Korespondencji od organu nadzoru nie wolno lekceważyć. Nawet gdy przedsiębiorca jest przekonany, że sprawa jest nieistotna. W przeciwnym razie naraża się na dotkliwe sankcje.
W nawale zajęć przedsiębiorcy nie zawsze znajdują czas, żeby na bieżąco załatwiać korespondencję. Zdarza się, że zaklejoną kopertę ze stemplem „Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów” odkładają na jutro, na później, bo ważniejsze są faktury i deklaracje podatkowe. Zdarza się i tak, że po otwarciu koperty okazuje się, iż udzielenie odpowiedzi na znajdujące się tam pytania jest skomplikowane, bo np. wymaga odnalezienia dokumentów z ubiegłego roku. Niektórzy z przedsiębiorców w takich sytuacjach chowają kopertę do szuflady, potem o niej zapominają. Tyle że wtedy zaczynają się kłopoty.
LEKCEWAŻONY OBOWIĄZEK
Ustawa z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 229 ze zm.; dalej: u.o.k.k.) w art. 50 ust. 1 nakłada na przedsiębiorców obowiązek przekazywania prezesowi urzędu wszelkich koniecznych informacji i dokumentów. Z treści tego przepisu wynika wyraźnie, że przedsiębiorca, do którego UOKiK skierował wezwanie do udzielenia informacji, musi na to wezwanie odpowiedzieć.
Przy czym pismo z UOKiK musi obligatoryjnie zawierać:

wskazanie celu żądania, zakres i termin udzielenia informacji, oraz pouczenie o sankcjach za nieudzielenie informacji lub za udzielenie informacji nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd.

