Subskrybuj nas na Youtube
Pod koniec ubiegłego roku Urząd Komisji Nadzoru Finansowego wysyłał do jednostek zaufania publicznego ankiety. Zawierały one pytania m.in. o sposób weryfikacji przez organy statutowe wymogu niezależności członków komitetu audytu. Okazuje się, że urząd planuje iść za ciosem i jako jeden z priorytetów na ten rok stawia sobie przeprowadzenie kontroli w spółkach pod kątem prawidłowego wypełniania obowiązków z ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. UKNF przypomina, że sankcje za naruszenie przepisów są surowe. To kary finansowe do 10 proc. rocznych przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz zakaz pełnienia funkcji członka zarządu bądź innego organu zarządzającego przez okres od roku do trzech lat.
PROBLEM: 21 października 2017 r. upłynął czteromiesięczny okres przejściowy dla spółek giełdowych i innych jednostek zainteresowania publicznego na dostosowanie się do nowych przepisów dotyczących składu komitetu audytu. Obowiązki wprowadziła obowiązująca od 21 czerwca 2017 r. nowa ustawa z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. poz. 1089; dalej: ustawa). Podmioty były obowiązane powołać taki organ lub dostosować skład już funkcjonującego do wymogów określonych w ustawie. Jednak praktyka pokazuje, że wiele ze spółek ma problemy z wypełnieniem obowiązku i interpretacją przepisów. Jest wiele wątpliwości, m.in. kto i jak powinien zweryfikować niezależność osób zasiadających w komitecie, jak udokumentować działania weryfikujące. Tymczasem naruszenie przepisów dotyczących m.in. funkcjonowania i składu komitetu obarczone jest dotkliwymi sankcjami – wobec spółki, jak i wobec osób pełniących funkcje w ich organach – które nakłada Komisja Nadzoru Finansowego. A KNF w ostatnim okresie przystąpiła do działań: w listopadzie wystosowała do firm ankietę. Z planów kontroli na 2018 r. można zaś wyczytać, że planowane są dalsze działania mające na celu weryfikację prawidłowości wypełnienia obowiązku. Jeżeli zatem spółki zobowiązane nie dostosowały składów komitetów audytu do przepisów, to najwyższy czas na nadrobienie zaległości.
Komitety audytu nie są w polskim porządku prawnym nowością – już od wielu lat działają w spółkach akcyjnych, głównie publicznych. W znacznej części zostały wyodrębnione w ramach rad nadzorczych i podejmują działania związane ze sprawozdawczością zarządczą i finansową, współpracują z biegłymi rewidentami i nadzorem wewnętrznym, a także go kontrolują. Do tej pory ustawodawca w szerokim zakresie umożliwiał powierzenie funkcji komitetu audytu radzie nadzorczej. Wraz z wejściem w życie ustawy zostało to jednak mocno ograniczone.
ZMIENIONE WYMOGI
Nowa regulacja odnosi się do jednostek zaufania publicznego (JZP) – są nimi głównie spółki giełdowe, a także wiele jednostek sektora finansowego (m.in. banki, otwarte fundusze emerytalne, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji, otwarte fundusze inwestycyjne itd.). W zamierzeniu ustawodawcy przez zwiększenie kwalifikacji osób zasiadających w komitetach audytu organy te mają stać się bardziej kompetentne. Przydzielono im więcej zadań do wykonania, a zwiększono odpowiedzialność członków. Ci ostatni po zmianach nadal są wybierani spośród członków rady nadzorczej, jednakże muszą spełniać bardziej wygórowane kryteria.
Komitet audytu powinien liczyć co najmniej trzech członków. Pełnienie funkcji komitetu audytu może zostać powierzone całej radzie nadzorczej jedynie w przypadku mniejszych jednostek, które na koniec danego roku obrotowego oraz na koniec roku obrotowego poprzedzającego dany rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
1) 17 000 000 zł jako sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
2) 34 000 000 zł jako przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
3) 50 osób jako średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Większość członków komitetu (czyli minimum dwóch przy trzyosobowym komitecie) musi spełniać nowe wymogi niezależności. Dodatkowo niezależny musi być przewodniczący komitetu. Poprzednio wystarczyło, że w pracach komitetu uczestniczyła jedna osoba niezależna.
