Choć przetargi powyżej progów unijnych przeszły do internetu bez mała dwa lata temu, wciąż pojawiają się w nich problemy, które mogą prowadzić nawet do dyskwalifikacji oferty. Jednym z nich jest format pliku, w którym przesyła się ofertę wraz z wymaganymi dokumentami. Kompresuje się ją, aby zajmowała mniej miejsca i aby ułatwić transfer (zwłaszcza że np. urzędowy miniPortal ma ograniczenia co do objętości pliku).

Problem w tym, że nie wszyscy wykonawcy zwracają uwagę na format kompresji. Tymczasem okazuje się, że nie każdy jest dopuszczalny. Jeśli zamawiający nie będzie mógł otworzyć skompresowanego pliku, to oferta może zostać odrzucona.

Minimalne standardy

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2247; dalej: KRI) zamawiający musi dopuścić cztery formaty skompresowanych plików (patrz: grafika). Najpopularniejszy z nich to ZIP. Problem w tym, że równie popularny RAR nie jest wymieniony w rozporządzeniu. Tymczasem część wykonawców, prawdopodobnie z przyzwyczajenia, właśnie nim kompresuje swe oferty. A zamawiający nie zawsze są w stanie te pliki otworzyć.

Pojawia się pytanie, co w takiej sytuacji? Zdaniem ekspertów, których poprosiliśmy o opinię, nie zawsze oznacza to konieczność odrzucenia oferty. Wszystko zależy od konkretnych okoliczności. Przede wszystkim liczą się postanowienia specyfikacji. Nie ma wątpliwości, że zamawiający może dopuścić inne formaty danych niż te wskazane w rozporządzeniu. Mowa w nim bowiem, że do kompresji dokumentów elektronicznych stosuje się „co najmniej jeden” z wymienionych formatów danych. Zamawiający może więc dopuścić również inne.

Liczą się zresztą nie tylko postanowienia specyfikacji. Równie ważny jest regulamin platformy zakupowej, na której prowadzony jest przetarg. Tak wynika z niedawnego wyroku Krajowej Izby Odwoławczej dotyczącego przetargu Regionalnej Bazy Logistycznej w Krakowie na bieliznę specjalną dla płetwonurków. Jedna z ofert została spakowana do formatu RAR. Zamawiający zdołał ją rozpakować, ale później uznał, że nie może jej uwzględnić, gdyż naruszałoby to zasadę równego traktowania wykonawców. Skoro bowiem rozporządzenie KRI nie wymienia formatu RAR, to nie powinno się dopuszczać do składania ofert nim skompresowanych.

Krajowa Izba Odwoławcza nakazała przywrócić ofertę. Kluczowe w tej sprawie było to, że regulamin platformy zakupowej wskazywał wprost RAR jako jeden z dopuszczalnych formatów kompresji danych. Zamawiający argumentował, że regulamin ma charakter uniwersalny, gdyż z platformy korzysta się również przy komercyjnych, a nie tylko publicznych zamówieniach. W przypadku tych ostatnich powinno się go jednak interpretować przez pryzmat rozporządzenia KRI.

Skład orzekający uznał jednak, że regulamin jest wiążący. „Przyjęcie odmiennego zapatrywania prowadziłoby do powstania po stronie wykonawców niepewności. Wykonawca nie wiedziałby, które instrukcje i które postanowienia w nich zawarte obowiązany jest stosować w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ewentualne wyłączenia w zakresie stosowania poszczególnych instrukcji korzystania z platformy zakupowej czy też ich poszczególnych postanowień powinny wprost wynikać ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia” ‒ podkreśliła KIO w uzasadnieniu wyroku (sygn. akt KIO 1451/20).

Izba przywołała uzasadnienie do projektu rozporządzenia KRI. Wynika z niego wprost, że wskazano jedynie minimalne wymagania, a podmioty publiczne mogą określić inne dopuszczalne formaty plików. Co równie istotne, wymieniany w tymże rozporządzeniu program 7-ZIP pozwala również na rozpakowywanie plików w formacie RAR.

„W tym miejscu szczególnie podkreślić należy, iż rozpakowanie oferty odwołującego nie powodowało po stronie zamawiającego powstania dodatkowych obowiązków związanych z nabyciem innego oprogramowania niż przewidziane w załączniku nr 2 rozporządzenia KRI, nie generowało również po stronie zamawiającego żadnych kosztów” ‒ zauważono w uzasadnieniu wyroku.

Odrzucać czy nie

Część zamawiających określa w specyfikacji przetargowej dopuszczalne formaty plików, z reguły powtarzając te wskazane w rozporządzeniu KRI. Tak było w unieważnionym ostatnio przetargu. Wykonawca, który złożył jedyną ofertę w tym postępowaniu, spakował ją do formatu RAR. Zamawiający nie był w stanie rozpakować pliku, dlatego odrzucił ofertę i unieważnił przetarg.

‒ W mojej ocenie kluczowy jest właśnie efekt końcowy. Jeśli zamawiający jest w stanie otworzyć ofertę, to powinien ją uznać za złożoną prawidłowo, nawet gdy skompresowano ją do formatu, który nie był przewidziany w specyfikacji – uważa Artur Wawryło, ekspert prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych.

‒ Jeśli jednak zamawiający nie jest w stanie rozpakować pliku, to ma powody do odrzucenia oferty. Nie można przecież wymagać od niego, by posiadał oprogramowanie obsługujące wszystkie możliwe formaty – zaznacza.

Doktor Włodzimierz Dzierżanowski, prezes Grupy Doradczej Sienna, jest mniej rygorystyczny w swych ocenach. Przyznaje, że wykonawca decydujący się na format, którego nie wskazał zamawiający, robi to na własne ryzyko. Zwraca jednak uwagę, że tak jak przedsiębiorców uznaje się za profesjonalistów, tak też powinno się traktować organizatorów przetargów.

‒ Przy tak popularnym formacie, jakim jest RAR, znalezienie oprogramowania do jego otwarcia nie wymaga od zamawiających nadmiernego wysiłku. Nawet jeśli nie posiadają go w chwili otwarcia ofert, to wyszukanie go w internecie i zainstalowanie zajmie dosłownie chwilę – przekonuje dr Dzierżanowski.

Także i ten ekspert przyznaje jednak, że mogą się zdarzyć sytuacje, gdy oferta przesłana w złym formacie będzie musiała zostać odrzucona. Będzie tak wówczas, gdy zamawiający rzeczywiście nie będzie w stanie jej odczytać.

Powodem mogą być choćby względy bezpieczeństwa. W niektórych organizacjach oferty są otwierane na komputerach, które celowo są odłączone od internetu i zwyczajnie nie można ściągnąć aplikacji, która pozwoliłyby na rozpakowanie pliku. A nawet, gdy są podłączone do sieci, to polityka bezpieczeństwa nie zezwala zwykłym użytkownikom na instalację nieznanego oprogramowania.