Czy prowadzenie książki kontroli jest obligatoryjne

Niedawno założyłem działalność gospodarczą, prowadzę sklep internetowy. W mojej firmie nie prowadzono dotychczas kontroli i zastanawiam się, czy mimo to już teraz powinienem mieć książkę kontroli? Słyszałem o niej, ale nie wiem, w jakiej formie należy ją prowadzić i co powinienem do niej wpisywać.

Obowiązek prowadzenia książki kontroli spoczywa na każdym przedsiębiorcy. Ten ustawowy wymóg zapisany jest obecnie w art. 57 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Wcześniej na wszelki wypadek

Zgodnie z tą regulacją każdy przedsiębiorca ma prowadzić oraz przechowywać w swojej siedzibie nie tylko książkę kontroli, lecz także upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydane pracownikom organu kontrolującego, jak również protokoły kontroli. Oznacza to, że trzeba posiadać taką książkę także w tych przypadkach, gdy w firmie dotychczas nie była prowadzona jakakolwiek kontrola.

W jakiej formie

Ustawodawca zezwala na prowadzenie książki kontroli zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Wybór formy, w jakiej przedsiębiorca będzie prowadził ją w swojej firmie, zależny jest wyłącznie od jego woli. Wybór formy wiąże się także ze sposobem jej udostępniania kontrolującym oraz dokonywaniem w niej wpisów. I tak w przypadku książki kontroli prowadzonej w formie papierowej:

książkę kontroli należy okazać kontrolującym,
wpisów w książce kontroli dokonuje kontrolujący.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca zdecydował się na prowadzenie w twojej firmie książki kontroli w formie elektronicznej, to w takim przypadku:

okazanie książki następuje przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli,
wpisów w książce kontroli przedsiębiorca dokonuje samodzielnie,
dodatkowo dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w postaci elektronicznej muszą znajdować potwierdzenie w dokumentach.

Książka kontroli powinna zawierać odpowiednie wpisy. [ramka] W przypadkach, w których kontrola nie była dotychczas prowadzona, przedsiębiorca powinien dysponować dokumentem papierowym bądź elektronicznym zawierającym odpowiednie rubryki (kolumny bądź wiersze) pozwalające na wpisanie w nich wszystkich niezbędnych informacji.

Jakie informacje wpisywać

Książka kontroli powinna zawierać rubryki pozwalające na wpisanie:

• oznaczenia organu kontroli, który prowadził kontrolę,

• oznaczenia upoważnienia do kontroli wydanego przez organ kontrolny swoim pracownikom – upoważnienia te natomiast stanowią załącznik do książki kontroli,

Normy obowiązujące na etapie projektowania trzeba spełniać również podczas eksploatacji

• zakresu przedmiotowego przeprowadzonej kontroli,

• daty podjęcia i zakończenia poszczególnych kontroli.

Ze względu na to, że ustawodawca nie przewidział żadnego urzędowego wzoru, można samodzielnie określić sposób prowadzenia książki kontroli w danej firmie. Trzeba jedynie zapewnić, aby znalazły się w niej wszystkie z wymaganych przez ustawę elementów.

Udostępnienie

Książka kontroli podlega udostępnieniu kontrolującym. Co ważne, powinno to nastąpić niezwłocznie po wszczęciu kontroli. Ustawa przewiduje w tym zakresie jeden wyjątek. Jeżeli okazanie książki kontroli jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli w tym samym czasie. W takim przypadku przedsiębiorca ma obowiązek okazania książki w siedzibie organu kontroli, który wcześniej nie miał do niej dostępu, w terminie trzech dni roboczych od dnia zwrotu książki przez inny organ kontroli.