Od prawie 2 miesięcy zamówienia powyżej progów unijnych muszą być udzielane przez internet. Niestety w części przetargów spełniają się obawy związane z elektronizacją. Najczęściej pojawiający się problem dotyczy otwarcia ofert. Zwyczajnie nie daje się ich ściągnąć albo odszyfrować.

Sytuacja taka zdarzyła się już w pierwszym przetargu prowadzonym za pośrednictwem miniPortalu, w którym otwarto oferty.

– Okazało się, że jednej z trzech ofert nie udało się otworzyć. Pojawił się komunikat, że archiwum jest puste lub plik uszkodzony. Poprosiliśmy o pomoc obsługę miniPortalu i po tygodniu dostaliśmy odpowiedź, że plik został podwójnie zaszyfrowany – mówi pracownica jednego z największych szpitali w Polsce, która przeprowadzała ten przetarg (prosiła o niepodawanie nazwiska). Problemy z odszyfrowaniem plików pojawiły się też podczas otwarć ofert w kolejnych jej trzech przetargach. Jak się okazało, wykonawcy po raz drugi szyfrowali już zaszyfrowane pliki, a to sprawiło, że ofert tych nie da się już otworzyć.

W innym przetargu prowadzonym przez innego zamawiającego wpłynęła jedna tylko oferta, której nie udało się otworzyć. Pracownicy zamawiającego przynosili nowe komputery, ale na żadnym nie dało się jej odszyfrować. Przetarg unieważniono. Z kolei w innym, zorganizowanym przez uczelnię wyższą, zamawiający jeszcze przed otwarciem ofert zorientował się, że nie jest w stanie pobrać już złożonej oferty. Szybko więc przedłużył termin na ich składanie.

Takie sytuacje zdarzają się częściej.

– Na jednym ze szkoleń zostałem poproszony o pokazanie, jak działa miniPortal. Podczas próby szyfrowania pliku zawiesił się cały komputer – opowiada Artur Wawryło, ekspert prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych.

Poprawianie błędów

Do Urzędu Zamówień Publicznych zgłoszono dotychczas ok. 30 przypadków braku możliwości otwarcia ofert. Pierwszy był związany z błędnym zaciąganiem się ID postępowania.

– Zamawiający dla tego samego numeru postępowania tworzyli kilka formularzy postępowań. Jeden z formularzy otrzymywał status postępowania opublikowanego, a drugi np. status postępowania unieważnionego. Wykonawcy podczas składania ofert wpisywali numer ogłoszenia, a system zaciągał dane z formularza postępowania o statusie unieważnione, z błędnym ID postępowania. Wykonawcy, składając ofertę przez formularze ePUAP, nie weryfikowali, czy numery ID się zgadzają, i później zamawiający nie mogli odszyfrować oferty – opisuje problem Krzysztof Fijołek, dyrektor Biura Organizacyjno-Finansowego UZP.

Drugi z najczęściej powtarzających się problemów związany był z przekazywaniem skrótu pliku hash.

E-zamówienia w Polsce

E-zamówienia w Polsce

źródło: DGP

– Zarówno jeden, jak i drugi błąd został już w systemie wyeliminowany – zapewnia Krzysztof Fijołek.

Zamawiający próbują ratować przetargi i ich nie unieważniają. Jest to możliwe, gdy otrzymają potwierdzenie, że brak możliwości odszyfrowania pliku wynikał z błędu wykonawcy.

– Problemem jest czas. Wyjaśnianie powodu, dla którego nie można było otworzyć ofert, zajmuje co najmniej kilka dni, i to z pomocą UZP. Zamawiający w tym czasie formalnie wciąż jest zawieszony w tej jednej czynności, której nie można przecież przedłużać w nieskończoność. Można też mieć wątpliwość, czy taka sytuacja nie stanowi naruszenia przepisów – zauważa Adam Wiktorowski, prawnik i ekspert ds. zamówień publicznych.

Wskazuje on na art. 86 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem otwarcie ofert musi nastąpić w dniu upływu terminu na ich złożenie.

Na co uważać?

Eksperci radzą zamawiającym, by do specyfikacji wpisywali klauzule mówiące o tym, że wykonawcy są zobowiązani do postępowania zgodnie z regulaminem miniPortalu.

– Taka klauzula może uchronić zamawiających przed konsekwencjami błędów popełnionych przez wykonawcę – zwraca uwagę Adam Wiktorowski. Zaznacza, że możliwość jej daje wprost par. 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.). Zgodnie z nim „użycie przez wykonawcę do kontaktu z zamawiającym środków komunikacji elektronicznej może być uzależnione od uprzedniej akceptacji przez wykonawcę, określonego w ogłoszeniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia, regulaminu korzystania z serwisu udostępnianego przez zamawiającego”. Klauzule takie są standardowo wprowadzane do specyfikacji w przypadku korzystania z komercyjnych portali zakupowych.

Urząd Zamówień Publicznych doradza przedsiębiorcom, żeby zwracali uwagę na to, czy ID postępowania, które wpisują do aplikacji do szyfrowania, zgadza się z kluczem publicznym.

– Częsty błąd, który jest popełniany przez wykonawców, to użycie klucza publicznego z niewłaściwego postępowania. Obecnie trwają prace nad zautomatyzowaniem aplikacji w ten sposób, by klucze do szyfrowania i deszyfrowania ofert nie musiały być w żaden sposób pobierane z miniPortalu, tylko były automatycznie przypisane do danego postępowania – informuje dyrektor Krzysztof Fijołek.

Wykonawcy powinni też pamiętać, że to oferta, jeszcze przed jej zaszyfrowaniem, powinna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a nie formularz, za pomocą którego tę ofertę przesyłają.

– Z kolei najczęstszym błędem po stronie zamawiającego przy deszyfrowaniu ofert jest niewłaściwe wyszukiwanie klucza prywatnego. Aby go pobrać, zamawiający muszą zalogować się do miniPortalu, wybrać postępowanie, którego termin otwarcia ofert minął, wejść w edycję tego postępowania i stamtąd pobrać klucz – tłumaczy Krzysztof Fijołek.

MiniPortal jest narzędziem udostępnianym bezpłatnie wszystkim zamawiającym i wykonawcom przez UZP. To rozwiązania tymczasowe, mające funkcjonować do czasu uruchomienia systemu e-Zamówienia. Przesyłanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy ePUAP, a szyfrowanie za pośrednictwem specjalnej aplikacji. Zamawiający mogą też korzystać z komercyjnych platform zakupowych.