Ustawa wprowadza nową definicję niezależności. Dotychczas katalog określający przesłanki niezależności był węższy niż lista przesłanek zawartych w załączniku II do Zalecenia Komisji Europejskiej z 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej) (2005/162/WE; Dz.Urz. UE z 2005 r. L 52, s. 51). Do zalecenia tego od wielu lat odsyłają Dobre praktyki spółek notowanych na GPW (dokument wydany przez Radę Giełdy), jednakże samo w sobie nie podlega ono bezpośredniemu stosowaniu w polskim porządku prawnym i spółki mogły go nie stosować. Obecnie kryteria te zostały włączone do przepisów o randze ustawowej.
Niezależnymi nie są m.in. osoby pełniące funkcję w zarządzie spółki w ciągu ostatnich pięciu lat, licząc od dnia powołania, będące pracownikami spółki w ciągu ostatnich trzech lat (z wyjątkiem członków rady nadzorczej powołanych przez pracowników) czy też pełniące funkcję członka rady nadzorczej JZP dłużej niż 12 lat. Przesłanki niezależności obejmują także pełnienie funkcji w innych spółkach z grupy kapitałowej JZP oraz podmiotach utrzymujących istotne stosunki gospodarcze z JZP. [ramka] Te nowe wymogi mają również duży wpływ na inne procesy decyzyjne: spółki i ich akcjonariusze muszą o nich pamiętać przy doborze członków rady nadzorczej.
W komitecie audytu przynajmniej jeden członek powinien mieć kwalifikacje w dziedzinie rachunkowości lub rewizji finansowej. Ponadto wprowadzono wymóg, by członkowie komitetu (co najmniej jeden) mieli wiedzę i umiejętności z zakresu branży, w której dana spółka działa.
WYSOKIE KARY
Co w przypadku, jeżeli spółka nie spełni wymogów co do niezależności członków komitetu audytu? Za naruszenia przepisów ustawy lub rozporządzenia Parlamentu i Rady nr 537/2014 z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 158, s. 77) KNF może nałożyć kary administracyjne. Tak będzie m.in. w przypadku, gdy spółka, członkowie jej zarządu lub innego organu zarządzającego albo rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego, bądź komitetu audytu nie przestrzegają przepisów dotyczących powołania, składu i funkcjonowania komitetu audytu.
Możliwa jest kara pieniężna, a także zakaz pełnienia funkcji członka zarządu lub innego organu zarządzającego lub członka rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego w JZP przez osoby odpowiedzialne za naruszenie przepisów przez okres od roku do trzech lat. W przypadku JZP kara pieniężna może wynieść do 10 proc. przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów, osiągniętych przez nią w poprzednim roku obrotowym. W przypadku osoby fizycznej może to być do 250 tys. zł.
W zakresie przestrzegania przepisów dotyczących powołania, składu i funkcjonowania komitetu audytu odpowiedzialność odnosi się do członków rady nadzorczej (np. w przypadku utraty cech niezależności i braku ujawnienia tej okoliczności na potrzeby uzupełnienia składu komitetu audytu, utraty cechy posiadania odpowiednich kwalifikacji) oraz członków zarządu (np. w sytuacji zdekompletowania składu komitetu i rady nadzorczej oznaczającego konieczność zwołania nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu uzupełnienia członków rady o osoby z odpowiednimi kwalifikacjami).
JAK WYPEŁNIĆ OBOWIĄZEK
KNF, której ustawowym zadaniem jest monitorowanie przestrzegania przepisów dotyczących powołania, składu i funkcjonowania komitetu audytu albo rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego w przypadku powierzenia im funkcji komitetu audytu (art. 89 ust. 1 pkt 3 ustawy), w ostatnim okresie sprawnie przystąpiła do działania. Pod koniec 2017 r. wystąpiła do JZP o wypełnienie ankiety dotyczącej funkcjonowania komitetu audytu zawierającej pytania m.in. o weryfikację i sposób weryfikacji przez organy statutowe wymogu niezależności członków komitetu audytu. W ankiecie pyta m.in.:
● czy organy statutowe JZP dokonały weryfikacji niezależności członków komitetu audytu zgodnie z wymogami wymienionymi w art. 129 ust. 3 ustawy (prosi przy tym o wskazanie tych organów),
● w jaki sposób zweryfikowano wymogi niezależności członków komitetu audytu, wymienione w art. 129 ust. 3 ustawy.
Wątpliwość 1: Kto powinien zweryfikować niezależność?
Dość oczywiste wydaje się, że obowiązek ten spoczywa głównie na radzie nadzorczej, skoro członkowie komitetu audytu rekrutują się spośród członków rady nadzorczej. Rozwiązanie to jednak ma ten mankament, że przynajmniej w części członkowie rady mieliby sprawdzać sami siebie.
