Wraz z dniem 18 kwietnia upłynął termin implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Czy powinienem się przejmować? I, przede wszystkim, ile będzie mnie kosztować dopasowanie do nowych przepisów? – zastanawia się dziś zapewne wielu przedsiębiorców.

WERSJA ZAKTUALIZOWANA

Wraz z dniem 18 kwietnia upłynął termin implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Czy powinienem się przejmować? I, przede wszystkim, ile będzie mnie kosztować dopasowanie do nowych przepisów? – zastanawia się dziś zapewne wielu przedsiębiorców.

Jakie rzeczywiste zmiany przyniosła ze sobą Dyrektywa 2014/55/UE?

Należy zaznaczyć, iż wbrew powszechnie panującemu przekonaniu, Dyrektywa 2014/55/UE nie nakłada w tym momencie na przedsiębiorców z terenu Unii Europejskiej obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Na gruncie nowych przepisów, jednostki administracji publicznej uczestniczące w procesie zamówień publicznych jako zamawiający, zobligowane są od 18 kwietnia 2019 roku do odbierania i przetwarzania faktur elektronicznych, które otrzymają od wykonawców zamówień publicznych.. Z powodu trudności, jakie na drodze dostosowywania się do unijnych przepisów napotkały niektóre spośród unijnych państw, obowiązek implementacji dyrektywy został podzielony na dwa etapy. W państwach, które zdecydowały się skorzystać z dodatkowego czasu przyznanego na dostosowanie się do unijnych przepisów, do 18 kwietnia 2019 roku przygotowani na odbieranie i przetwarzanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych musieli być zamawiający znajdujący się na szczeblu centralnym i federalnym, natomiast od 18 kwietnia 2020 r. gotowe do akceptowania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej muszą być także wszystkie regionalne i lokalne organy administracji publicznej. Oznacza to, że już od kwietnia br. wszystkie unijne podmioty administracji publicznej występujące w roli zamawiającego będą zdolne do otrzymywania od wykonawców zamówienia ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zgodnych z europejską normą EN 16931-1:2017. Co istotne, obecnie na terenie Polski nie jest planowane rozszerzenie obowiązku korzystania z e-faktury na wykonawców zamówień publicznych. Natomiast na zobligowanie podmiotów wykonujących zamówienie publiczne do elektronicznego fakturowania zdecydowały się choćby Niemcy, w których to od 27 listopada 2020 roku korzystanie z dokumentów elektronicznych będzie obowiązkowe w przypadku faktur powyżej 1000 euro adresowanych do federalnych podmiotów administracji publicznej.

Nie uczestniczę w procesie zamówień publicznych. Czy ta zmiana w ogóle mnie dotyczy?

Wprowadzeniu w życie unijnej dyrektywy przyświecała idea stworzenia wspólnych dla wszystkich państw UE standardów e-fakturowania. Nie jest to na pewno zmiana rewolucyjna, a zaledwie pierwszy krok wykonany przez Parlament Europejski i Radę, mający uprościć codzienne funkcjonowanie przedsiębiorcom. Proces fakturowania nie zmienia się drastycznie, a księgowi nie muszą uczyć się od nowa swojego zawodu. Kierunek zmian jest natomiast jednoznaczny – Unia Europejska wspiera automatyzację procesów księgowych i zmierza do ich ustandaryzowania, a kolejne państwa członkowskie wprowadzają obowiązkowe korzystanie z faktur elektronicznych.

Na mocy Dyrektywy 2014/55/EU podmioty administracji publicznej muszą być gotowe do poprawnego przetwarzania faktur elektronicznych, które zdecydują się wysłać do nich wykonawcy zamówień publicznych. Choć obowiązkowe wystawianie e-faktur w najbliższym czasie nie będzie wprowadzone w Polsce, na implementację rozwiązań opartych na elektronicznym fakturowaniu w transakcjach B2G decyduje się coraz więcej państw na terenie UE. Naturalnym wydaje się, że w kolejnych latach elektroniczne fakturowanie obejmie również transakcje biznesowe na poziomie B2B, a tym samym znacząco ograniczona zostanie liczba wymienianych faktur w postaci papierowej.

