Koniec z ofertami papierowymi, przynajmniej w większych przetargach. Zgodnie z wchodzącymi dziś w życie przepisami krajowymi (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020), które narzuciła dyrektywa 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych, przetargi od progów unijnych muszą odbywać się w formie elektronicznej.

– Cyfryzacja, jak pokazują doświadczenia innych państw, pozwala na obniżanie kosztów po stronie publicznej. Po stronie przedsiębiorców ułatwia zaś udział w przetargach – mówiła na zorganizowanej w środę konferencji prasowej Jadwiga Emilewicz, minister przedsiębiorczości i technologii.

Planowana pierwotnie w Polsce pełna elektronizacja zamówień musiała zostać odłożona w czasie. Z powodu opóźnień docelowy system e-Zamówienia ma być gotowy dopiero w następnym roku. Urzędowi Zamówień Publicznych udało się natomiast stworzyć rozwiązanie tymczasowe – miniPortal. To swego rodzaju nakładka na dwa działające od dawna systemy: Biuletyn Zamówień Publicznych i ePUAP. MiniPortal jest narzędziem prostym, ale jak uważają niektórzy z testujących go użytkowników, to zaleta, a nie wada. Jak zapewnił pełniący obowiązki prezesa UZP Hubert Nowak, został on przetestowany i działa bez zarzutu. Do wersji testowej zalogowało się 3,3 tys. zamawiających, do docelowej – tysiąc. Na razie nie zgłoszono większych problemów.

Od tych progów trzeba udzielać zamówień online

Od tych progów trzeba udzielać zamówień online

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Wybór zamawiającego

MiniPortal jest dostępny za darmo dla wszystkich zainteresowanych (Miniportal.uzp.gov.pl). Nie ma jednak obowiązku jego używania. Zamawiający mogą korzystać z komercyjnych platform zakupowych, albo też własnych rozwiązań informatycznych (ma je kilkadziesiąt podmiotów publicznych). W praktyce przedsiębiorcy są więc zdani na wybór organizatorów przetargów. Niestety dla części z nich będzie to oznaczać konieczność składania ofert za pośrednictwem kilku różnych portali, w zależności od tego, na którym będą one prowadzone.

Ta konkurencja ma jednak i plusy.

– Przez to, że na rynku istnieją różne narzędzia, ich administratorzy mogą się na sobie wzorować, adoptując najlepsze rozwiązania – zwrócił uwagę Hubert Nowak. Wymiernym efektem konkurencji, a także pojawienia się bezpłatnego portalu jest duży spadek cen. O ile jeszcze dwa lata temu trzeba było płacić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych za jedno stanowisko, o tyle dzisiaj ceny zaczynają się już od kilkuset złotych.

Korzystanie z miniPortalu oznacza dla zamawiających konieczność posiadania konta ePUAP. W związku z tym pojawiło się pytanie, czy będą z niego mogły korzystać spółki (np. kopalnie, elektrownie czy choćby miejskie zakłady komunikacji). Jak wyjaśnia UZP w instrukcji opublikowanej na stronie miniPortalu, jest taka możliwość. Zamawiający będący spółką musi jednak wystąpić do ministra cyfryzacji z wnioskiem o zawarcie porozumienia w sprawie przyznania funkcjonalności podmiotu publicznego na ePUAP.

W internecie muszą od dzisiaj być udzielane zamówienia powyżej progów unijnych. A co z mniejszymi?

– Zgodnie z nowelizacją z 20 lipca 2018 r. obowiązek elektronizacji zamówień poniżej progów został przesunięty do 1 stycznia 2020 r. (z wyjątkiem zamawiającego centralnego). Nie jest jednak wykluczone, że tu także będzie możliwe złożenie oferty w postaci elektronicznej. Forma taka będzie jednak uzależniona od zgody zamawiającego i w żadnym razie nie można jej wykonawcy narzucić – tłumaczy Sławomir Trojanowski, radca prawny z kancelarii GP Togatus. W praktyce oznacza to tyle, że zamawiający także poniżej progów może zorganizować przetarg na miniPortalu czy innej platformie zakupowej. To przedsiębiorca zdecyduje jednak, czy chce złożyć ofertę w formie elektronicznej, czy też woli przesłać ją na piśmie.

Paraliżu nie będzie

Część zamawiających nie kryje strachu przed przejściem do internetu. Dlatego też starali się jak najwięcej przetargów rozpocząć przed wejściem w życie nowych przepisów. Od początku października do wczoraj ogłoszono aż 3 tys. postępowań, podczas gdy przeciętnie jest ich ok. 1,9 tys. na cały miesiąc.

Czy obawy związane z elektronizacją mają podstawy?

– W pierwszym okresie można spodziewać się pewnych problemów, gdyż zarówno zamawiający, jak i wykonawcy muszą nauczyć się nowych narzędzi. Nie demonizowałbym jednak. Prędzej czy później uczestnicy rynku będą musieli się przystosować do nowej sytuacji, tak jak to się działo przy wielu wcześniej dokonywanych zmianach – ocenia dr Włodzimierz Dzierżanowski, prezes Grupy Doradczej Sienna.

Dla przedsiębiorców chcących składać oferty przez internet podstawowym obowiązkiem jest posługiwanie się elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Zdecydowana większość i tak go już jednak posiada, gdyż od kwietnia 2018 r. muszą nim podpisywać jednolity europejski dokument zamówienia.

Ci, którzy będą składać oferty przez miniPortal, muszą dodatkowo założyć konto w ePUAP. Z miniPortalu pobiorą specjalną aplikację do szyfrowania ofert, a potem klucz publiczny indywidualny do każdego postępowania. Sama procedura szyfrowania jest banalnie prosta – wystarczy wybrać plik, wskazać identyfikator postępowania i klucz publiczny. Tak zaszyfrowany plik należy przesłać na skrzynkę podawczą zamawiającego. Ten otworzy ją po otrzymaniu klucza prywatnego. Aby go uzyskać, będzie wpierw musiał podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Choć aplikacja do szyfrowania ofert jest niezależna, to nie będzie jej można wykorzystać poza miniPortalem, np. po to, aby przesłać ofertę zwykłą pocztą elektroniczną.

– Wykonawca będzie w stanie zaszyfrować ofertę z jego pomocą, ale jeśli nie trafi ona na skrzynkę podawczą zamawiającego, to ten nie będzie jej mógł odszyfrować – przestrzega Hubert Nowak.

Pocztę elektroniczną można natomiast wykorzystać do zwykłej komunikacji między zamawiającym i wykonawcami, choć UZP również tu zaleca korzystanie z formularzy ePUAP.