Subskrybuj nas na Youtube
Nie można winić przedsiębiorcy za to, że platforma zakupowa nie powiadomiła go o nowych wiadomościach od zamawiającego.
Część platform zakupowych wykorzystywanych do udzielania e-zamówień posiada funkcjonalność wysyłania powiadomień e-mailowych o zamieszczeniu na nich korespondencji skierowanej do wykonawców. Jeśli zamawiający zamieści wiadomość, to przedsiębiorcy otrzymują o tym informację na wskazany przez siebie e-mail. Problem w tym, że czasem coś się popsuje i powiadomienia te nie docierają. Jak wynika z orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej, wykonawcy nie mogą ponosić tego negatywnych konsekwencji. Nie mają też obowiązku samodzielnego sprawdzania, czy zamawiający zamieścił na platformie nowe komunikaty.
‒ Nieprawidłowe działanie systemu i brak notyfikacji e-mailowych do wykonawcy o pismach zamieszczonych na platformie nie może w żaden sposób obciążać wykonawcy, w szczególności gdy zapisy regulaminu platformy wprost wskazują na istnienie takiej funkcjonalności – zgadza się z tym podejściem Adam Wiktorowski, prawnik i ekspert ds. zamówień publicznych.
‒ Zamawiający jako gospodarz postępowania jest odpowiedzialny nie tylko za zapewnienie prawidłowego działania środków komunikacji elektronicznej, lecz także, co wydaje się oczywiste, musi wiedzieć, w jaki sposób one działają. Aby dochować należytej staranności, powinien każdorazowo upewniać się, czy odbiorca otrzymał stosowną notyfikację – dodaje.
Błąd systemu
Jeden z wyroków dotyczących takiej właśnie sytuacji został wydany tuż przed zawieszeniem działalności KIO z powodu epidemii. Sprawa dotyczyła przetargu na serwisowanie rezonansu magnetycznego. Przeprowadzano go na portalu zakupowym, który miał funkcję powiadamiania o nowych wiadomościach od zamawiającego. Tyle że w trakcie postępowania zaczęła ona szwankować. Przez pewien czas powiadomienia o nowych wiadomościach były wysyłane na e-mail wykonawców. Gdy jednak do jednego z nich zwrócono się o uzupełnienie dokumentów (chodziło o brak informacji dotyczącej spełnienia kryteriów kwalifikacji), to akurat informacji o tym komunikacie system nie przesłał na wskazaną skrzynkę e-mail. Firma nie wiedziała więc nic o wezwaniu. Dowiedziała się o nim po fakcie, gdy zamawiający wykluczył ją z przetargu z powodu nieuzupełnienia dokumentów. Ironią losu jest, że powiadomienie o tej wiadomości dotarło na adres elektroniczny wykonawcy.
W odwołaniu wniesionym do KIO wykonawca przekonywał, że nie może ponosić odpowiedzialności za brak reakcji, skoro nie wiedział o wezwaniu od zamawiającego. Podkreślał, że działał w zaufaniu do platformy, tym bardziej że wcześniej każda umieszczana na niej przez zamawiającego wiadomość była sygnalizowana via e-mail. Przedstawił też jako dowód korespondencję z administratorem portalu, w której ten potwierdził przejściowe problemy z generowaniem powiadomień oraz to, że wiadomość zawierająca wezwanie do uzupełnienia dokumentów została pobrana przez przedsiębiorcę dopiero po otrzymaniu powiadomienia o wykluczeniu.
Dla składu orzekającego kluczowe było, że portal miał funkcję wysyłania e-maili z powiadomieniami o nowych wiadomościach. Co prawda zamawiający próbował przekonywać, że wykonawca mógł wcześniej o tej funkcjonalności nie słyszeć, ale nie przedstawił na to dowodów. Zaś sam fakt, że wykonawca otrzymywał wcześniej komunikaty na swoją skrzynkę, świadczył o czymś przeciwnym.
„Skoro więc odwołujący miał wiedzę, że taka funkcjonalność na platformie istnieje, to mógł działać w zaufaniu do sposobu jej funkcjonowania i uznać, że brak informacji mailowych oznacza, że żadna nowa korespondencja nie została do niego skierowana. W tych okolicznościach nie można odwołującemu zarzucić niedołożenia należytej staranności w związku z zaniechaniem bieżącego monitorowania platformy i zamieszczanych na niej dokumentów” ‒ napisano w uzasadnieniu wyroku z 12 marca 2020 r. (sygn. akt KIO 415/2020).
Nie trzeba sprawdzać
Do takich samych wniosków doszła KIO we wcześniejszym wyroku dotyczącym podobnej sytuacji.
„Izba nie przychyliła się do stanowiska zamawiającego, który stwierdził, że wykonawca powinien monitorować tok postępowania, logując się na platformę bez względu na otr zymywane powiadomienia lub ich brak. Izba uznała, biorąc pod uwagę sposób działania platformy, tj. system wysyłania powiadomień na podane przez wykonawcę adresy poczty elektronicznej, że nie można wyciągać wobec wykonawcy konsekwencji z tytułu zaniechania poszukiwania aktywności zamawiającego na platformie w sytuacji, gdy wykonawca nie otrzymał powiadomień o takiej aktywności. Należy zauważyć, że system powiadomień został utworzony właśnie po to, aby nie było konieczne nieustanne monitorowanie, czy na platformie pojawiła się jakakolwiek korespondencja” ‒ podkreślono w uzasadnieniu wyroku z 24 września 2019 r. (sygn. akt KIO 1748/19).
‒ Odrębną kwestią jest, czy za zgodny z obowiązującymi przepisami można uznać system, który nie powiadamia o korespondencji. Wydaje się, że w takiej sytuacji zamawiający powinien do bieżącej komunikacji wykorzystywać inne środki komunikacji elektronicznej, np. pocztę e-mail, w przeciwnym razie nigdy nie będzie miał pewności, jak i możliwości udowodnienia, czy odbiorca np. wezwania faktycznie je otrzymał – zauważa Adam Wiktorowski.