Z tej perspektywy, przedsiębiorcy którzy w zakresie swej działalności nie uczestniczą w procesie zamówień publicznych, i de facto nie są objęci regulacją Dyrektywy 2014/55/UE, zdecydowanie powinni już dziś pomyśleć o wdrożeniu elektronicznego fakturowania. Dzięki temu nie zaskoczą ich zmieniające się regulacje prawne, a adaptacja firmowego systemu fakturowania przebiegnie bezproblemowo.

Skoro unijne prawodawstwo nie zmusza mnie obecnie do wystawiania elektronicznych faktur, czy mogę chwilowo zapomnieć o tym temacie?

W tym miejscu należy zachować ostrożność. Przedsiębiorcy nie są co prawda obecnie zobligowani przez Unię Europejską do korzystania z e-faktury, niemniej jednak poszczególne państwa członkowskie zdecydowały o wprowadzeniu indywidualnych rozwiązań prawnych w tym zakresie. Część państw UE niezależnie od wymogów narzuconych im przez Dyrektywę 2014/55/UE już kilka lat temu przyjęła przepisy o obowiązkowym fakturowaniu B2G (choćby Finlandia, Słowenia czy Włochy). Od 1 lipca 2019 roku, zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, rozwiązanie to przyjęły Chorwacja i Estonia, a kolejne państwa noszące się z tym zamiarem w 2020 roku to m.in. Portugalia i wspomniane już Niemcy. Również Grecja deklaruje chęć objęcia w najbliższych miesiącach obowiązkiem e-fakturowania transakcji B2G.

Aktualna sytuacja ma znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców będących wykonawcami zamówień publicznych na terenie kilku państw, którzy muszą być świadomi, iż miejsce prowadzenia działalności może narzucić na nich obowiązek korzystania z e-faktury.

Na jakie rozwiązanie zdecydowała się Polska?

W Polsce, e-fakturowanie na dany moment pozostaje dobrowolne. Równocześnie z Dyrektywą 2014/55/UE wprowadzono w życie przepisy Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym, na mocy których stworzona została centralna platforma e-fakturowania PeF. Umożliwia ona wymianę faktur elektronicznych z podmiotami administracji publicznej, m.in. za pośrednictwem certyfikowanych PEPPOL Access Pointów, takich jak Comarch.

Jak kosztowne będzie dla mnie dopasowanie się do nowych przepisów?

Powtórzyć należy, iż mimo że unijne przepisy nie narzucają przedsiębiorcom obowiązku e-fakturowania, mogą tego wymagać regulacje krajowe. Niektóre państwa członkowskie UE zdecydowały się na wprowadzenie dodatkowych obostrzeń dla efektywnego uczestnictwa w procesie e-fakturowania, jak choćby Portugalia, w której faktury elektroniczne należy wystawiać przy pomocy certyfikowanego oprogramowania. Konieczność dopasowania do tego typu wymagań może naturalnie generować dodatkowe koszty, w dużej mierze równoważone jednak przez oszczędności wynikające z automatyzacji procesów księgowych. Przedsiębiorcy prowadzący działalność w kilku państwach UE powinni natomiast rozważyć skorzystanie z usług globalnego providera, który zapewni im kompleksowe rozwiązanie e-fakturowania i stały monitoring przepisów.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

WERSJA PIERWOTNA

Jakie rzeczywiste zmiany przyniosła ze sobą Dyrektywa 2014/55/UE?

Zaznaczyć należy, iż wbrew powszechnie panującemu przekonaniu Dyrektywa 2014/55/UE nie nakłada w tym momencie na przedsiębiorców z terenu Unii Europejskiej obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Na gruncie nowych przepisów jednostki administracji publicznej uczestniczące w procesie zamówień publicznych jako zamawiający, zobligowane są od 18 kwietnia do odbierania i przetwarzania faktur elektronicznych, które otrzymają. Rozszerzenie obowiązku korzystania z e-faktury na wykonawców zamówień publicznych planowane jest dopiero na 1 listopada 2020 roku.

Nie uczestniczę w procesie zamówień publicznych. Czy ta zmiana w ogóle mnie dotyczy?

