Jakie rzeczywiste zmiany przyniosła ze sobą Dyrektywa 2014/55/UE?

Zaznaczyć należy, iż wbrew powszechnie panującemu przekonaniu Dyrektywa 2014/55/UE nie nakłada w tym momencie na przedsiębiorców z terenu Unii Europejskiej obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Na gruncie nowych przepisów jednostki administracji publicznej uczestniczące w procesie zamówień publicznych jako zamawiający, zobligowane są od 18 kwietnia do odbierania i przetwarzania faktur elektronicznych, które otrzymają. Rozszerzenie obowiązku korzystania z e-faktury na wykonawców zamówień publicznych planowane jest dopiero na 1 listopada 2020 roku.

Nie uczestniczę w procesie zamówień publicznych. Czy ta zmiana w ogóle mnie dotyczy?

Wprowadzaniu w życie unijnej dyrektywy przyświecała idea stworzenia wspólnych dla wszystkich państw UE standardów e-fakturowania. Nie jest to na pewno zmiana rewolucyjna, a zaledwie pierwszy krok wykonany przez Parlament Europejski i Radę, mający uprościć codzienne funkcjonowanie przedsiębiorcom. Proces fakturowania nie zmienia się drastycznie, a księgowi nie muszą uczyć się od nowa swojego zawodu. Kierunek zmian jest natomiast jednoznaczny – Unia Europejska wspiera automatyzację procesów księgowych i zmierza do ich ustandaryzowania, a kolejne państwa członkowskie wprowadzają obowiązkowe korzystanie z faktur elektronicznych.

Już od 18 kwietnia tego roku podmioty administracji publicznej muszą być gotowe do poprawnego przetwarzania faktur elektronicznych, które zdecydują się wysłać do nich wykonawcy zamówień publicznych. W następnym kroku, od 1 listopada 2020 r., obowiązkowe będzie wystawianie e-faktury dla wszystkich transakcji B2G na terenie UE. Naturalnym wydaje się, że w kolejnych latach elektroniczne fakturowanie obejmie również transakcje biznesowe B2B.

Z tej perspektywy, przedsiębiorcy którzy w zakresie swej działalności nie uczestniczą w procesie zamówień publicznych, i de facto nie są objęci regulacją Dyrektywy 2014/55/UE, zdecydowanie powinni już dziś pomyśleć o wdrożeniu elektronicznego fakturowania. Dzięki temu nie zaskoczą ich zmieniające się regulacje prawne, a adaptacja firmowego systemu fakturowania przebiegnie bezproblemowo.

Faktury elektroniczne

Skoro unijne prawodawstwo nie zmusza mnie teraz do wystawiania elektronicznych faktur mogę chwilowo zapomnieć o tym temacie?

W tym miejscu należy zachować daleko posuniętą ostrożność. Przedsiębiorcy nie są co prawda obecnie zobligowani przez Unię Europejską do korzystania z e-faktury, niemniej jednak, poszczególne państwa członkowskie zdecydowały o wprowadzeniu indywidualnych rozwiązań prawnych w tym zakresie. Część państw UE niezależnie od wymogów narzuconych im przez Dyrektywę 2014/55/UE już kilka lat temu przyjęła przepisy o obowiązkowym fakturowaniu B2G (choćby Finlandia, Słowenia czy Włochy) lub zapowiada ich przyjęcie w ciągu najbliższych miesięcy (m.in., Chorwacja, Estonia czy Grecja).

Ma to znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców będących wykonawcami zamówień publicznych na terenie kilku państw, którzy muszą być świadomi, iż miejsce prowadzenia działalności może narzucić na nich obowiązek korzystania z e-faktury.

Na jakie rozwiązanie zdecydowała się Polska?

W Polsce, e-fakturowanie na dany moment pozostaje dobrowolne. Równocześnie z Dyrektywą 2014/55/UE wprowadzono w życie przepisy Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym, na mocy których stworzona została centralna platforma e-fakturowania PeF. Umożliwia ona wymianę faktur elektronicznych z podmiotami administracji publicznej, m.in. za pośrednictwem certyfikowanych PEPPOL Access Pointów takich jak Comarch.

Jak kosztowne będzie dla mnie dopasowanie się do nowych przepisów?

Powtórzyć należy, iż mimo że unijne przepisy nie narzucają przedsiębiorcom obowiązku e-fakturowania, mogą tego wymagać regulacje krajowe. Niektóre państwa członkowskie UE zdecydowały się na wprowadzenie dodatkowych obostrzeń dla efektywnego uczestnictwa w procesie e-fakturowania, jak choćby Portugalia, w której faktury elektroniczne należy wystawiać przy pomocy certyfikowanego oprogramowania. Konieczność dopasowania do tego typu wymagań może naturalnie generować dodatkowe koszty, w dużej mierze równoważone jednak przez oszczędności wynikające z automatyzacji procesów księgowych. Przedsiębiorcy prowadzący działalność w kilku państwach UE powinni natomiast rozważyć skorzystanie z usług globalnego providera, który zapewni im kompleksowe rozwiązanie e-fakturowania i stały monitoring przepisów.

Anna Bawół,
Compliance Expert, Comarch E-Invoicing