Już za tydzień przedsiębiorcy chcący ubiegać się o zamówienia publiczne powyżej progów unijnych będą musieli składać oferty via internet. To organizator przetargu zdecyduje, czy będą to robić za pośrednictwem którejś z platform komercyjnych, czy też przygotowanego przez Urząd Zamówień Publicznych miniPortalu. Można się spodziewać, że większość instytucji skorzysta z tego ostatniego narzędzia, bo jest ono darmowe. Jako rozwiązanie tymczasowe (do czasu oddania systemu e-Zamówienia) nie jest zbytnio rozbudowane i ogranicza się do szyfrowania ofert, ich składania i prowadzenia korespondencji.

Część odpowiedzialnych za zamówienia uważa to jednak za atut. Jak przekonywali na zorganizowanej wczoraj przez UZP prezentacji miniPortalu, dzięki temu jest on intuicyjnie prosty w użytkowaniu. Komercyjne portale zakupowe oferują dużo bardziej zaawansowane funkcjonalności, ale przez to wymagają większej wprawy.

Bez e-przepisu firma nie złoży oferty

Bez e-przepisu firma nie złoży oferty

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Ryzyko awarii

Największe obawy uczestników rynku zamówień publicznych budzą ewentualne przerwy w działaniu miniPortalu. Nie chodzi zresztą o samo to narzędzie, co o ePUAP, na którym się opiera. Nie jest specjalnym zaskoczeniem, że awarie się zdarzają. Co będzie, jeśli uniemożliwi to złożenie oferty?

Hubert Nowak pełniący obowiązki prezesa UZP przyznaje, że takich sytuacji nie da się wykluczyć. Jeśli zamawiającym wystarczy czasu, to powinni wówczas przedłużyć termin na składanie ofert, co jednak wymagać będzie zmiany ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeśli nie, to prawdopodobnie konieczne będzie unieważnienie całego przetargu i rozpoczęcie go na nowo.

– Przede wszystkim zachęcam jednak wykonawców, by nie składali ofert na ostatnią chwilę. Nie chodzi tu tylko o ewentualne awarie ePUAP. Praktyka pokazuje, że kłopoty może sprawiać również podpis elektroniczny, czego sami doświadczyliśmy w UZP – mówi Hubert Nowak.

– To nie jest zresztą wyłącznie problem polski. Komisja Europejska otrzymuje sygnały na temat problemów z e-podpisem także z innych państw i zastanawia się nawet nad alternatywnymi formami weryfikacji tożsamości – dodaje.

Elektroniczny podpis kwalifikowany będzie niezbędny do złożenia oferty. Co ważne, należy nim podpisać poszczególne wymagane dokumenty, a nie ostateczny, skompresowany plik, w którym znajdą się wszystkie dokumenty i oferta. Ten będzie natomiast szyfrowany, tak aby zamawiający nie mógł go otworzyć przed czasem.

Jak wygląda cała procedura? Organizator przetargu najpierw musi ogłosić zamówienie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (DUUE), a następnie na swej stronie internetowej (najczęściej BIP). Dopiero potem dodaje formularz postępowania w miniPortalu, a system generuje do niego klucz publiczny niezbędny do zaszyfrowania oferty. W postępowaniach dwuetapowych (np. przetarg ograniczony) będą to dwa klucze – pierwszy do złożenia wniosków o udział w postępowaniu, drugi do złożenia ofert.

– Zachęcam zamawiających, aby na swych stronach internetowych zamieszczali te klucze, a także identyfikatory postępowań, bo dzięki temu wykonawcy będą mieli ułatwione zadanie – przekonuje Krzysztof Fijołek, dyrektor Biura Organizacyjno-Finansowego UZP.

Wysyp przetargów

Firma chcąca wystartować w przetargu, a w zasadzie reprezentująca ją osoba, musi posiadać konto ePUAP. Z miniPortalu pobiera specjalną aplikację (według zapewnień UZP działa ona pod różnymi systemami) do szyfrowania ofert. Sama procedura szyfrowania jest banalnie prosta – wystarczy wybrać plik, wskazać identyfikator postępowania i klucz publiczny.

Tak zaszyfrowany plik jest przesyłany na skrzynkę podawczą zamawiającego. Nie może być większy niż 150 mb.

– Nie ma jednak przeszkód, żeby podzielić ofertę i przesłać ją w dwóch lub trzech odrębnych plikach – zapewnia Krzysztof Fijołek.

Aby odczytać plik z ofertą, zamawiający musi najpierw podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Dopiero wówczas pobiera klucz prywatny i otwiera przesłane pliki.

Choć cała procedura nie wydaje się zbyt skomplikowana, wielu zamawiających woli nie ryzykować i stara się wszcząć jak najwięcej przetargów przed 18 października. W pierwszych dniach października w DUUE ukazało się prawie tysiąc ogłoszeń z Polski, a więc ponad połowa tego, co zazwyczaj jest publikowane w ciągu całego miesiąca. Prawdziwego wysypu przetargów można się jednak spodziewać dopiero w najbliższych dniach.

– Część zamawiających może się jednak przeliczyć, gdyż sądzi, że wystarczy do 17 października przesłać ogłoszenie. Tymczasem decydująca jest nie data jego przesłania, tylko moment publikacji w DUUE, a to zajmuje od trzech do pięciu dni. Jeśli ktoś wyśle ogłoszenie 17 października, to praktycznie pewne jest, że będzie musiał prowadzić postępowanie przez internet – ostrzega Artur Wawryło, ekspert Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.