Wprowadzaniu w życie unijnej dyrektywy przyświecała idea stworzenia wspólnych dla wszystkich państw UE standardów e-fakturowania. Nie jest to na pewno zmiana rewolucyjna, a zaledwie pierwszy krok wykonany przez Parlament Europejski i Radę, mający uprościć codzienne funkcjonowanie przedsiębiorcom. Proces fakturowania nie zmienia się drastycznie, a księgowi nie muszą uczyć się od nowa swojego zawodu. Kierunek zmian jest natomiast jednoznaczny – Unia Europejska wspiera automatyzację procesów księgowych i zmierza do ich ustandaryzowania, a kolejne państwa członkowskie wprowadzają obowiązkowe korzystanie z faktur elektronicznych.

Już od 18 kwietnia tego roku podmioty administracji publicznej muszą być gotowe do poprawnego przetwarzania faktur elektronicznych, które zdecydują się wysłać do nich wykonawcy zamówień publicznych. W następnym kroku, od 1 listopada 2020 r., obowiązkowe będzie wystawianie e-faktury dla wszystkich transakcji B2G na terenie UE. Naturalnym wydaje się, że w kolejnych latach elektroniczne fakturowanie obejmie również transakcje biznesowe B2B.

Z tej perspektywy, przedsiębiorcy którzy w zakresie swej działalności nie uczestniczą w procesie zamówień publicznych, i de facto nie są objęci regulacją Dyrektywy 2014/55/UE, zdecydowanie powinni już dziś pomyśleć o wdrożeniu elektronicznego fakturowania. Dzięki temu nie zaskoczą ich zmieniające się regulacje prawne, a adaptacja firmowego systemu fakturowania przebiegnie bezproblemowo.

Faktury elektroniczne

Skoro unijne prawodawstwo nie zmusza mnie teraz do wystawiania elektronicznych faktur mogę chwilowo zapomnieć o tym temacie?

W tym miejscu należy zachować daleko posuniętą ostrożność. Przedsiębiorcy nie są co prawda obecnie zobligowani przez Unię Europejską do korzystania z e-faktury, niemniej jednak, poszczególne państwa członkowskie zdecydowały o wprowadzeniu indywidualnych rozwiązań prawnych w tym zakresie. Część państw UE niezależnie od wymogów narzuconych im przez Dyrektywę 2014/55/UE już kilka lat temu przyjęła przepisy o obowiązkowym fakturowaniu B2G (choćby Finlandia, Słowenia czy Włochy) lub zapowiada ich przyjęcie w ciągu najbliższych miesięcy (m.in., Chorwacja, Estonia czy Grecja).

Ma to znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców będących wykonawcami zamówień publicznych na terenie kilku państw, którzy muszą być świadomi, iż miejsce prowadzenia działalności może narzucić na nich obowiązek korzystania z e-faktury.

Na jakie rozwiązanie zdecydowała się Polska?

W Polsce, e-fakturowanie na dany moment pozostaje dobrowolne. Równocześnie z Dyrektywą 2014/55/UE wprowadzono w życie przepisy Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prawnym, na mocy których stworzona została centralna platforma e-fakturowania PeF. Umożliwia ona wymianę faktur elektronicznych z podmiotami administracji publicznej, m.in. za pośrednictwem certyfikowanych PEPPOL Access Pointów takich jak Comarch.

Jak kosztowne będzie dla mnie dopasowanie się do nowych przepisów?

Powtórzyć należy, iż mimo że unijne przepisy nie narzucają przedsiębiorcom obowiązku e-fakturowania, mogą tego wymagać regulacje krajowe. Niektóre państwa członkowskie UE zdecydowały się na wprowadzenie dodatkowych obostrzeń dla efektywnego uczestnictwa w procesie e-fakturowania, jak choćby Portugalia, w której faktury elektroniczne należy wystawiać przy pomocy certyfikowanego oprogramowania. Konieczność dopasowania do tego typu wymagań może naturalnie generować dodatkowe koszty, w dużej mierze równoważone jednak przez oszczędności wynikające z automatyzacji procesów księgowych. Przedsiębiorcy prowadzący działalność w kilku państwach UE powinni natomiast rozważyć skorzystanie z usług globalnego providera, który zapewni im kompleksowe rozwiązanie e-fakturowania i stały monitoring przepisów.

Anna Bawół,
Compliance Expert, Comarch E-Invoicing