Takie żądanie może być skierowane zarówno do przedsiębiorcy będącego stroną określonego postępowania administracyjnego, jak i przedsiębiorcy, który takiego statusu nie ma.
CO CHCE WIEDZIEĆ UOKIK
Najprostsza odpowiedź brzmi: żeby wiedzieć. Instrument przewidziany w art. 50 ust. 1 u.o.k.k. stanowi jeden z najważniejszych środków, za pomocą którego prezes UOKiK może realizować swoje ustawowe zadania oraz we właściwy sposób stosować przepisy ustawy. Takie uprawnienia mają zresztą także organy ochrony konkurencji w innych krajach, a także Komisja Europejska, która na podstawie rozporządzenia 1/2003 może żądać informacji od przedsiębiorców państw członkowskich.
Dla realizacji celów ustawy prezes UOKiK musi zatem dysponować informacjami dotyczącymi różnych kwestii, związanych z działalnością przedsiębiorców, ich strukturą organizacyjną, kapitałową i personalną, wynikami finansowymi, powiązaniami z innymi podmiotami i przede wszystkim rynkami, na których działają. Najczęściej analizowane są rynki, na których – ze względu na istniejącą strukturę lub zachodzące w niej zmiany – jest większe prawdopodobieństwo występowania działań zagrażających rozwojowi konkurencji. Im większa koncentracja, tym większe prawdopodobieństwo przeprowadzenia badania. Wiele analiz związanych jest też z zachodzącymi ekonomicznymi zmianami strukturalnymi wynikającymi np. ze zgłoszonym prezesowi UOKiK zamiarem koncentracji.
Niejednokrotnie to sami przedsiębiorcy zwracają uwagę, że dla podjęcia przez UOKiK właściwej decyzji – bardzo często ingerującej w sposób prowadzenia działalności – wymagana jest nie tylko znajomość przepisów prawa, ale przede wszystkim wiedza ekonomiczna dotycząca m.in. specyfiki funkcjonowania danego rynku czy zachodzących na nim zmian. Urzędnik nie powinien przecież siedzieć w wieży z kości słoniowej, odizolowany od procesów rynkowych, ale uzupełniać i aktualizować informacje pozwalające na ocenę, czy i w jakim stopniu konkretny rynek wymaga interwencji państwa. To ułatwia zrozumienie zachodzących procesów, szczególnie obecnie, kiedy zmieniają się style prowadzenia działalności gospodarczej oraz powstają i rozwijają się nowe rynki. Coś, co dla przedsiębiorcy jest oczywiste, dla urzędnika może być przecież całkowitą nowością.
ZAKRES ZADAWANYCH PYTAŃ
Nie ma wątpliwości, że na prezesie UOKiK ciąży obowiązek należytego ustalenia stanu faktycznego i wyjaśnienia sprawy. To sprawia, że zakres żądanych informacji może być różny – od kilku pytań dotyczących wyjaśnienia konkretnego zachowania na rynku, po obszerne ankiety prowadzone w ramach badania rynku.
Prawo do wyjaśnień
Może się zdarzyć, że przedsiębiorca ma wątpliwości co od treści pytania. Wtedy najlepiej skontaktować się z UOKiK i poprosić o wyjaśnienie czy uszczegółowienie zagadnienia. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której udzielenie informacji wiązałoby się z przesłaniem dużej liczby dokumentów, np. w przypadku prowadzonych przez UOKiK badań rynku. Na stronie internetowej UOKiK zostały zamieszczone informacje wyjaśniające kilka kwestii mogących budzić wątpliwości przy wypełnianiu ankiet związanych z badaniami rynku>>
Oryginał czy kopia
UOKiK często prosi także o przesłanie dokumentów, np. umów czy regulaminów. Należy wtedy pamiętać, że jeśli wysyłamy kopię takiego dokumentu, to musi być ona potwierdzona za zgodność z oryginałem, np. przez adwokata, radcę prawnego czy notariusza.
Zgodnie z zasadą praworządności i celowości działania administracji publicznej, na której opiera się postępowanie administracyjne, żądane przez prezesa UOKiK informacje i dokumenty nie mogą być oczywiście nieprzydatne do celów postępowania. Zasada proporcjonalności działań organu administracji nakazuje, aby informacje żądane na podstawie art. 50 ust. 1 ustawy były faktycznie konieczne (niezbędne) do prowadzonego przezeń postępowania oraz istotne dla jego końcowego wyniku. Jednak przedsiębiorca nie może odmówić udzielenia żądanej informacji, nawet gdy uważa, że nie jest ona w sprawie konieczna. W takiej sytuacji ewentualnej weryfikacji zakresu żądanych informacji i dokumentów pod kątem ich niezbędności może dokonać sąd rozpatrujący odwołanie od decyzji nakładającej karę pieniężną za niedopełnienie nałożonego obowiązku udzielenia żądanych informacji i dokumentów.
Konflikt interesów
Warto także wspomnieć o coraz częściej podnoszonym przez przedsiębiorców prawie do wolności od samooskarżania. Trybunał Sprawiedliwości wprawdzie orzekł, że nie można zmuszać przedsiębiorcy do dostarczenia odpowiedzi na pytania, które mogłyby wymagać przyznania się do naruszenia prawa (tj. prowadziły do samooskarżenia), to jednak nie może on odmówić przedstawienia faktów oraz dokumentów dotyczących tego naruszenia. Żądanie takich informacji jest bowiem uprawnione nawet w sytuacji, gdy są one obciążające i mogą zostać użyte dla stwierdzenia naruszenia prawa konkurencji (tak wynika z wyroku TSUE z 18 października 1989 r. w sprawie C-374/87 Orkem vs. Komisja).
TERMIN W WEZWANIU
Jest on zawsze wskazany w wezwaniu, a jego długość często zależy od ilości informacji, o które prosi UOKiK. Zdarzają się terminy trzydniowe, choć standardowo są to 2–3 tygodnie. Jeżeli w trakcie pracy nad odpowiedzią okaże się, że wskazany termin jest jednak za krótki, zalecany jest kontakt z UOKiK w sprawie uzgodnienia możliwości jego przedłużenia. Nie tylko brak odpowiedzi, lecz także udzielenie jej z opóźnieniem mogą bowiem skutkować nałożeniem kary, o czym poniżej.
OCHRONA DANYCH WRAŻLIWYCH
To jest jedna z tych kwestii, które bardzo często niepokoją przedsiębiorców. Przecież w każdym rodzaju działalności mamy do czynienia z takimi informacjami, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i których ujawnienie mogłoby spowodować wymierne straty finansowe. Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa znajduje się w art. 11 ust. 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.; dalej: u.z.n.k.). Jeżeli prezes UOKiK domaga się dostarczenia właśnie takich wrażliwych informacji, przedsiębiorcy niekiedy odmawiają, obawiając się, że dane te zostaną upublicznione choćby ze względu na zagwarantowanie czynnego udziału strony w postępowaniu czy prawo do dostępu do informacji.
Prawo złożenia wniosku
Warto zatem przypomnieć, że ustawa – w drodze wyjątku od ww. zasad – przewiduje możliwość złożenia przez przedsiębiorcę będącego stroną postępowania (czy innego przedsiębiorcę wezwanego przez prezesa UOKiK do przekazania określonych informacji lub dokumentów) wniosku o ograniczenie prawa wglądu do materiału dowodowego znajdującego się w aktach sprawy. Przedsiębiorca, składając taki wniosek do prezesa UOKiK, musi jednak pamiętać o kilku zasadach:

