zwrócić uwagę.
wskazówka 1. Gdzie składać ofertę
W celu złożenia oferty należy korzystać z udostępnionych na miniPortalu formularzy do składania/zmiany/wycofania oferty. Na stronie głównej miniPortalu (www.miniportal.uzp.gov.pl) należy wybrać zakładkę dla wykonawców. Kiedy to uczynimy – na kolejnej podstronie (pod adresem https://obywatel.gov.pl/nforms/ezamowienia) widoczne będą dwa przyciski: „Formularz do komunikacji” oraz „Formularz do złożenia zmiany, wycofania oferty lub wniosku”. Kliknięcie w ten drugi przycisk spowoduje przeniesienie na podstronę profilu zaufanego.
Następnie należy zalogować się na profil zaufany osoby, która będzie składała ofertę (autoryzacja odpowiednio bankowością elektroniczną bądź certyfikatem kwalifikowanym). Po zalogowaniu się istnieje możliwość przesłania zaszyfrowanego pliku z ofertą na skrzynkę podawczą (bądź od razu na dedykowaną skrytkę na skrzynce podawczej instytucji zamawiającej).
wskazówka 2. Warto stworzyć profil firmy
Na profilu zaufanym można stworzyć profil firmy, który będzie wykorzystywany zarówno do składania ofert, jak i całej komunikacji w postępowaniu. Instrukcje w zakresie sposobu zakładania profilu firmy są zawarte w podręcznikach dostępnych tutaj
Można do takiego profilu firmy zaprosić osoby, które będą uczestniczyły w procesie składania ofert, a także w dalszych czynnościach w postępowaniu. Proces zbliżony jest do rozwiązań znanych z portali społecznościowych – dodawanie osób następuje po podaniu ich adresu skrzynki e-PUAP. Osoby te będą w takim przypadku otrzymywać powiadomienia o wpływającej od zamawiającego na skrzynkę podawczą wykonawcy na e-PUAP korespondencji i jej treści. Będzie to szczególnie przydatne w sytuacji absencji konkretnych osób. Pamiętajmy, że na skrzynkę tę będą wpływały co do zasady np. wezwania do złożenia czy uzupełnienia dokumentów, oświadczeń czy pełnomocnictw, których nieuzupełnienie może skutkować nawet zatrzymaniem wadium poza nieuzyskaniem samego zamówienia.
wskazówka 3. Konieczne zaszyfrowanie
MiniPortal wymaga, by składana oferta była zaszyfrowana. Jak zatem zaszyfrować ofertę?
Po pierwsze, odszukaj na stronie internetowej interesujące cię postępowanie. Są dostępne w zakładce „Lista postępowań”. Z dużym prawdopodobieństwem link do postępowania zamieszczonego na miniPortalu znajdziesz również na stronie internetowej zamawiającego (tak rekomenduje zamawiającym UZP).
Po drugie, wyszukaj w danych postępowania jego numer ID oraz numer klucza publicznego. Obydwa są unikalne dla tego postępowania i przez cały jego czas będą niezmienne. Klucz publiczny pobierz bez jego otwierania w domyślny dla komputera sposób. Będzie potrzebny do zaszyfrowania oferty.
Po czwarte, po zainstalowaniu aplikacji zaszyfuj ofertę. Na stronie internetowej zawarty jest film instruktażowy dotyczący szyfrowania. Sam proces jest intuicyjny i stosunkowo prosty. Do zaszyfrowania postępowania będą potrzebne klucz publiczny oraz ID postępowania.
Ważne! Wysłanie oferty w postaci niezaszyfrowanej na skrzynkę podawczą zamawiającego będzie skutkowało odrzuceniem takiej oferty.
wskazówka 4. Chroń tajemnice firmy
Co z informacjami objętymi tajemnicą przedsiębiorstwa? Zarówno platformy komercyjne, jak i miniPortal pozwalają na takie zastrzeżenia informacji. W przypadku miniPortalu rekomenduje się zawarcie takich informacji w odrębnym folderze – w celu ułatwienia zamawiającemu udostępniania pozostałych jawnych elementów oferty.
wskazówka 5. Kiedy składać
Papierowe oferty wymuszały w przypadku znacznych odległości pomiędzy siedzibą wykonawcy a zamawiającego składanie ofert z odpowiednim, często znacznym, wyprzedzeniem. W przypadku elektronicznych ograniczenia odległościowe nie istnieją, a zatem można składać oferty nawet bezpośrednio przed terminem wyznaczonym przez zamawiającego. Należy jednak pamiętać, że ryzyko związane z wgrywaniem i przekazywaniem plików obciąży zasadniczo wykonawcę, dlatego nie warto czekać na ostatnią chwilę. Szczególnie niebezpieczny może się okazać miniPortal z przekazywaniem ofert przez e-PUAP, który niestety miewa przerwy techniczne i awarie. Dotychczasowe orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie wnoszenia odwołań oraz przystąpień przez skrzynkę podawczą e-PUAP nie jest korzystne dla wykonawców, którzy to zasadniczo ponoszą negatywne konsekwencje takich sytuacji. Warto zapoznawać się z informacjami (https://www.coi.gov.pl/dostepnosc-systemow.html) w zakresie dostępności e-PUAP. W przypadku problemów z możliwością wgrywania plików należy poza kontaktem ze wsparciem e-PUAP zgłaszać takie sytuacje zamawiającym, aby ewentualnie przesuwali terminy składania ofert w postępowaniu w związku z brakiem możliwości złożenia oferty.
wskazówka 6. Zachowaj potwierdzenie UPO
Po wysłaniu oferty do zamawiającego wysyłający otrzyma urzędowe potwierdzenie odbioru. Warto dokument zarchiwizować – może być potrzebny w celach dowodowych dla wykazania skutecznego i terminowego złożenia oferty.
wskazówka 7. Jakiej wielkości pliki można przesyłać
To zależy od poszczególnych platform. Przeczytaj informacje w tym zakresie w odniesieniu do każdej z platform. W przypadku miniPortalu limit ten wynosi 150MB.