Ostatnie wydarzenia wokół brexitu zarówno na poziomie Unii Europejskiej, jak i rządu brytyjskiego i tamtejszej Izby Gmin potęgują stan niepewności wśród przedsiębiorców współpracujących z partnerami ze Zjednoczonego Królestwa. W praktyce wciąż trzeba brać pod uwagę różne scenariusze rozwoju wydarzeń w zależności od formalnych wniosków rządu brytyjskiego i oficjalnego stanowiska UE. Najgorszy z punktu widzenia interesów firm jest opcja twardego brexitu. Wielu przedsiębiorców – nie czekając na ostateczne ustalenia – bierze taką alternatywę pod uwagę i szacuje, jakie środki są niezbędne w celu zapewnienia płynnego funkcjonowania przedsiębiorstwa w nowej rzeczywistości. Niektóre już dziś podejmują pewne działania lub przygotowują się, by po brexicie podjąć je jak najszybciej – tak, aby zachować płynność operacyjną. Co zatem można zrobić już teraz, a do czego można się zacząć przygotowywać?

1. audyty relacji handlowych z partnerami brytyjskimi

W pierwszej kolejności przedsiębiorstwa dokonują wewnętrznej analizy relacji handlowych łączących je z podmiotami brytyjskimi i ryzyka zagrożenia dla łańcucha dostaw (poprzez bezpośredni, ale także pośredni udział kontrahenta brytyjskiego w procesie dostawy).

Jeśli ryzyko zagrożenia istnieje, wówczas firmy sprawdzają:

  • jak zostały uregulowane w umowie z kontrahentem kwestie ewentualnych opóźnień,
  • czy przewidziano kary umowne z tego tytułu,
  • czy określono szczególne okoliczności w umowie, które mogą uzasadniać nieterminową realizację kontraktu,
  • kto ponosi odpowiedzialność za transport,
  • w jakim momencie dostawa jest uznana za dokonaną,
  • kiedy ryzyko przechodzi na kontrahenta.

W nowej rzeczywistości zastosowanie reguł Incoterms w kontrakcie może być szczególnie ważne i istotne. Przykładowo zastrzeżenie przez polskiego dostawcę w umowie na rzecz kontrahenta brytyjskiego reguły Ex Works będzie oznaczać najmniej obowiązków po stronie dostawcy, a najwięcej po stronie odbiorcy. Dostawa będzie uznana za dokonaną z chwilą pozostawienia towarów do dyspozycji odbiorcy we wskazanym miejscu (z reguły będzie to określone miejsce w Polsce). W przypadku braku innych szczególnych postanowień zastrzeżenie reguły Ex Works będzie oznaczać, że ryzyko ewentualnych opóźnień w związku z procedurami celnymi i kontrolami granicznymi w rzeczywistości post-brexit będzie po stronie odbiorcy. Dodatkowe formalności związane z handlem to też dodatkowe koszty dla przedsiębiorców, ważne więc, aby umowa dokładnie precyzowała, kto je ponosi. Warto rozważyć, czy jest możliwość renegocjacji kontraktu w kwestiach najbardziej narażonych na skutki brexitu, lub zastanowić się nad dywersyfikacją rynków zbytu (poszukać innych) – przynajmniej na jakiś czas.

2. przebudowa modelu dystrybucji

Rzeczywistość post-brexit to nowe wyzwania dla producentów i dystrybutorów współpracujących z kontrahentami ze Zjednoczonego Królestwa. Należy brać pod uwagę, że najprawdopodobniej docelowo handel będzie się odbywać na zasadach Światowej Organizacji Handlu (WTO) i w wielu przypadkach (np. w branży kosmetycznej, wyrobów medycznych) będzie to mieć przełożenie na status i odpowiedzialność przedsiębiorcy w łańcuchu dostaw (producent, dystrybutor, importer). Producent lub importer brytyjski będzie uznawany za podmiot z państwa trzeciego, a dotychczasowi dystrybutorzy staną się importerami o znacznie szerszym zakresie obowiązków i odpowiedzialności. Dlatego w sytuacjach, gdy regulacje przewidują obowiązek ustanowienia upoważnionego przedstawiciela lub osoby odpowiedzialnej na terenie UE, a dotychczas podmiotem tym był podmiot brytyjski, wiele firm już teraz stara się, by przed planowaną datą wyjścia wielkiej Brytanii dokonać zmiany i wyznaczyć taki podmiot na obszarze UE-27.

