Zasady prowadzenia badań statystycznych wyznacza ustawa o statystyce publicznej (Dz.U. z 1995 r. nr 88, poz. 439 ze zm.). Jej art. 30 ust. 1 pkt 3 nakłada na podmioty gospodarki narodowej obowiązek przekazywania nieodpłatnie danych dotyczących prowadzonej działalności i jej wyników, zgodnie z programem badań statystycznych statystyki publicznej ustalonym na dany rok przez Radę Ministrów w drodze rozporządzenia. Zawartość programu badań statystyki publicznej jest co roku szeroko konsultowana z poszczególnymi grupami interesariuszy.
Roczne badanie (SP-3) najmniejszych przedsiębiorstw jest prowadzone przez GUS od 1991 r. Zapotrzebowanie na wyniki tego badania składa wielu użytkowników, dane te są również niezbędne do wypełniania zobowiązań informacyjnych w zakresie i terminach nałożonych zarówno przez prawo krajowe, jak i międzynarodowe. Zakres formularza jest co roku dyskutowany i dostosowywany do potrzeb użytkowników, w tym także przedsiębiorstw i zrzeszających je organizacji. W miarę możliwości usuwane są pozycje, które już nie są niezbędne, a każde wystąpienie o poszerzenie formularza jest szczegółowo analizowane. W ostatnim roku, dzięki integracji ze sprawozdaniami PL (badanie panelowe nowo powstałych przedsiębiorstw), możliwe było znaczne ograniczenie pytań skierowanych do nowo powstałych podmiotów.
Dane zbierane od wylosowanych podmiotów na jednym formularzu SP-3 są wykorzystywane wtórnie w wielu badaniach statystycznych, stanowią podstawowe źródło informacji o mikroprzedsiębiorstwach, rodzajach prowadzonej przez nie działalności i jej rozmieszczeniu terytorialnym, a także ich wynikach ekonomiczno-finansowych, zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Są też niezbędnym elementem rachunków narodowych i regionalnych, a na poziomie międzynarodowym – strukturalnej statystyki przedsiębiorstw.
Odnosząc się do wskazanego w artykule („Doroczny statystyczny absurd” – DGP 65/2016) problemu terminu składania sprawozdania SP-3, należy zwrócić uwagę, że terminy rozliczeń z urzędem skarbowym nie determinują momentu składania sprawozdań statystycznych. Ponadto, obowiązek rozliczenia się z urzędem skarbowym w terminie do 30 kwietnia spoczywa tylko na jednostkach prowadzących pełną rachunkowość lub podatkowe księgi przychodów i rozchodów. Duża część najmniejszych jednostek wypełniających sprawozdanie SP-3 rozlicza się, płacąc podatek w formie ryczałtowej, i dla tej grupy termin obowiązujący w rozliczeniach z urzędem skarbowym przypada na 31 stycznia. Jednostki te przekazują dane w bardzo ograniczonym zakresie, niewystarczającym z punktu widzenia analityków. Statystyka publiczna nie rozlicza ich z podatku dochodowego, lecz obserwuje zjawiska zachodzące w gospodarce. Mając świadomość, że prawo podatkowe nakłada na część przedsiębiorstw obowiązek rozliczania się w terminach późniejszych, wypełnienie obowiązku statystycznego przez jednostki sprawozdawcze jest ułatwione poprzez np. możliwość podania danych nieostatecznych. Przykładowo, w razie braku ostatniego rozliczenia z urzędem skarbowym, w pytaniu o podatek dochodowy możliwe jest podanie wysokości wpłaconych zaliczek.
Gdy to możliwe, GUS pozyskuje i wykorzystuje dane administracyjne. Jednak terminy dostępności danych administracyjnych nie zawsze umożliwiają zastąpienie nimi danych z formularzy statystycznych. Wykorzystanie wartości podatku VAT lub wartości podatku dochodowego jest niemożliwe z uwagi na zbyt późne terminy dostępności tych danych na potrzeby statystyki. Rejestracja działalności gospodarczej nie jest równoznaczna z rozpoczęciem działalności gospodarczej, a informacja o faktycznym podjęciu działalności nie jest dostępna w innych źródłach, choć zgłaszane jest na nią zapotrzebowanie użytkowników. Dane o gruntach i budynkach należących do przedsiębiorstw, znajdujące się w urzędach gmin, nie zawierają informacji o wartości tych środków trwałych ani o ich amortyzacji. Na podstawie źródeł administracyjnych nie można śledzić przepływu pomiędzy jednostkami majątku będącego podstawą do powstania przedsiębiorstwa.
GUS współpracuje z innymi organami administracji publicznej w sprawie wykorzystywania posiadanych przez nie danych, jednak konieczność zapewnienia informacji o odpowiedniej jakości i we wskazanych terminach powoduje, że wszelkie zmiany w sprawozdawczości mogą być dokonywane po zapewnieniu alternatywnych źródeł informacji. Dodatkowo pozyskanie najistotniejszych danych na jednym formularzu pozwala na otrzymanie spójnego obrazu tej zbiorowości, którego nie zapewniają źródła administracyjne.