Niestety w Polsce zjawisko nieterminowego dokonywania płatności jest dość powszechne i pogłębi się wraz z pogorszeniem sytuacji gospodarczej.

Należy być zapobiegliwym

Pierwszym krokiem przed zawarciem umowy jest sprawdzenie danych kontrahenta w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej dostępnych w Internecie na stronie https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx (dla jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólników spółek cywilnych) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/ (dla przedsiębiorców podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, np. spółek handlowych).

Warto skorzystać z usług jednego z biur informacji gospodarczej działających na podstawie Ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych a także z wywiadowni gospodarczych.

Pamiętaj, że należy być czujnym także w relacjach z długoletnim partnerem handlowym – jego aktualna sytuacja gospodarcza nie zawsze jest taka, jaką sam ją przedstawia.

Jeżeli decydujesz się na współpracę – zawrzyj umowę na piśmie. Nie zawsze musi być ona rozbudowana.

Czasami należy zabezpieczyć swoje przyszłe roszczenia stosując jeden lub kilka rodzajów zabezpieczeń uregulowanych w przepisach prawa.

Wszelkie istotne ustalenia dokonuj z kontrahentem pisemnie, np. za pomocą poczty elektronicznej, albowiem dowód z takiej korespondencji może mieć istotne znaczenie przy dochodzeniu zapłaty należności.

Dokumentacja rozliczeniowa

Pamiętaj, aby wystawiać faktury w sposób prawidłowy, zgodny z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa oraz ewentualnymi ustaleniami z kontrahentem.

Wszelkie błędy w fakturach mogą stanowić ewentualną podstawę odmowy zapłaty, choć czasami kontrahenci w sposób bezpodstawny wskazują na rzekome usterki dokumentu rozliczeniowego, aby odwlec zapłatę.

Istotne może być również dokumentowanie przebiegu realizacji umowy zarówno na piśmie jak i w postaci zdjęć lub filmów.

Płatność w ratach

Gdy kontrahent ma trudności z zapłatą całej należności jednorazowo należy bezzwłocznie podjąć rozmowy o jej rozłożeniu na raty.

Ustalenia stron dotyczące płatności rat warto zawrzeć w pisemnym porozumieniu/ugodzie, która powinna obejmować uznanie długu oraz szczegółowe postanowienia o spłacie zobowiązania.

Pisemne uznanie długu nie tylko pozwala przerwać bieg terminu przedawnienia roszczenia, ale także w przypadku braku spłaty należności może stanowić podstawę do wydania przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, który pozwoli wszcząć postępowanie zabezpieczające.

Wezwanie do zapłaty i ewentualna droga sądowa

W przypadku, gdy minie termin płatności powinniśmy wystosować do kontrahenta pisemne przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Wezwanie to ma na celu przypomnienie kontrahentowi o płatności i stanowi próbę polubownego rozwiązania sporu.

W wezwaniu do zapłaty należy m.in. wskazać dane faktury lub innego dokumentu rozliczeniowego, kwotę zadłużenia, żądanie co do zapłaty odsetek, termin do dokonania płatności oraz numer rachunku bankowego.

Pamiętajmy, aby wezwanie do zapłaty wysłać za pośrednictwem Poczty Polskiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód na jego doręczenie.

Gdy kontrahent nie zapłaci nam pomimo wystosowania wezwania do zapłaty, nie podejmie rozmów ugodowych lub nie dojdziemy z nim do porozumienia co do dobrowolnej spłaty należności, to w kolejnym kroku powinniśmy rozważyć złożenie pozwu do sądu.

W zależności od wartości dochodzonej należności oraz rodzaju postępowania, sąd może wydać nakaz zapłaty albo wyrok zobowiązujący kontrahenta do zapłaty.

Jeżeli nierzetelny kontrahent nie złoży sprzeciwu/zarzutów od nakazu zapłaty lub apelacji od wyroku, to orzeczenie sądu stanie się prawomocne i będzie można wystąpić o nadanie klauzuli wykonalności będącej podstawą wszczęcia postępowania egzekucyjnego przez komornika.

Radca prawny Jan Jarzyński – Partner w Kancelarii Prawnej Jarzyński & Wspólnicy