3. przygotowania do obrotu towarami z uwzględnieniem ceł

Transgraniczny obrót dobrami pomiędzy Zjednoczonym Królestwem a resztą państw Unii może również napotkać nowe bariery. Dotychczasowe preferencyjne zasady handlu wewnątrzunijnego, np. zasada swobody przepływu towarów, przestaną mieć zastosowanie.

Konsekwencje dotkną w zasadzie każdego przedsiębiorcę, który:

1) sprzedaje towary lub usługi do Zjednoczonego Królestwa,

2) kupuje towary lub usługi od podmiotów ze Zjednoczonego Królestwa,

3) przemieszcza towary przez Zjednoczone Królestwo.

W pierwszej kolejności oznacza to powrót wielu formalności celnych związanych z wywozem/przywozem towarów. Obrót towarami podlegać będzie od tej pory dozorowi celnemu, w związku z czym przedsiębiorcy zobowiązani będą do przeprowadzenia odprawy celnej ‒ zarówno w przypadku eksportu do Zjednoczonego Królestwa, jak i importu.

Dla podmiotów niedokonujących dotychczas takich formalności będzie to m.in. oznaczać konieczność zarejestrowania się w usłudze e-Klient (dostępnej na portalu www.puesc.gov.pl) i uzyskania numeru EORI (ang. Economic Operator Registration Index) – umożliwiającego w dalszej kolejności złożenie niezbędnych zgłoszeń oraz deklaracji celnych. Obowiązkiem przedsiębiorcy będzie także opłacenie należności celnych i podatkowych (VAT i akcyza). Przebieg procedur przedstawiamy w tabeli.

Przedsiębiorcy, którzy przygotowują się do zmian, mają też na uwadze ograniczenia w najgorszym scenariuszu:

przywrócenie kontroli celnych na granicy ze Zjednoczonym Królestwem;
nałożenie ceł w obrocie UE ‒ Zjednoczone Królestwo na takich zasadach, jak z państwami trzecimi;
utrata ważności na terenie Unii wydanych przez Zjednoczone Królestwo:

‒ pozwoleń na przywóz/wywóz,

‒ pozwoleń przyznające status upoważnionego odbiorcy (tzw. AEO) i innych pozwoleń do celów uproszczeń celnych;

wyłączenie towarów pochodzących ze Zjednoczonego Królestwa spod kwalifikacji jako towarów pochodzących z UE (co może mieć szczególne znaczenie dla możliwości zastosowania do towarów preferencyjnych taryf uzgodnionych pomiędzy Unią a państwami trzecimi).

W branżach o wysokim stopniu harmonizacji na poziomie unijnym po brexicie – mogą pojawić się jeszcze inne, dodatkowe wymogi – ponieważ unijne przepisy dotyczące funkcjonowania tych branż nie będą już miały zastosowania na terenie Zjednoczonego Królestwa. Brak takich regulacji może zaś spowodować utrudnienia zarówno w przywozie towarów z Wysp (poprzez ich traktowanie jako pochodzących z kraju trzeciego), jak i ich wywozie (będą wówczas podlegały pod prawodawstwo państwa trzeciego). Dotyczy to w szczególności sektorów:

spożywczego – w przypadku którego szczególną uwagę należy zwrócić na możliwe ograniczenia w przywozie produktów pochodzenia zwierzęcego ze Zjednoczonego Królestwa, dodatkowe wymogi w zakresie etykietowania produktów stamtąd sprowadzanych czy też ważność certyfikatów produkcji ekologicznej wydanych przez organy Zjednoczonego Królestwa;

farmaceutycznego – w zakresie możliwości wprowadzania do obrotu produktów leczniczych na terenie UE (przepisy unijne wymagają, aby posiadacz pozwolenia na dopuszczenie do obrotu miał siedzibę na terenie UE/EOG).

nawozów/detergentów – w zakresie których regulacje unijne wymagają, aby ich producent miał siedzibę na terenie UE (przy czym pojęcie producenta obejmuje także importera); w najgorszym scenariuszu przedsiębiorcy, którzy sprowadzali nawóz lub detergenty ze Zjednoczonego Królestwa, mogą utracić dotychczasowy status dystrybutora i zostać uznanymi za producenta/importera (ponieważ status producenta/importera utracił podmiot ze Zjednoczonego Królestwa) – co wiąże się jednocześnie z nałożeniem na nich obowiązku zapewnienia zgodności sprowadzanego towaru z regulacjami unijnymi.

