Zgodnie z umową naszej spółki z o.o. jej zarząd jest trzyosobowy oraz może być wybierany przez wspólników spośród udziałowców, a także osób pochodzących spoza ich grona. Z uwagi na rozkład głosów między udziałowcami zmiana tych kryteriów wymaga konsensusu. Pierwszy skład zarządu tworzyli wspólnicy, ale ich kadencja dobiega właśnie końca. Osoby te nie wyrażają woli dalszego piastowania funkcji. Wspólnicy mają problem ze znalezieniem aż trzech menedżerów zainteresowanych powołaniem do zarządu spółki na kolejną kadencję. Jednocześnie udziałowcy pragną należycie zabezpieczyć się przed wyborem osób nieposiadających odpowiednich kompetencji i doświadczenia w zarządzaniu spółką. Ponadto nie wykluczają, że w następnych latach powrócą do koncepcji zarządu wieloosobowego.
Czy istnieją mechanizmy pozwalające na pogodzenie wskazanych wymogów, tj. wprowadzenie większej elastyczności w określaniu liczby członków zarządu spółki w danej kadencji, a także gwarantujące wybór spośród kandydatów spełniających wcześniej ustalone kryteria?
Reklama
Kodeks spółek handlowych pozwala na dostosowanie umowy państwa spółki z o.o. do obu przedstawionych w pytaniu założeń. W uelastycznieniu procedury wyboru nowego zarządu w spółce, w tym w zakresie liczby członków tego organu, a także stawianych im wymagań, pomóc może instytucja zarządu widełkowego oraz dodatkowo wprowadzenie postępowania kwalifikacyjnego poprzedzającego głosowanie nad poszczególnymi kandydatami.

Reklama
Widełkowe rządy
Zacznijmy od omówienia kwestii, czy możliwe jest wprowadzenie zmiennej liczby osób w zarządzie.
Ustawodawca co do zasady nie wymaga, aby umowa spółki w sposób sztywny wskazywała liczbę członków zarządu. Kodeks spółek handlowych (dalej: k.s.h.) stanowi jedynie, że zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków (art. 201 par. 2 k.s.h.). Pozostałe kwestie pozostawia do uregulowania wspólnikom danej spółki.
Coraz częściej spotykanym rozwiązaniem w konstruowaniu umów spółek handlowych jest wprowadzanie zapisu, który określa liczbę członków organu zarządzającego w sposób widełkowy. Efekt taki uzyskuje się przez wprowadzenie zapisu, w myśl którego zarząd spółki powinien liczyć co najmniej określoną w umowie liczbę członków i jednocześnie nie więcej aniżeli ona przewiduje.
Przykładowo taka klauzula w umowie spółki, w najprostszym wariancie, może brzmieć: „Zarząd spółki liczy od jednego do trzech członków zarządu”.
Umowa spółki może także precyzować sposób wyboru poszczególnych piastunów tego organu, długość ich kadencji, a także to, czy zarząd powoływany jest na okres wspólnej kadencji. Ten ostatni zapis oznacza, że mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu (np. na miejsce członka zarządu, który zrezygnował albo został odwołany) wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu. Z braku stosownych postanowień umowy spółki zastosowanie znajdują przepisy kodeksu spółek handlowych (zob. art. 201–211 k.s.h.).
Najczęściej w praktyce umowa spółki poprzestaje na zapisach ogólnych, nie precyzując, jak należy postępować przy wyborach zarządu, którego liczba członków została zapisana w umowie w sposób widełkowy. W tego typu przypadkach, aby uniknąć późniejszych wątpliwości interpretacyjnych, należy w pierwszej kolejności określić liczbę członków zarządu, która ma tworzyć ten organ w bieżącej kadencji. O ile umowa spółki nie stanowi inaczej, dokonuje tego organ albo osoba uprawniona do powołania zarządu. Najczęściej zatem określenie to następować będzie w drodze uchwały wspólników. [WZÓR]
W drugim kroku natomiast wybierani są poszczególni członkowie zarządu spółki. Należy przy tym pamiętać, że wybór powinien być dokonywany indywidualnie oraz w głosowaniu tajnym (art. 247 par. 2 k.s.h.). Jeżeli w zarządzie spółki wyróżnia się odmienne funkcje, np. prezesa zarządu, wiceprezesa zarządu oraz członka zarządu – uchwały o wyborze powinny wskazywać, na jakie konkretnie stanowisko dana osoba jest powoływana, chyba że w umowie spółki wskazany został odmienny mechanizm przydziału stanowisk w jej zarządzie.
Wymogi wobec kandydatów
Drugie pytanie czytelnika dotyczyło możliwości uregulowania wymagań, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. Prawo spółek zna kilka stosownych instytucji. Odnotować jedynie należy, że dwie z nich ustawodawca zdecydował się wprowadzić wprost do kodeksu spółek handlowych. Co prawda przeznaczono je głównie dla spółek z udziałem Skarbu Państwa, niemniej ustawa nie ogranicza kręgu podmiotów, które mogą z nich korzystać (zob. art. 201 par. 5 oraz art. 2011 k.s.h.). Na marginesie należy wskazać, że obie z opisanych niżej procedur możliwe były do stosowania także przed 1 stycznia 2017 r., tj. datą dodania ww. przepisów, które jedynie taką możliwość wprost potwierdzają.

