Od 4 września pracownicy będą nią związani dożywotnio, ale nieaneksowanie umów może pozwolić na jej ujawnienie już po trzech latach. Tak zmiany ustawowe interpretuje resort sprawiedliwości
Eksperci są jednomyślni: po wejściu w życie nowelizacji ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (z 5 lipca 2018 r.; Dz.U. poz. 1637) pracodawcy powinni aneksować zawarte z pracownikami umowy, zmienić regulaminy oraz wewnętrzne procedury. Sęk w tym, że trzeba to zrobić z głową, by nie pozbawić się uprawnień, które wynikają wprost z ustawy. A czasu na zastanowienie nie ma zbyt wiele, bo ustawa wchodzi w życie już 4 września.
O ustawie szeroko pisaliśmy kilka tygodni temu w Tygodniku Gazeta Prawna z 10‒12 sierpnia 2018 r. („Związani tajemnicą firmy na zawsze! Możliwe, bo zniknął jeden przepis”, DGP nr 155). Przypomnijmy: zwiększa ona ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, choć nie jest pozbawiona błędów utrudniających jej interpretację. Chodzi przede wszystkim o uchylenie art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (z 16 kwietnia 1993 r.; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 419; dalej: u.z.n.k.). Stanowi on, że czyn nieuczciwej konkurencji może popełnić osoba, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego – przez okres trzech lat od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy. Przepis ten zostanie jednak, wraz z wejściem w życie ustawy, uchylony. Czy to oznacza, że byli pracownicy będą musieli zachować informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa tylko dla siebie bezterminowo? A może – ze względu na to, że zniknął przepis o jakimkolwiek terminie – nie są do tego zmuszeni już w ogóle? O tym, że obydwie interpretacje są możliwe, mówili nam prawnicy. O zajęcie stanowiska poprosiliśmy więc Ministerstwo Sprawiedliwości.
„Były pracownik, jak każda osoba fizyczna, ma obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa bezterminowo. Nowelizacja ustawy nie zmieniła zakresu podmiotowego – nadal obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa dotyczy osób fizycznych” – wyjaśniają nam urzędnicy resortu.
Skutki zaniechań
Wychodziłoby więc na to, że umów o pracę w ogóle nie trzeba aneksować. Przecież byli pracownicy i tak powinni milczeć aż po grób. Tyle że, jak wyjaśnia Bartosz Wszeborowski, prawnik w zespole prawa pracy kancelarii Bird & Bird, zmienić umowy i regulaminy należy. Powodów jest kilka. Po pierwsze, warto, by pracownik wiedział o swoich obowiązkach. Po drugie, należy możliwie precyzyjnie określić, co stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, a co nie – czyli po prostu, jakich informacji przedsiębiorca chce strzec. I po trzecie, warto zmodyfikować termin związania tajemnicą przedsiębiorstwa. Zwłaszcza jeśli był on wyraźnie określony w umowach zawartych wcześniej z pracownikami.
– Jeżeli umowa o pracę wskazuje wyraźnie na trzyletni okres związania obowiązkiem poufności, a pracodawca nie zdecyduje się na jej zmianę, a więc nie skorzysta z możliwości przedłużenia ochrony tajemnic przedsiębiorstwa na podstawie znowelizowanych przepisów u.z.n.k., to takie postanowienie w umowie o pracę nadal jest skuteczne i wiążące dla obu stron – i to zarówno w stosunku do obecnego, jak i byłego pracownika. Oznacza to, że pracodawca bez wcześniejszej zmiany odpowiednich postanowień umownych, tj. aneksowania umowy o pracę lub umowy o poufności, nie może powoływać się na bezterminowy obowiązek pracownika wynikający ze znowelizowanego u.z.n.k. – wskazuje Bartosz Wszeborowski.
Tak jest dlatego, że jednym ze znamion czynu nieuczciwej konkurencji, jakim jest bezprawne ujawnianie i wykorzystywanie tajemnicy przedsiębiorstwa, jest „brak zgody” posiadacza tajemnicy przedsiębiorstwa. A zatem strony mogą uzgodnić, że okres trwania obowiązku poufności jest ograniczony w czasie, tj. pracodawca godzi się na swobodne ujawnienie i wykorzystanie danej informacji po upływie uzgodnionego okresu. Innymi słowy, strony umownie modyfikują ustawowy obowiązek zachowania tajemnicy przez jego ograniczenie w czasie, co jest dopuszczalne. Podobnego zdania jest MS.
