Elektroniczne faktury nie są niczym nowym, problem w tym, że nawet jeśli są przesyłane przez internet, to najczęściej w formie pliku PDF, a więc de facto zdjęcia, które – owszem – można przeczytać, ale dane z tych dokumentów nie mogą być przetwarzane w sposób automatyczny. Teraz się to zmieni. Uruchomiona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z prywatnymi firmami Platforma Elektronicznego Fakturowania umożliwi przesyłanie ustrukturyzowanych e-faktur. Dzięki temu zawarte w nich dane będą przetwarzane w sposób całkowicie automatyczny, bez udziału człowieka.

– To kolejny krok w stronę informatyzacji państwa. Chcielibyśmy, aby z nowego rozwiązania korzystała nie tylko strona publiczna, która jest do tego prawnie zobowiązana, ale również biznes. Kolejnym krokiem będzie wymiana faktur między przedsiębiorcami, a następnym w relacjach biznes–klient – mówiła w piątek podczas prezentacji portalu Jadwiga Emilewicz, minister przedsiębiorczości i technologii.

Na razie portal (można go znaleźć na stronie eFaktura.gov.pl) przeznaczony jest wyłącznie do przesyłania faktur wystawianych w związku z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. Od czwartku 18 kwietnia 2019 r. będzie obowiązywał przy zamówieniach powyżej 30 tys. euro. Od 1 sierpnia 2019 r. – już przy wszystkich. Decydująca przy tym będzie data wszczęcia przetargu. Jeśli ogłoszono go przed 18 kwietnia 2019 r., to zamawiający może żądać papierowej faktury nawet i za dwa lata, jeśli dopiero wówczas zostanie zrealizowana umowa. Oczywiście jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony kontraktu już wcześniej umówiły się na przesyłanie i odbiór tych dokumentów przez internet.

Bez papierologii

Przepisy nie zmuszają wykonawców zamówień do wystawiania elektronicznych faktur. Będzie to więc zależało wyłącznie od ich woli. Jeśli jednak się na to zdecydują, to zamawiający będą zmuszeni taką e-fakturę przyjąć.

Początkowo MPiT rozważało wyznaczenie daty, od której e-fakturowanie byłoby obowiązkowe dla obydwu stron, przynajmniej przy droższych zamówieniach. Ostatecznie jednak zrezygnowało z tego rozwiązania.

– Nie będziemy zmuszać do tego przedsiębiorców, choć oczywiście zachęcamy ich do wystawiania e-faktur, bo jest to wygodne i eliminuje niepotrzebne koszty. Czy kiedyś będzie to rozwiązanie obowiązkowe? Jeśli okaże się, że np. 80 proc. przedsiębiorców już je stosuje, to nie wykluczam takiej możliwości, ale na pewno w tej chwili nie planujemy żadnej daty, od kiedy miałoby to być obowiązkowe – oznajmił wiceminister Tadeusz Kościński.

Ostatecznie więc o sukcesie nowej platformy zdecydują wykonawcy. Czy będą chcieli z niej korzystać?

– Sądzę, że tak, choć pewnie nie od razu. Za rok czy dwa powinni się jednak do niej przekonać. Biznes nie lubi papierologii, więc każde rozwiązanie, które pozwala ją ograniczyć, jest witane z entuzjazmem – przewiduje Łukasz Bernatowicz, ekspert ds. zamówień publicznych Business Centre Club.

Wolny wybór

Nowa usługa została wprowadzona w nietypowy jak na polską administrację sposób. MPiT nie zamówiło bowiem systemu, który samo by obsługiwało. Zamiast tego wybrało dwóch komercyjnych brokerów, którzy przejęli te obowiązki: firmę Infinite IT Solutions oraz konsorcjum PEFexpert. Wybór pomiędzy tymi dwiema usługami zależy wyłącznie od samych zainteresowanych. Obydwie mają takie same funkcjonalności, różnią się natomiast wyglądem. Korzystać z nich można za pośrednictwem strony WWW, ale również poprzez aplikację. Co najistotniejsze, obydwie firmy dostarczają również tzw. API, czyli interfejs programistyczny aplikacji, dzięki czemu producenci oprogramowania księgowego mogą je zsynchronizować ze swoimi produktami.

Swobodny wybór między rozwiązaniami dostarczonymi przez obydwu brokerów mają zarówno wykonawcy, jak i zamawiający. Wystarczy zarejestrować się u jednego z usługodawców – faktury mogą być przesyłane i odbierane przez dowolny z nich.

– W dowolnym momencie można też zmienić dostawcę usług. W ciągu 30 dni gwarantujemy przeniesienie wszystkich danych na drugą platformę – zapewnia Jacek Dudzik z firmy Infinite.

Obydwa rozwiązania pozwalają nie tylko na samo wystawienie i przyjęcie e-faktury. Można też z ich pomocą składać zamówienie, awizować dostawy, potwierdzić ich odbiór, a także wystawić fakturę korygującą i notę księgową. Wszystko to pozwala nie tylko zaoszczędzić czas i pieniądze. Służy również środowisku (mniej papieru), a państwu pozwala na skuteczniejsze wyłapywanie fałszywych faktur. Usługa pozwala również na przesyłanie dokumentów za granicę za pomocą systemu obsługiwanego przez międzynarodowe stowarzyszenie OpenPEPPOL.

Obowiązek akceptowania e-faktur został nałożony przez ustawę o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191 ze zm.). Wdraża ona dyrektywę 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w dostawach publicznych.

Polska krajem o największej rozpiętości dochodów? To sprzeczne nie tylko z logiką