Zarządzanie płynnością firmy polega na gromadzeniu i dysponowaniu jej pieniędzmi tak, aby mogła na bieżąco płacić swoim kontrahentom, dostawcom oraz pracownikom. Zarządzanie płynnością obejmuje również działania mające na celu terminowe uzyskiwanie od kontrahentów zapłaty za dostarczone towary i usługi, pozyskiwanie funduszy (w tym unijnych), kredytów czy optymalne gospodarowanie wolnymi środkami. W praktyce jednak najważniejsze jest zapewnienie regulowania bieżących zobowiązań. Od tego bowiem faktycznie zależy istnienie firmy.

Kiedy pojawia się potrzeba wspomaganego usługami zewnętrznymi zarządzania płynnością? Z doświadczenia zarządzających wynika, że problemy z samodzielną, optymalną kontrolą nad poziomem, wypływem i wpływem środków finansowych mogą pojawiać się już w małych firmach, które notują roczne obroty w wysokości kilku milionów złotych. Nie zawsze umiejętności i wiedza, jaką posiadają właściciele lub menedżerowie małych i średnich firm, pozwalają na efektywne gospodarowanie posiadanymi środkami i dostępnymi kredytami (bankowymi, handlowymi). Działalność przedsiębiorstw mogą ułatwić banki, które oferują kilka praktycznych rozwiązań związanych z zarządzaniem płynnością.

Identyfikacja płatności

Banki mogą pomóc m.in. w szybkim identyfikowaniu płatności wpływających na rachunek firmy. Jeżeli w ciągu dnia wpłat jest np. kilkadziesiąt (niekiedy nawet kilkaset), wielu przedsiębiorców ma problemy z szybkim powiązaniem ich z odpowiednimi należnościami czy wystawionymi wcześniej fakturami. Taka sytuacja może m.in. poważnie opóźnić właściwe księgowanie wpływów finansowych, uwalnianie limitów handlowych i w efekcie (w skrajnym przypadku) wstrzymywać sprzedaż towarów lub usług przez firmę.

Wiele banków oferuje rozwiązania informatyczne umożliwiające identyfikację wpłacającego, tytułu wpłaty (za jaką fakturę dokonano zapłaty), a także automatycznie zaksięgowanie takiej operacji w systemach finansowo-księgowych przedsiębiorstw. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na taką usługę, mogą uzyskiwać takie dane np. po wpisaniu hasła i zalogowaniu się poprzez stronę internetową banku. Nie jest to jedyny możliwy sposób. Mogą również otrzymywać e-mailem raporty dotyczące wpłat otrzymanych w ciągu dnia. Raporty te przekazywane są w formie umożliwiającej automatyczne wprowadzenie zawartych w nich informacji do systemu finansowo-księgowego firmy. Banki udostępniają nawet przedsiębiorcom odpowiednie narzędzia informatyczne.

Przedsiębiorca może też dostarczać bankowi zestawienie oczekiwanych wpłat od konkretnych klientów w danym dniu (terminy płatności wynikają np. z zawartych umów z kontrahentami lub wystawionych faktur). Po otrzymaniu zestawienia oczekiwanych wpłat bank automatycznie porównuje otrzymywane w danym dniu przelewy na konto przedsiębiorcy z tymi, które powinny na nie wpłynąć. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca otrzymuje na bieżąco raporty o kontrahentach, którzy rozliczyli się w terminie ze swoich zobowiązań, i o tych, którzy zalegają z płatnościami.

Usługi zarządzania płynnością pozwalają przedsiębiorcom lepiej orientować się w bieżących przepływach finansowych i umożliwiają szybkie księgowanie. Właściciel firmy korzystający z takich usług może też zmniejszyć koszty osobowe. Nie musi bowiem poświęcać czasu swoich pracowników na realizację żmudnych uzgodnień płatności z fakturami.

Niektóre banki oferują też powiązane usługi tzw. miękkiej windykacji. Na zlecenia przedsiębiorców kontaktują się z ich dłużnikami i przypominają o zobowiązaniach, których termin płatności już minął. Często telefon lub korespondencja z banku okazują się skutecznymi formami windykacji i dłużnik znacznie szybciej reguluje zaległą należność.

Polecenia zapłaty

W ramach zarządzania płynnością firmy świadczona jest również usługa nazywana potocznie poleceniem zapłaty. Pomaga ona terminowo ściągać należności od stałych klientów firmy, którzy zamówią taką usługę w banku. Może ona okazać się pożyteczna m.in. dla niewielkich firm dostarczających internet na miejskich osiedlach. Jeżeli klienci takiej firmy podpiszą zgodę na korzystanie z polecenia zapłaty, bank będzie automatycznie obciążał co miesiąc ich rachunki kwotami wynikającymi z faktur za korzystanie z internetu.