Jakie działania podjąć
– Zmiany do umów o pracę mogą zostać wprowadzone przez porozumienia z pracownikami mającymi dostęp do informacji, które pracodawca chce chronić (podpisanie aneksu do takich umów) lub w drodze jednostronnego wypowiedzenia zmieniającego. Dzięki temu pracodawca w razie ewentualnego sporu sądowego będzie mógł wykazać zachowanie należytej staranności w celu ochrony informacji niejawnych – wyjaśnia mecenas Wszeborowski. To też odpowiedź na pytania niektórych przedsiębiorców, które do nas spływały po ostatnim tekście: co zrobić, jeśli pracownik nie będzie chciał się zgodzić na nowe zasady, czyli obowiązek bezterminowego zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa? Otóż w takiej sytuacji dopuszczalne jest wręczenie mu wypowiedzenia zmieniającego.
– W przypadku braku sprecyzowania obowiązku zachowania poufności tajemnica przedsiębiorstwa będzie co do zasady podlegać ochronie. Jednak równocześnie pracodawca może nie być w stanie dochodzić swoich roszczeń w przypadku naruszenia obowiązku poufności przez pracownika lub byłego podwładnego. Będzie mu bowiem trudno udowodnić wartość handlową tajemnicy (ta wynika bowiem z objęcia danej informacji obowiązkiem poufności) i zachowanie przez pracodawcę należytej staranności w celu jej ochrony – tak potrzebę aktywnego działania pracodawców uzasadnia Bartosz Wszeborowski.
Ograniczenia w praktyce
Zdaniem ekspertów w praktyce bezterminowe zastrzeżenie tajemnicy firmy może okazać się fikcją. Trudno będzie np. już po 10 latach wykazać byłemu pracownikowi, że posłużył się informacjami pozyskanymi w związku z pracą u danego pracodawcy, a nie w toku dalszej kariery zawodowej.
– Poza tym ustanowienie bezterminowego obowiązku poufności wobec każdego rodzaju informacji nie jest zasadne, ponieważ z biegiem czasu traci ona na wartości gospodarczej. Tak jest np. w przypadku niektórych danych technicznych wobec dynamicznego rozwoju technologii – wskazuje mecenas Wszeborowski.
Zarazem warto doprecyzować w regulaminie pracy lub odpowiednich przepisach wewnętrznych, jak w firmie definiowana jest tajemnica przedsiębiorstwa i czego pracownicy nie mogą robić. W przeciwnym razie ochrona wynikająca z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji może być iluzoryczna.
Stanowisko Ministerstwa Sprawiedliwości z 23 i 27 sierpnia 2018 r.
DGP: Dlaczego zdecydowano się na usunięcie art. 11 ust. 2 u.z.n.k. i jakie są tego skutki?
MS: Usunięcie art. 11 ust. 2 u.z.n.k. wynikało z potrzeby zapewnienia prawidłowego wprowadzenia dyrektywy 2016/943/UE. Przepis przewidywał, że pracownik jest zobowiązany do przestrzegania zakazu ujawniania, wykorzystania lub przekazywania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa przez trzy lata od dnia ustania stosunku pracy (lub innego stosunku prawnego, na podstawie którego świadczy pracę na rzecz przedsiębiorcy). Tego ograniczenia czasu ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa nie przewidują przepisy dyrektywy 2016/943/UE. Skoro zatem dyrektywa ustanawia minimalny standard ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, w którym nie mieszczą się czasowe ograniczenia, to oznacza, że przewidujący takie ograniczenia przepis prawa krajowego (art. 11 ust. 2 u.z.n.k. w obecnym brzmieniu) byłby niezgodny z dyrektywą. Zatem prawidłowe wprowadzenie tej dyrektywy wymaga usunięcia ograniczenia z krajowego systemu prawnego.
Były pracownik – jak każda osoba fizyczna – zobowiązany jest do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa bezterminowo. Nowelizacja ustawy nie zmieniła zakresu podmiotowego – nadal obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa dotyczy osób fizycznych.
DGP: Co w sytuacji, gdy po wejściu w życie zmian w u.z.n.k. pracodawca nie zdecyduje się na aneksowanie umowy o pracę, która obecnie przewiduje termin związania pracownika obowiązkiem zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa?
MS: Takie ograniczenie nadal wiąże strony umowy. Bez względu na to, czy dana osoba jest wciąż pracownikiem tego przedsiębiorcy, w umowie którego zawarta była ta klauzula. Co do zasady stosujemy prawo obowiązujące w dniu zaistnienia zdarzenia prawnego (w tym przypadku – to data zawarcia umowy).
Skreślenie przepisu art. 11 ust. 2 u.z.n.k., który dopuszczał ograniczenie obowiązku zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracownika, nie może powodować, że zawarte przed wejściem w życie nowej ustawy umowy zawierające taką klauzulę przestają obowiązywać. Skoro pracownik miał zgodę pracodawcy (w postaci postanowienia w zawartej umowie) na ujawnianie tajemnicy po upływie określonego terminu, to ta umowa nadal wiąże strony. Zatem po upływie terminu zobowiązującego pracownika do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa – ujawnienia jej nie można uznać za nieuczciwą konkurencję.