Pierwsza z instytucji, zapisana w art. 201 par. 5, pozwala na określenie w uchwale wspólników lub w umowie spółki wymogów stawianych kandydatom na stanowisko w zarządzie spółki. Użycie spójnika „lub” każe przyjąć, że regulacja ta może być zamieszczona w całości w jednym ze ww. aktów korporacyjnych bądź też zostać rozdzielona pomiędzy oba. W tym ostatnim przypadku w umowie spółki należałoby oczekiwać regulacji o bardziej ogólnym charakterze, która podlega uszczegółowieniu w uchwale wspólników. Pierwsza ze wskazanych w przepisie możliwości zapewnia większą elastyczność w określaniu oraz zmianie tych kryteriów. Druga natomiast, z uwagi na procedurę zmiany umowy spółki, ma charakter bardziej gwarancyjny i nie pozwala na szybką zmianę wymagań stawianych kandydatom. Należy bowiem pamiętać, że zmiana umowy spółki wchodzi w życie dopiero z chwilą wpisania tego faktu do rejestru przedsiębiorców KRS. Opcja trzecia to próba kompromisu pomiędzy dwiema skrajnymi możliwościami. [PRZYKŁAD] Druga z możliwości, określona w art. 2011 k.s.h. zakłada, że członek zarządu jest powoływany przez radę nadzorczą po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego. W takim wypadku uchwała wspólników lub umowa spółki mogą określać szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego na stanowisko członka zarządu.

Niemniej kodeks spółek handlowych nie zabrania, a zasada swobody umów dopuszcza, aby w umowie spółki bądź uchwale wspólników został określony model postępowania kwalifikacyjnego do zarządu spółki, w którym nie uczestniczy rada nadzorcza. Ostatni ze wskazanych organów nie występuje bowiem powszechnie w spółkach z o.o.
PRZYKŁAD
Postanowienie w umowie spółki określające sposób wyboru władz
1. Zarząd spółki jest wybierany spośród kandydatów spełniających następujące wymagania:
a) spełniają kryteria wskazane w art. 18 kodeksu spółek handlowych,
b) pełnili dotychczas funkcję członka zarządu spółki kapitałowej przez okres co najmniej trzech lat,
c) nie zostali skazani za jakiekolwiek przestępstwo popełnione z winy umyślnej.
2. Oceny spełnienia przez kandydatów warunków wskazanych w ust. 1 dokonuje dwuosobowa komisja powołana uchwałą wspólników spośród ich grona. Komisja przekazuje pozostałym wspólnikom informację o spełnieniu albo braku spełnienia ww. warunków przez poszczególnych kandydatów.
3. Wybór kandydata na stanowisko w zarządzie spółki jest możliwy tylko spośród osób spełniających wymagania wskazane w ust. 1.
Wzór. Uchwała określająca liczebność zarządu
Uchwała nr 1
Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników
ABC spółka z o.o. z siedzibą w Warszawie
z 10 października 2017 r.
w przedmiocie określenia liczby członków zarządu spółki
1. Wspólnicy określają, że w kadencji zarządu rozpoczynającej się 11 października 2017 r., liczba członków zarządu ABC spółka z o.o. wynosić będzie dwie osoby.
2. Uchwała wchodzi w życie z dniem powzięcia.
Podstawa prawna
Art. 201–211 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1577 ze zm.).