aby określone informacje mogły zostać uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa i mogły skorzystać z przysługującej im ochrony, nie mogą być ujawnione do wiadomości publicznej, muszą one stanowić informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą (np. plany techniczne, listy klientów, metody kontroli jakości towarów i usług, sposób organizacji pracy). Jeśli zatem informacje nie będą mieć co najmniej minimalnej wartości ekonomicznej (tj. wykorzystanie tych informacji pozwoli innemu przedsiębiorcy zaoszczędzić wydatki lub zwiększyć zyski) nie zostaną one uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa, przedsiębiorca musi wykazać, że podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Jeśli takie działania nie zostały podjęte, oznacza to zgodę na to, aby dostęp do informacji miał nieograniczony krąg osób.

Aby wyjść naprzeciw licznym pytaniom przedsiębiorców, w jaki sposób należy taki wniosek złożyć, w marcu 2017 r. UOKiK opublikował na stronie internetowej „Informację o sposobie składania wniosków o ograniczenie prawa wglądu w postępowaniach”. Jej podstawowym celem jest wyjaśnienie, w jaki sposób prawidłowo składać wnioski o ograniczenie prawa wglądu, tak aby zapewnić ich sprawne rozpatrzenie i załatwienie, bez zbędnego wydłużania prowadzonego postępowania.
Zobowiązani do tajemnicy
Należy także zwrócić uwagę na zapis art. 71 u.o.k.k., który zobowiązuje pracowników UOKiK do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, jak również innych informacji podlegających ochronie na podstawie odrębnych przepisów, o których powzięli wiadomość w toku postępowania. Informacje pozyskane w trakcie postępowania co do zasady nie mogą być wykorzystane w innych postępowaniach prowadzonych na podstawie odrębnych przepisów, przy czym są tu pewne wyjątki, np. dotyczące organów ścigania (art. 73 u.o.k.k.).
SANKCJE
Jak już wspomniano wyżej, żądanie prezesa UOKiK oparte na art. 50 ust. 1 u.o.k.k. jest dla przedsiębiorcy wiążące. W przeciwnym razie naraża się na karę pieniężną w wysokości stanowiącej równowartość do 50 000 000 euro (art. 106 ust. 2 pkt 2 u.o.k.k.).
Jakie konsekwencje i za co
Kara ta może być konsekwencją:

nieudzielenia wnioskowanych informacji, przy czym chodzi tutaj nie tylko o wyraźną odmowę przedsiębiorcy przekazania informacji czy o brak odpowiedzi (milcząca odmowa), lecz także o sytuację, w której przedsiębiorca przekazuje informację, ale z opóźnieniem, tj. po upływie terminu wskazanego w piśmie prezesa UOKiK (por. poniżej), udzielenia informacji nieprawdziwych (tzn. niezgodnych ze stanem faktycznym, nierzetelnie sporządzonych) lub wprowadzających w błąd.