Usługi faktoringowe

W ramach zarządzania płynnością banki często oferują małym i średnim firmom usługi faktoringowe. Pozwalają one tym przedsiębiorstwom uzyskiwać gotówkę szybciej, niż wynika to z wystawionych przez nie faktur. Często zdarza się, że firma wystawia faktury np. z 90-dniowym terminem płatności, lecz szybciej potrzebuje pieniądze. W takiej sytuacji bank wypłaca należność przedsiębiorcy po miesiącu. Należność ta jest pomniejszona o wynagrodzenie (koszt finansowania powiększony o marżę ryzyka) pobierane przez bank za szybszą wypłatę gotówki. Po 90 dniach dłużnik przedsiębiorcy wpłaca kwotę wynikającą z faktury na konto banku. Ta usługa staje się z roku na rok coraz popularniejsza. Pozwala wielu przedsiębiorcom, często nieposiadającym innych zabezpieczeń, zachować wystarczającą płynność finansową.

Banki pomagają też firmom w bardziej elastycznym dostępie do środków finansowych bez utraty pożytków płynących z posiadanych na koncie funduszy. W ramach oferty dla sektora MSP są m.in. karty prepaidowe. Używając takich kart, pracownicy firmy mogą wypłacać określone kwoty z bankomatów lub płacić za kupowane towary i usługi. Pieniądze przeznaczone na te cele zdeponowane są na koncie firmy zatrudniającej pracownika posługującego się kartą prepaidową. Firma może dzięki temu korzystać z tych środków aż do momentu dokonania transakcji przez użytkowników kart prepaidowych.

Transporty gotówki i bilansowanie sald

Ciekawą usługą przeznaczoną dla małych i średnich firm w ramach zarządzania płynnością jest dostarczanie gotówki w nominałach, których potrzebują przedsiębiorcy. Z tego rodzaju usługi korzystają często firmy handlowe. Ich pracownicy wysyłają do banku zapotrzebowanie na określone kwoty (np. 500 banknotów pięćdziesięciozłotowych, 800 – dziesięciozłotowych oraz dwa tysiące monet dwudziestogroszowych itp.). Po otrzymaniu takiej dyspozycji bank następnego dnia rano dostarcza zamówione kwoty samochodem przystosowanym do przewozu pieniędzy.

Niektóre usługi banków są przystosowane dla firm mających placówki, sklepy lub zakłady w kilku miejscowościach. Zdarza się, że jeden sklep należący do danej firmy ma na koniec dnia nadwyżkę finansową, drugi ma bilans zerowy, a trzeci notuje debet. Aby uniknąć płacenia wysokiego oprocentowania od zadłużenia ostatniego ze sklepów, bank transferuje środki pochodzące z nadwyżki pierwszego sklepu na konto tego, który ma w danym dniu debet. Dzięki tej usłudze firma może uzyskać w dłuższym okresie pokaźne oszczędności.

Warto podkreślić, że wszystkie te usługi są całkowicie lub w znacznym stopniu zautomatyzowane. Aby firmy mogły z nich korzystać, banki dostarczają im odpowiednie oprogramowanie. Pomagają też w posługiwaniu się tymi narzędziami IT.

OPINIE

DARIUSZ NALEPA

dyrektor Departamentu Bankowości Transakcyjnej, BRE Bank

Z oferowanych przez banki usług związanych z zarządzaniem płynnością korzysta coraz więcej firm. Wraz z rozwojem i wzrostem złożoności działalności biznesowej pojawia się konieczność korzystania z pomocy wyspecjalizowanych instytucji finansowych (zazwyczaj banków), które wspomogą firmę w realizacji zarządzania jej środkami i przepływami finansowymi. Przedsiębiorca, który nie korzysta z takiego wspomagania procesów finansowych, najczęściej nie jest w stanie optymalnie wykorzystywać środków finansowych będących w jego dyspozycji. Jeśli nie ma on wystarczającej wiedzy o usługach finansowych dostępnych na rynku, które pozwalają np. szybciej uzyskać gotówkę lub przyspieszyć procesy księgowe, traci okazję wprowadzenia znaczących oszczędności.

Banki są zainteresowane rozszerzaniem współpracy z małymi i średnimi firmami. Jednak nie wszystkie instytucje są gotowe udzielić finansowania na zasadach równie atrakcyjnych, jak w latach poprzednich.

Warunkiem uzyskania przez firmę bankowego finansowania jest m.in. jakość zarządzania przez nią finansami. Dlatego w obecnej sytuacji gospodarczej szczególnego znaczenia nabiera umiejętność właściwego wyboru i posługiwania się przez przedsiębiorstwa rozmaitymi finansowymi usługami wartości dodanej (np. zarządzania płynnością).

DR MIECZYSŁAW BĄK

prezes Instytutu Badań nad Demokracją i Przedsiębiorstwem Prywatnym Krajowej Izby Gospodarczej

Dla najmniejszych firm korzystanie z usług zarządzania płynnością może okazać się, mimo wszystko, dość drogie. Wydaje się, że dopiero dla przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 20 pracowników i prowadzących zarazem dość zróżnicowaną działalność gospodarczą usługi zarządzania płynnością przynoszą istotne korzyści. Obecnie obserwujemy na rynku taką sytuację, że część firm przez pewien czas ma bardzo dobrą płynność. Potem jednak następuje okres, w którym dopływ gotówki do tych przedsiębiorstw jest ograniczony. Aby uniknąć związanych z tym problemów finansowych, przedsiębiorcy powinni rozważyć skorzystanie z profesjonalnego zarządzania płynnością. Zwłaszcza, że oferta tego rodzaju usług staje się coraz bogatsza.