Kluczowe znaczenie dla ich działalności ma kształt procesu przetwarzania dokumentów oraz identyfikacja i księgowanie otrzymywanych płatności. Warto podkreślić, że do zaksięgowania płatności w systemie billingowym wystawcy niezbędny jest tzw. infokod, czyli numer identyfikacyjny płatnika, zgodnie z którym księgowanie dokonywane jest na odpowiednim rachunku w systemie billingowym.

Brak standardu

Niestety brak określających ten proces przepisów, a co za tym idzie sztywnego standardu w zakresie danych niezbędnych do opisania płatności, oraz różnorodność metod opłacania rachunków, takich jak wpłaty gotówkowe do kasy, przelewy bankowe, korzystanie z sieci obsługi płatności gotówkowych, jak Moje Rachunki, Unikasa czy TransKasa, bądź też dokonywanie opłat za pośrednictwem Poczty Polskiej może powodować błędy w transakcjach, co wiąże się ze zwiększonym kosztem obsługi posprzedażowej. To zaś wydłuża procesy księgowania oraz komplikuje procedury wyjaśniania reklamacji. Dla wystawcy rachunku oznacza to często bardzo wysokie koszty.

Kompleksowość i poprawność

Jak pokazuje doświadczenie, najwięcej wątpliwości powodują transakcje inicjowane przez samych płatników, którzy podczas wypełniania przelewów nie zawsze wykazują się starannością, zapominając o umieszczaniu w dokumentach danych oczekiwanych przez wierzyciela, czyli numeru faktury, klienta lub nawet prawidłowej kwoty. Dla banków jest to nie lada wyzwanie, ponieważ masowi wierzyciele coraz częściej, oprócz samego zidentyfikowania i zaksięgowania płatności, oczekują wsparcia czy nawet kompleksowego przejmowania procesów, w zakresie całego obszaru generowania faktur oraz zapewnienia płatności w wymaganym terminie. Widać więc wyraźnie, że na kompleksowość i poprawność całego procesu wpływa szereg skomplikowanych i bardzo precyzyjnych operacji.

Zaawansowane usługi

W ostatnich latach część polskich banków odpowiedziała na te potrzeby, rozwijając zaawansowane usługi tzw. collectowe oraz matchingowe, które umożliwiają znaczące poprawienie jakości raportów księgowych dostarczanych do wystawców. Ostatnio zauważamy jednak, że oczekiwania rosną. Coraz więcej firm wraca do idei outsourcingu drukowania i wysyłania faktur, procesów windykacji, a nawet wyjaśniania reklamacji. Naturalnym partnerem dla takich firm są instytucje finansowe, takie jak BRE Bank, który co miesiąc księguje ponad 10 mln płatności masowych. Firma, która zdecyduje się na współpracę z nami, może liczyć na uruchomienie systemu masowej identyfikacji płatności wraz z systemami matchingowym i raportowym. Dowolne formaty danych, integrowanie wszystkich kanałów płatności czy elastyczny dostęp do raportów to tylko niektóre z wielu możliwości, nagrodzonej ostatnio Medalem Europejskim platformy bankowości internetowej iBRE.

W kontekście narzędzi służących zarządzaniu spływem gotówki i należnościami należy też wspomnieć o pakietach usług faktoringowych, w ramach których BRE stosuje usługi monitorowania limitów kredytowych, identyfikacji należności, uzgadniania spłat faktur, naliczania dla klienta odsetek za przeterminowane zadłużenie jego dłużników. W naszej ofercie firmy znajdą także różne formy tzw. miękkiej windykacji.