Po 18 października wszystkie przetargi w Polsce będą musiały być przeprowadzane w internecie. Najpóźniej tego dnia mają zniknąć papierowe oferty. Problem w tym, że system e-Zamówienia, który ma umożliwiać składanie ich przez internet, prawdopodobnie nie będzie wówczas jeszcze gotowy. Wciąż nie zakończył się bowiem na niego przetarg. Niedawno po raz drugi wyłoniono zwycięzcę – firmę Enterprise Services Polska. Umowy wciąż jednak nie zawarto. Tymczasem zgodnie z pierwotnym harmonogramem kontrakt powinien być podpisany we wrześniu 2017 r. Za datę krytyczną przyjmowano koniec października.

– Nie widzę żadnych szans na to, żeby system w pełnej funkcjonalności został oddany w terminie – ocenia Michał Rogalski, ekspert Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji i członek Rady Zamówień Publicznych.

Historia opóźnień systemu e-Zamówienia

Historia opóźnień systemu e-Zamówienia

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Walka z czasem

Ministerstwo Cyfryzacji uważa, że październikowy termin wciąż jest realny.

– Wykonawca, składając ofertę w postępowaniu, tym samym zadeklarował dotrzymanie terminów realizacji poszczególnych etapów projektu wskazanych w specyfikacji. W związku z tym zobowiązał się do dostarczenia głównego produktu w postaci platformy e-Zamówień w październiku 2018 r. – odpowiedział na nasze pytania wydział komunikacji MC. Tyle że patrząc na harmonogram, od dwóch miesięcy powinna już działać wersja beta systemu. A wciąż jesteśmy na etapie przetargu.

Mimo zapewnień resortu cyfryzacji Urząd Zamówień Publicznych bierze pod uwagę opóźnienia.

– Uwzględniając to ryzyko, analizowane są inne możliwości zapewnienia przez państwo odpowiedniego rozwiązania dla zamawiających, umożliwiającego po 18 października 2018 r. udzielanie zamówień publicznych bez przeszkód. W robocze ustalenia i analizy, oprócz UZP, włączone są również Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii oraz Ministerstwo Cyfryzacji. Efekt tych analiz zostanie zaprezentowany w najbliższym czasie – mówi Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz systemowych UZP.

Jakie to będzie rozwiązanie? UZP na razie nie chce zdradzać, ale niewykluczone, że pomysł będzie rozwinięciem mechanizmu, który wymyślono w związku z koniecznością przesyłania przez internet jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Już od 18 kwietnia w przetargach powyżej progów unijnych musi on być składany z użyciem środków komunikacji elektronicznej. Ponieważ brakuje systemu, który by to umożliwiał, UZP zaproponował korzystanie ze zwykłej poczty e-mail. JEDZ będzie przesyłany na skrzynkę pocztową zabezpieczony hasłem, które zostanie wskazane w tradycyjnej, papierowej ofercie. W ten sposób zamawiający nie będzie mógł otworzyć pliku przed otwarciem ofert.

Oczywiście rozwiązanie to musiałoby zostać dostosowane do pełnej elektronizacji, która wchodzi w życie w październiku. Na skrzynkę pocztową przesyłane byłyby wówczas nie tylko pojedyncze dokumenty, ale kompletne oferty.

– Okres, w którym na skrzynkę e-mail będzie przesyłany sam JEDZ, pozwoli i zamawiającym, i wykonawcom przetestować to rozwiązanie. Przetestować w miarę bezboleśnie, gdyż JEDZ zawsze można uzupełnić, jeśli zostanie nieprawidłowo przesłany. Samej oferty uzupełniać już nie będzie można, dlatego okres przystosowawczy będzie odgrywał rolę nie do przecenienia – uważa Michał Rogalski.

Odwrotne skutki

Jedno jest pewne – jakikolwiek byłby pomysł UZP, będzie to jedynie rozwiązanie zastępcze, erzac mający doprowadzić do zgodności z przepisami, ale na pewno nieułatwiający życia uczestnikom przetargów i ich organizatorom. A podstawowym celem elektronizacji wymuszonej przez dyrektywę 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych było ułatwianie procedur przetargowych. Brak systemu z prawdziwego zdarzenia spowoduje zaś odwrotne skutki.

– Nie martwię się specjalnie o dużych zamawiających, ci mają pieniądze, by skorzystać z usług komercyjnych serwisów umożliwiających przeprowadzenie przetargu w formie elektronicznej. Boję się o mniejszych, zwłaszcza małe gminy. Ich zwyczajnie nie stać na to, by wykupić komercyjne usługi. Co gorsza, to właśnie u tych najmniejszych zamawiających może pojawić się problem z przezwyciężaniem pewnych oporów mentalnych. Po tylu latach prowadzenia przetargów na papierze całkowita elektronizacja może budzić obawy u niektórych urzędników – zauważa Tomasz Czajkowski, były wieloletni prezes UZP, a dzisiaj wiceprzewodniczący Rady Zamówień Publicznych.

Nawet gdy system e-Zamówienia już powstanie, to będzie rozwiązaniem pozwalającym w zasadzie tylko na składanie ofert i zabezpieczanie ich przed otwarciem. Pierwotnie miał być dużo bardziej rozbudowany i wspierać prowadzenie przetargu na każdym jego etapie. Ze względu na brak czasu mocno ograniczono jednak zakres projektu.

Gdy system już powstanie, firmy informatyczne będą mogły zaproponować komercyjne rozwiązania będące swego rodzaju nakładkami na rozwiązanie dostarczone przez państwo. Będą one mogły wspierać przedsiębiorców w przygotowaniu ofert czy też zamawiających w ich ocenie.