DGP: A co w przypadku, gdy aneks do umowy przewiduje obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracownika przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy?
MS: Zawarcie takiego aneksu do umowy o pracę potwierdzałoby istniejący obowiązek ustawowy, chyba że aneks ten dopuszczałby np. ograniczenie trwania obowiązku zachowania tajemnicy. Skoro z umowy o pracę (aneksu) wynikałoby, że obowiązek zachowania tajemnicy kończy się po 10 latach od ustania zatrudnienia, po tym terminie były pracownik jest zwolniony z obowiązku zachowania tajemnicy. Należałoby przyjąć, że uzyskał zgodę uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi (por. art. 11 ust. 3 ustawy z 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i innych ustaw; Dz.U. poz. 1637).
opinia eksperta
Pracodawcy powinni zadbać o swój interes
W umowach z pracownikami pracodawca powinien przede wszystkim zadbać o postanowienia zobowiązujące pracownika do zachowania w poufności tajemnicy przedsiębiorstwa bez ograniczenia czasowego również po ustaniu stosunku pracy. W odróżnieniu od zakazu konkurencji obowiązek zachowania poufności nie wiąże się z koniecznością zapłaty wynagrodzenia na rzecz byłego pracownika. Jednocześnie w celu zwiększenia ochrony w umowach o zachowaniu poufności i w regulaminach pracy koniecznie należy określić dostatecznie precyzyjnie, jakie informacje strony uznają za tajemnicę przedsiębiorstwa. W praktyce ten element często określony jest zbyt ogólnie, co rodzi problemy w dochodzeniu roszczeń lub wręcz je uniemożliwia.
Umowa o zachowaniu poufności powinna określać w jasny sposób zasady odpowiedzialności za naruszenie, dlatego obowiązek zachowania poufności przez byłego pracownika należy obwarować dodatkowo karą umowną. Wreszcie, jeżeli dotychczasowe umowy lub regulaminy pracy odsyłają do przepisów w poprzednim brzmieniu, należy dokonać aktualizacji odesłań. Trzeba jednak pamiętać, że same odwołania do przepisów to jednak za mało, aby mówić o skutecznej ochronie. Oprócz zmian umów czy regulaminów należy także zrewidować lub opracować m.in. procedury nadawania i kontroli dostępu do informacji przez pracowników. Nowa ustawa nakłada na przedsiębiorcę wyższy standard, jeżeli chodzi o wymogi, które musi spełnić, aby mówić o „należytej staranności” przy podejmowaniu działań zmierzających do zachowania informacji w tajemnicy.
Brak odpowiedniej umowy o zachowaniu poufności lub postanowień regulaminu pracy może rodzić po stronie pracodawcy problemy z uwagi na wątpliwości związane ze skutkami wykreślenia art. 11 ust. 2 u.z.n.k. i możliwością zastosowania ustawy do byłych pracowników. Jeżeli przedsiębiorca nie zadba o rozciągnięcie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa na okres po ustaniu zatrudnienia, w razie sporu z byłym pracownikiem będzie musiał liczyć na to, że sąd pokieruje się celowościową i prowspólnotową wykładnią przepisów, a nie ich literalnym brzmieniem. W najgorszym wypadku brak zobowiązania umownego do zachowania tajemnicy mógłby jednak skutkować brakiem ochrony prawnej.
Artykuł 11 ust. 2 u.z.n.k. w dotychczasowym brzmieniu przewidywał jednoznacznie możliwość umownego określenia czasu trwania obowiązku zachowania poufności. Ustawodawca co prawda określił ten termin domyślnie na trzy lata, jednak umowa mogła przewidywać zarówno dowolnie dłuższy, jak i krótszy czas zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Należy uznać, że jeżeli strony wyraźnie umówiły się, że zobowiązanie do zachowania tajemnicy będzie dotyczyć pracownika jedynie przez określony czas po ustaniu stosunku pracy, to takie postanowienie jest dla stron wiążące także po wejściu w życie nowych przepisów. Pracownik będzie więc mógł swobodnie dysponować uzyskanymi informacjami po upływie umówionego okresu, bo były pracodawca wyraził na to zgodę w umowie. W mojej ocenie sytuacja kształtuje się analogicznie w przypadku, gdy umowa o pracę została rozwiązana jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów. Po upływie okresu przewidzianego w umowie z byłym pracownikiem nie będzie on dłużej związany obowiązkiem zachowania tajemnicy.