Wiele firm w czasie pandemii przeszło na pracę w trybie zdalnym. Nowa forma przypadła do gustu nie tylko pracownikom, ale też pracodawcom.
– Obecna sytuacja sprawia, że najemcy skupiają się na optymalizacji kosztów – mówi Paweł Skałba, senior partner i dyrektor działu powierzchni biurowych w Colliers International. Jego zdaniem przełoży się to na wzrost liczby renegocjacji umów, która i tak była spora, bo obejmowała dotąd 33 proc. kontraktów. Kamil Tyszkiewicz, dyrektor działu powierzchni biurowych w CBRE, dodaje, że próby zmiany warunków najmu przez najemców już mają miejsce. Choć, jak mówią prawnicy, to trudne, bo nie ma podstawy prawnej.
Najemcy oczekują większej elastyczności, zarówno jeśli chodzi o powierzchnię, czas trwania umów, jak i możliwość zwolnienia z czynszu na jakiś okres.
Wynajmujący starają się iść na rękę najemcom. Nie chcą dopuścić do masowego opuszczania biur. Poza tym muszą pozyskiwać wciąż nowych klientów. Tylko w Warszawie, według szacunków firmy Cushman & Wakefield, na koniec marca 2020 r. w budowie znajdowało się ponad 765 tys. mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej. Prawie połowa z tego ma zostać oddana jeszcze w tym roku. Tymczasem popyt stopniał już w I kw. i wyniósł 138,9 tys. mkw., co oznacza rok do roku spadek o 0,5 proc.
– Nowi najemcy proszą o elastyczne warunki, a jeśli to możliwe, zerowe inwestycje początkowe, ponieważ ich rezerwy gotówkowe są obciążone z powodu strat w ostatnim kwartale – wyjaśnia Hubert Abt, założyciel firmy New Work, operatora elastycznych powierzchni biurowych w Europie Środkowo-Wschodniej.
Grupa OKAM Capital, deweloper z 15-letnim doświadczeniem zaproponowała najem krótkoterminowy. W praktyce oznacza to możliwość wynajmu powierzchni już na jeden miesiąc, jak w przypadku inwestycji w Warszawie, czy sześciu miesięcy w Łodzi. – Jeśli chodzi o długoletnie umowy najmu, to zmieniły się zasady ich zawierana. Przy umowach trwających pięć lat istnieje możliwość umówienia się przez strony, że po trzech latach znowu siądą do stołu, by przedyskutować warunki. W przypadku siedmioletnich umów taka renegocjacja jest możliwa po pięciu latach – wyjaśnia Martin Lipiński, dyrektor działu powierzchni biurowych i reprezentacji najemcy w AXI IMMO.
Na co jeszcze może liczyć najemca? Może oczekiwać dłuższych wakacji czynszowych. Do tej pory mógł wynegocjować, że przez 1–1,5 miesiąca w skali roku nie płaci za najem. Obecnie wakacje można mieć przez dwa miesiące w roku. Nie oznacza to jednak, że o tyle spada koszt wynajmu. – Opłata za ten okres jest doliczana do pozostałych miesięcy w roku. Innym rozwiązaniem jest zastosowanie 50-proc. upustu w czynszu w pierwszych miesiącach najmu – wyjaśnia Kamil Tyszkiewicz.
Epidemia spowodowała też konieczność opracowania zasad bezpieczeństwa dla pracowników powracających do miejsca zatrudnienia. Wynajmujący coraz częściej przejmują wydatki z tym związane na siebie. – Mowa nie tylko o koszcie związanym z umieszczeniem środków dezynfekujących przy wejściu, ale też dezynfekcji pomieszczeń, klamek, utworzenia jednokierunkowego ruchu po budynku, zmiany organizacji pracy i dezynfekcji wind, przearanżowania powierzchni wspólnych. Normalnie powinni się na to składać najemcy, co jak wyliczają eksperci zwiększyłoby ich wydatki od kilku do nawet kilkunastu tysięcy miesięcznie w zależności od wielkości powierzchni najmu oraz lokalizacji – wyjaśnia Martin Lipiński.
Wynajmujący nadal są też skłonni partycypować w kosztach aranżacji przestrzeni na poziomie od 400 do 600 euro za mkw. – Za tą kwotę można jednak dziś otrzymać więcej. To efekt spadku cen wielu produktów, ale i robót budowlanych – dodaje Kamil Tyszkiewicz.
Warto też wspomnieć o łatwiejszym wynegocjowaniu dodatkowych miejsc postojowych dla pracowników. Zwłaszcza w biurowcach, które nie są w pełni wynajęte. Ich właściciele decydują się bowiem na to, by niezagospodarowane dotąd miejsca, zarezerwowane dla potencjalnego najemcy, przyznać dotychczasowym.
Eksperci zwracają uwagę na zmiany w zapisach umów najmu. Przykładowo już teraz można spotkać się z definicją siły wyższej rozszerzoną o epidemię czy pandemię, podczas których trwania określone przepisy lub normy techniczne nie pozwalają na wykonywanie pewnego rodzaju prac.
Jak zauważa Marta Wiewiórowska-Kudła, menedżer ds. wynajmu w Hines Polska, w samych biurach natomiast zaobserwujemy więcej hot desków, przepierzeń w open space’ach czy odrębnych stref dla grup projektowych.