Z pomocą przychodzą Dobre praktyki spółek notowanych na GPW, które przewidują w Zasadzie II Z.5, że: „Członek rady nadzorczej przekazuje pozostałym członkom rady oraz zarządowi spółki oświadczenie o spełnianiu przez niego kryteriów niezależności określonych w zasadzie II.Z.4” (odwołującej się do załącznika II do Zalecenia Komisji Europejskiej z 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady [nadzorczej]). Zasady te stosowane są przez większość spółek giełdowych. Częstokroć analogiczne postanowienia znajdują się również w regulaminach rad nadzorczych. Nawet jednak dla podmiotów niestosujących tej zasady czy dobrych praktyk w ogóle procedura weryfikacji z nich wynikająca może okazać się przydatną wskazówką.
Wątpliwość 2: Jak udokumentować działania?
Zgodnie z Zasadą II Z.6 Dobrych praktyk spółek notowanych na GPW rada nadzorcza ocenia, czy istnieją związki lub okoliczności, które mogą wpływać na spełnienie przez danego członka rady kryteriów niezależności. Ocena spełniania kryteriów niezależności przez członków rady nadzorczej powinna być zgodnie z Zasadą II.Z.10.2 zawarta w sprawozdaniu z działalności rady nadzorczej przedstawianym zwyczajnemu walnemu zgromadzeniu.
Skoro rada ocenia związki lub okoliczności, które mogą wpływać na spełnienie przez danego członka rady kryteriów niezależności, to logiczne, że w powyższej zasadzie zawiera się obowiązek zbadania przez radę, czy dany członek rady będący jednocześnie członkiem komitetu audytu spełnia kryteria niezależności wymagane przez art. 129 ust. 3 ustawy. Podstawą w tym zakresie powinno być złożone przez danego członka oświadczenie i jego weryfikacja, np. przez uzyskanie dokumentów źródłowych i ich analizę pod kątem ewentualnego wystąpienia którejkolwiek z ww. przesłanek. Zalecane jest przy tym, aby rada nadzorcza miała sprecyzowaną procedurę weryfikacji kryteriów niezależności, w tym także pod kątem członkostwa w komitecie audytu. Procedura ta powinna być przyjęta uchwałą rady nadzorczej.
Dokonanie weryfikacji powinno mieć potwierdzenie w stosownej uchwale rady. Członek rady, którego weryfikacja dotyczy, powinien powstrzymać się od głosowania w tej sprawie – jeśli regulacje w tym względzie nie wynikają z regulaminu rady nadzorczej, to warto je zawrzeć co najmniej w uchwale określającej procedurę weryfikacji.
Jeśli pojawią się wątpliwości, to rada powinna przedstawić je zarządowi, sugerując zwołanie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu dokonania zmian personalnych w radzie nadzorczej i opisać je w sprawozdaniu rocznym lub (w szczególności przy bierności zarządu) skorzystać z uprawnienia przewidzianego w art. 399 par. 2 kodeksu spółek handlowych i samodzielnie zwołać nadzwyczajne walne zgromadzenie.
Wątpliwość 3: Czy tylko rada nadzorcza?
Weryfikacji niezależności członków komitetu audytu zgodnie z wymogami wymienionymi w art. 129 ust. 3 ustawy nie powinna dokonywać wyłącznie rada nadzorcza. Działanie rady nadzorczej nie powinno wykluczać podjęcia określonych czynności przez zarząd, w szczególności gdy ma on wiedzę, że istnieją związki lub okoliczności, które mogą wpływać na niespełnienie przez danego członka komitetu audytu kryteriów niezależności.
Członkowie zarządu otrzymują w spółkach stosujących Zasadę II Z.5 Dobrych praktyk oświadczenie o spełnianiu przez danego członka rady kryteriów niezależności. Nie sposób przyjąć, że jest ono składane zarządowi tylko „do wiadomości”. Jeśli oświadczenie danego członka rady będącego jednocześnie członkiem komitetu audytu budzi wątpliwości zarządu, to właściwe jest wystąpienie przez zarząd do rady o przeprowadzenie weryfikacji, a nawet zwołanie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu dokonania zmian personalnych w radzie nadzorczej (co następnie będzie miało przełożenie na skład komitetu audytu).
