Pracownik IJHARS, zanim przystąpi do działań kontrolnych, powinien się wylegitymować i doręczyć przedsiębiorcy upoważnienia do przeprowadzenia audytu. Problematyczna okazuje się jednak kwestia, kto jest właściwą osobą ze strony firmy do udziału w inspekcji. A to rzutuje na ważność tych działań. Artykuł 25 ust. 2 ustawy o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych (Dz.U. z 2001 r. nr 5, poz. 44 ze zm.) stanowi, że kontrola jakości w produkcji i w obrocie odbywa się w obecności kierownika kontrolowanej jednostki, a w razie jego nieobecności – osoby przez niego upoważnionej. Tyle że przepisy nie zawierają definicji kierownika kontrolowanej jednostki.

Beata Majchrzak, przedstawicielka inspekcji, zwraca jednak uwagę na zapis art. 27a, zgodnie z którym do kontroli przedsiębiorcy stosuje się przepisy rozdziału 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r. nr 16, poz. 1807 ze zm.) – dalej u.s.d.g. Zgodnie zaś z art. 79a ust. 9 u.s.d.g. „w razie nieobecności kontrolowanego przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej czynności kontrolne mogą być wszczęte po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi kontrolowanego”.
– Kierownik kontrolowanej jednostki to osoba, która zgodnie z przepisami określającymi ustrój jednostki jest odpowiedzialna za jej działalność i uprawniona do jej reprezentowania. Tym samym kontrola przeprowadzona w obecności prezesa, członka zarządu lub innej osoby upoważnionej do reprezentowania podmiotu jest kontrolą prawidłowo przeprowadzoną – dodaje specjalistka.
Daniel Szostek, wspólnik w Centrum Prawa Żywnościowego A. Szymecka-Wesołowska D. Szostek sp. j., tłumaczy, że to przedsiębiorca powinien zadbać, by w kontroli uczestniczył właściwy przedstawiciel.
– Nawet jeśli prezes nie jest kierownikiem danej jednostki ani osobą upoważnioną, działania kontrolne można uznać za ważne, gdy to prezes wziął udział w czynnościach. W sposób dorozumiany wziął bowiem na siebie pełnienie funkcji zapisanej w przepisach – wyjaśnia ekspert.
Magdalena Wawrzyniak, radca prawny w Food & Pharma Legal Wawrzyniak Zalewska Radcy Prawni sp. j., zwraca jednak uwagę na kwestię tego upoważnienia.
– Jeżeli rozpoczynając kontrolę, inspektor zostaje poinformowany, że nie ma kierownika kontrolowanej jednostki, to powinien upewnić się, że osoba obecna w jednostce posiada stosowne upoważnienie. Skoro jednak osoba obecna w zakładzie twierdzi, że posiada stosowny dokument, brak jest podstaw do kwestionowania tego. Inaczej sprawa wygląda przy twierdzeniu, że upoważniona nie została, wówczas kontrola powinna zostać przełożona – wyjaśnia prawniczka.
Wątpliwości wprowadza jednak niejednolite nazewnictwo.
– O ile zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy kontrola odbywa się w obecności kierownika kontrolowanej jednostki, a w razie jego nieobecności – osoby przez niego upoważnionej, to już zgodnie z art. 27 zabezpieczone w jej toku dokumenty i inne przedmioty można zapieczętować i oddać za pokwitowaniem na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej (brak wymogu upoważnienia). Z kolei zgodnie z art. 28 ust. 3 protokół z kontroli należy przedstawić kierownikowi jednostki kontrolowanej, a w razie jego nieobecności – zastępcy kierownika lub innej osobie upoważnionej do zastępowania kierownika. Jeżeli i te osoby są nieobecne – osobie uczestniczącej w przeprowadzaniu kontroli – wylicza.