4. transport drogowy: konieczna rewizja uprawnień

Brexit szczególnie mocno może się odbić na transporcie drogowym – dla przedsiębiorców z tej branży pojawi się wiele utrudnień i nowe wymogi. Wspomniane powyżej kontrole graniczne oraz odprawy celne towarów mogą mieć bezpośredni wpływ na sprawność przewozu towarów drogą lądową czy też nawet na samą rentowność działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.

Wyjście Zjednoczonego Królestwa z UE może oznaczać dla wielu przedsiębiorców także zmianę statusu ich dotychczasowych uprawnień do wykonywania zawodu przewoźnika – ponieważ część z tych uprawnień jest terytorialnie związana z obszarem Unii. Przedsiębiorcy powinni już dziś przygotować się do tego, że konieczna może być weryfikacja spełniania konkretnych warunków formalnych – dotyczących m.in.:

Certyfikatu kompetencji zawodowych – który jest wydawany przewoźnikom lub tzw. zarządzającym transportem (tj. osobom zarządzającym operacjami transportowymi przewoźnika) wyłącznie przez organy lub instytucje państw członkowskich; tym samym dla certyfikatów wydanych w Zjednoczonym Królestwie brexit może oznaczać utratę ich ważności.
Świadectwa kierowcy z państw trzecich – który będzie musiał zostać wydany obywatelom Zjednoczonego Królestwa zatrudnionym u przewoźników z siedzibą na terenie Unii, w celu dalszego wykonywania przez nich przewozów międzynarodowych.

Siedziby przewoźnika drogowego – która zgodnie z unijnymi regulacjami musi znajdować się na terenie państwa członkowskiego. W związku z brexitem wszyscy ci przewoźnicy, którzy mają siedzibę w Zjednoczonym Królestwie, przestaną spełniać ten wymóg.

Miejsca zamieszkania zarządzającego transportem ‒ które zgodnie z unijnymi regulacjami także musi znajdować się na terenie państwa członkowskiego – co może mieć szczególne znaczenie dla tych przewoźników, których jedyny zarządzający transportem mieszka w Zjednoczonym Królestwie (w praktyce może to uniemożliwić prowadzenie dalszej działalności przewozowej).

5. handel pojazdami: homologacje tylko z krajów ue

Brexit – przynajmniej pośrednio – może wpłynąć na branżę transportową także w zakresie homologacji pojazdów silnikowych. Tutaj przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2007/46/WE w szczególności przewidują, że homologacja typu UE – umożliwiająca wprowadzenie do obrotu na terenie Unii objętych nią pojazdów silnikowych ‒ udzielana jest przez organ państwa członkowskiego. W związku z tym z dniem wystąpienia Zjednoczonego Królestwa z Unii wydawane przez jego organy homologacje nie będą uznawane jako spełniające wymogi powyższej dyrektywy – co uniemożliwi producentom wprowadzenie do obrotu na terenie UE pojazdów silnikowych zaopatrzonych w takie homologacje. W takim przypadku producent, który po wystąpieniu brexitu zamierza wprowadzić do obrotu pojazd silnikowy objęty ww. dyrektywą, a który ma siedzibę w Zjednoczonym Królestwie lub wyznaczył tam przedstawiciela do celów uzyskiwania homologacji typu UE, będzie musiał wyznaczyć takiego przedstawiciela w jednym z państw członkowskich.

6. ochrona unijnych marek

W przypadku opuszczenia Unii Europejskiej przez Zjednoczone Królestwo znaki towarowe zarejestrowane w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) przestaną być chronione na terytorium Zjednoczonego Królestwa. W projekcie umowy brexitowej zaplanowano, że unijne znaki towarowe będą rejestrowane dodatkowo jako brytyjskie znaki towarowe i będą chronione na terytorium Wielkiej Brytanii w tym samym zakresie, w którym dotychczas były chronione znaki unijne.

Wobec niepewnych losów umowy brexitowej w lutym 2019 r. Wielka Brytania zmieniła krajowe przepisy dotyczące znaków towarowych, aby umożliwić dalszą ochronę unijnych marek również na wypadek twardego brexitu.

A. W przypadku zarejestrowanych unijnych znaków towarowych

Z dniem wyjścia Brytyjski Urząd Własności Intelektualnej (UKIPO) zarejestruje (bez konieczności składania dodatkowego wniosku) odpowiedni brytyjski znak towarowy, który zapewni ochronę marki na terytorium Zjednoczonego Królestwa w takim samym zakresie jak znak unijny.
Przedsiębiorca nie poniesie dodatkowych opłat z tytułu tej rejestracji.