Nie tylko umyślne
Kara pieniężna stanowi sankcję za choćby nieumyślne naruszenie (niedotrzymanie) obowiązku natury procesowej, tj. udzielenia informacji niezbędnych dla wszczęcia i prowadzenia przez UOKiK postępowania.
W piśmiennictwie podkreśla się, że kara za nieudzielenie informacji ma charakter:

represyjny (nakładana jest za naruszenie ustawowego obowiązku udzielenia informacji), prewencyjny (ma zapobiegać podobnym naruszeniom w przyszłości i zniechęcić do naruszania prawa zarówno przedsiębiorcę, który nie spełnił omawianego obowiązku, jak i innych przedsiębiorców).

Zagrożenie nią nadaje jej charakter dyscyplinujący, gdyż istnieje potencjalna możliwość jej nałożenia, co przedsiębiorca powinien uwzględnić, gdyby chciał się uchylić od ustawowego obowiązku udzielania informacji. Ponadto jej nałożenie może spełniać także funkcję edukacyjną, gdyż stanowi jeden z elementów uświadamiania przedsiębiorców co do ich ustawowych obowiązków.
Uznaniowy charakter
Wymierzenie kary pieniężnej ma charakter uznaniowy, na co wskazuje sformułowanie, że prezes UOKiK może ją nałożyć. Jak pokazuje jednak praktyka, prezes UOKiK – aby zniechęcić przedsiębiorców do nieprzestrzegania obowiązku udzielania informacji – często z tego uprawnienia korzysta. [RAMKI 1 I 2]
Wyjaśnić należy, że przedsiębiorca nie może się skutecznie zasłaniać nieprawidłowościami w procesie obiegu korespondencji. Sposób organizacji pracy, rejestrowanie i obieg korespondencji czy nienależyte wypełnianie obowiązków przez pracowników stanowią wewnętrzną sprawę przedsiębiorcy, za którą ponosi on pełną odpowiedzialność (art. 40 i 45 k.p.a.).
Tak więc jeżeli następnym razem do firmy trafi list z UOKiK, nie warto zwlekać z jego otwarciem i przygotowaniem odpowiedzi na zadane pytania.
RAMKA 1
Co powiedział Sąd Najwyższy?
SN w wyrokach potwierdził, że nałożenie na przedsiębiorcę kary pieniężnej możliwe jest nie tylko wtedy, gdy przedsiębiorca w ogóle nie udzielił żądanych informacji. Kara taka może zostać także nałożona, gdy:
● informacja została udzielona z opóźnieniem, już po wszczęciu postępowania w sprawie nałożenia kary pieniężnej (wyrok SN z 7 kwietnia 2004 r., sygn. akt III SK 31/04),
● informacja została udzielona z opóźnieniem, choć jeszcze przed wszczęciem postępowania w sprawie nałożenia kary pieniężnej (wyrok SN z 20 kwietnia 2017 r., sygn. akt III SK 29/16).
RAMKA 2
Wysokość kar w praktyce
W praktyce rozpiętość nakładanych przez prezesa UOKiK kar jest duża. Ich wysokość zależy od bardzo wielu czynników. Uwzględniając fakt, że kara powinna spełnić funkcję represyjną, jednym z nich jest na pewno wielkość obrotów danego przedsiębiorcy. Można wymienić także uprzednie naruszenia ustawy czy stopień zawinienia (np. brak reakcji przedsiębiorcy na dwukrotne żądanie nadesłania informacji można odczytać jako lekceważący stosunek do obowiązującego prawa).
Przykładowo w 2017 r. prezes UOKiK nałożył na przedsiębiorców z tego tytułu kary w wysokości 5000 zł (decyzja nr RKT 2/2017), 6000 zł (decyzja nr RKT 7/2017), ale w roku 2016 były i takie decyzje, gdy kary wyniosły: 10 000 zł (decyzje nr RKR 7/2016, RPZ 3/2016, RKR 8/2016), 25 569 zł (decyzja nr RWA 10/2016) czy nawet 42 615 zł (decyzja nr RŁO 7/2016).