Zebrani na walnym zgromadzeniu akcjonariusze powinni mieć wiedzę, jakich kandydatów mogą zgłosić i wybrać do rady nadzorczej, aby spełniali ustawowe kryteria, w tym kryterium niezależności (odpowiedzialność za udzielenie informacji spoczywa przede wszystkim na zarządzie). Zasadne i pożądane jest składanie przez kandydatów do rady nadzorczej stosownych oświadczeń o spełnianiu kryteriów.
CO JEŚLI SPÓŁKA NIE PODJĘŁA DZIAŁAŃ
Jeśli spółka nie przeprowadziła właściwie wymaganych działań dostosowawczych, to powinna zrobić to jak najszybciej. Od momentu uruchomienia procedur do ich zwieńczenia może upłynąć nieco czasu, jednakże samo podjęcie działań ma znaczenie chociażby w kontekście sankcji dla poszczególnych osób. Ustalając rodzaj i wymiar kary nakładanej na spółkę lub osoby, KNF powinna uwzględniać w szczególności: wagę naruszenia i czas jego trwania, stopień przyczynienia się do jego powstania. Jeżeli JZP i członkowie jej organów będą w stanie wykazać, że podejmują określone działania i procedury zostały uruchomione, a opóźnienie wynika z przyczyn natury obiektywnej i jest niewielkie, to wysokość kary można istotnie ograniczyć, a nawet jej uniknąć. Upływ czteromiesięcznego terminu przejściowego nie powinien zniechęcać do podejmowania działań, wręcz przeciwnie – procedury warto zintensyfikować i jak najszybciej zakończyć.
Jakie są kryteria niezależności
Zgodnie z art. 129 ust. 3 ustawy z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym uznaje się, że członek komitetu audytu jest niezależny od danej jednostki zainteresowania publicznego, jeżeli spełnia następujące kryteria:
1) nie należy ani w okresie ostatnich pięciu lat od dnia powołania nie należał do kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym nie jest ani nie był członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej;
2) nie jest ani nie był w okresie ostatnich trzech lat od dnia powołania pracownikiem danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej, z wyjątkiem sytuacji gdy członkiem komitetu audytu jest pracownik nienależący do kadry kierowniczej wyższego szczebla, który został wybrany do rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego danej jednostki zainteresowania publicznego jako przedstawiciel pracowników;
3) nie sprawuje kontroli w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 lit. a–e ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2342) lub nie reprezentuje osób lub podmiotów sprawujących kontrolę nad daną jednostką zainteresowania publicznego;
4) nie otrzymuje lub nie otrzymał dodatkowego wynagrodzenia, w znacznej wysokości, od danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej, z wyjątkiem wynagrodzenia, jakie otrzymał jako członek rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego, w tym komitetu audytu;
5) nie utrzymuje ani w okresie ostatniego roku od dnia powołania nie utrzymywał istotnych stosunków gospodarczych z daną jednostką zainteresowania publicznego lub jednostką z nią powiązaną, bezpośrednio lub będąc właścicielem, wspólnikiem, akcjonariuszem, członkiem rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego, lub osobą należącą do kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego podmiotu utrzymującego takie stosunki;
6) nie jest i w okresie ostatnich 2 lat od dnia powołania nie był:
a) właścicielem, wspólnikiem (w tym komplementariuszem) lub akcjonariuszem obecnej lub poprzedniej firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie sprawozdania finansowego danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej lub
b) członkiem rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego obecnej lub poprzedniej firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie sprawozdania finansowego danej jednostki zainteresowania publicznego, lub
c) pracownikiem lub osobą należącą do kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego obecnej lub poprzedniej firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie sprawozdania finansowego danej jednostki zainteresowania publicznego lub jednostki z nią powiązanej, lub
d) inną osobą fizyczną, z której usług korzystała lub którą nadzorowała obecna lub poprzednia firma audytorska, lub biegły rewident działający w jej imieniu;
7) nie jest członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego jednostki, w której członkiem rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego;
8) nie jest członkiem rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego danej jednostki zainteresowania publicznego dłużej niż 12 lat;
9) nie jest małżonkiem, osobą pozostającą we wspólnym pożyciu, krewnym lub powinowatym w linii prostej, a w linii bocznej do czwartego stopnia – członka zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego lub osoby, o której mowa w pkt 1–8;
10) nie pozostaje w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z członkiem zarządu lub innego organu zarządzającego danej jednostki zainteresowania publicznego lub osobą, o której mowa w pkt 1–8.