B. Jeżeli przedsiębiorca złożył wniosek do EUIPO, ale jego znak towarowy nie został jeszcze zarejestrowany

UKIPO nie zarejestruje odpowiedniego brytyjskiego znaku towarowego z własnej inicjatywy. Jeżeli przedsiębiorca chce uzyskać ochronę tej marki na terytorium Wielkiej Brytanii, to może złożyć do UKIPO wniosek o rejestrację odpowiedniego brytyjskiego znaku towarowego w analogicznym zakresie jak znak unijny. Wniosek trzeba złożyć w terminie 9 miesięcy od daty brexitu.
Przedsiębiorca będzie musiał ponieść opłaty rejestracyjne (170 funtów od wniosku online z jedną klasą towarów oraz dodatkowe 50 funtów za każdą dodatkową klasę).

Należy jednak pamiętać, że dodatkowy znak brytyjski to zawsze konieczność późniejszego uiszczania odrębnych opłat za kolejne okresy ochrony. Aby utrzymać ten sam terytorialny zakres ochrony, co przed brexitem, przedsiębiorca będzie musiał płacić dwa razy: w Unii – za znak unijny i w Wielkiej Brytanii – za znak brytyjski. Obecne koszty przedłużenia ochrony znaku na kolejne 10 lat w Wielkiej Brytanii to 200 funtów za jedną klasę oraz dodatkowe 50 funtów za każdą dodatkową klasę.

Nie każdy przedsiębiorca będzie zainteresowany ochroną swojej marki na terenie Wielkiej Brytanii. Jeżeli przedsiębiorca nie ma interesu w jej ochronie, to dodatkowy brytyjski znak może być zbędną inwestycją. Taki przedsiębiorca może zrezygnować z automatycznej ochrony znaku w Wielkiej Brytanii, wysyłając stosowne oświadczenie do UKIPO. Brytyjski znak towarowy wygaśnie również samoistnie, jeżeli przedsiębiorca nie uiści opłaty za kolejny okres ochronny.

Tak więc w przypadku ochrony swojej marki po brexicie przedsiębiorca może zachować spokój. Na obecnym etapie wystarczy zapoznanie się z projektowanymi regulacjami i rozważenie, czy uzyskanie dodatkowej rejestracji brytyjskiego znaku towarowego będzie korzystne z perspektywy prowadzonej działalności.

7. ochrona danych osobowych w nowej rzeczywistości

Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że docelowo Zjednoczone Królestwo będzie traktowane jako państwo trzecie w kontekście przepływu danych osobowych, co wiąże się z wieloma działaniami, które przedsiębiorcy będą musieli podjąć w celu spełnienia dodatkowych wymogów wynikających z RODO.

Przedsiębiorcy powinni zweryfikować, czy i jakie dane przekazują obecnie do Wielkiej Brytanii. Należy wziąć pod uwagę także procesy powierzania i udostępniania danych, w tym do partnerów wspierających działalność przedsiębiorcy w różnych aspektach, np. systemy IT. Jeśli takie transfery mają miejsce i będą kontynuowane po brexicie, to przedsiębiorca powinien już teraz rozpocząć prace nad wdrożeniem odpowiednich zabezpieczeń.

Wśród mechanizmów zabezpieczających wskazanych w RODO znajdują się m.in. tzw. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Ich zastosowanie jest stosunkowo proste i, co istotne, nie wymaga uzyskania dodatkowego zezwolenia ze strony organu.

Być może w przyszłości Komisja Europejska wyda decyzję o uznaniu Wielkiej Brytanii za państwo zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, co umożliwi transfer danych bez konieczności podjęcia dodatkowych działań.

Przedsiębiorca nie powinien zapominać przy tym o konieczności poinformowania osób, których dane dotyczą, o zamiarze przekazania ich danych do państwa trzeciego oraz o stosowanych przez niego w związku z tym zabezpieczeniach. Informacja ta powinna być zawarta w klauzuli informacyjnej przekazywanej przez administratora podczas pozyskiwania danych osobowych (art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE; Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1).

Małgorzata Paja
aplikant adwokacki, konsultant w Olesiński & Wspólnicy
Jacek Karp
aplikant radcowski, konsultant w Olesiński & Wspólnicy
Marta Maliszewska
aplikant adwokacki, starszy konsultant w Olesiński & Wspólnicy
Anna Łozowska
radca prawny, starszy konsultant w Olesiński & Wspólnicy