E-fakturowanie obowiązkowe od 2026 r. Warto już teraz się przygotować

Obowiązek e-fakturowania obejmie firmy stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. będzie dotyczył tych, które w 2024 r. wykazały sprzedaż przekraczającą 200 mln zł. Dwa miesiące później, 1 kwietnia, KSeF obejmie wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości i branży. Są pewne wyjątki, m.in. do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (elektronicznych przy użyciu KSeF), mogą wybrać formę papierową jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowana nimi nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie (wraz z podatkiem).

To zasadnicza zmiana. Faktura nie będzie już dokumentem wystawionym i samodzielnie przekazanym kontrahentowi, lecz elementem oficjalnego, państwowego systemu. Oznacza to konieczność rewizji praktyk, ale też umów i wewnętrznych regulaminów, bo to, co dotąd ustalano indywidualnie, teraz wymuszą centralne procedury.

KSeF to również korzyści

Jak pokazują badania, w wielu firmach wciąż nie ma planów wdrożenia systemów informatycznych czy nowego obiegu dokumentów, a właściciele często nie wiedzą, jakie narzędzia mogą im w tym pomóc. W dodatku zwlekają, bo sankcje za niewystawianie e-faktur w KSeF mają zostać wprowadzone dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Dla mikro i małych firm problemem są koszty oraz brak ludzi. W dużych przedsiębiorstwach nad zmianami mogą pracować całe działy, w małych – nierzadko tylko właściciel i księgowy. Brak czasu na testy czy wdrożenie i integracji z innymi systemami może jednak okazać się poważnym zagrożeniem. Każdy miesiąc zwłoki oznacza mniejsze szanse na spokojne, bezpieczne przejście na nowe zasady.

Warto odnotować, że e-fakturowanie upraszcza wiele procesów. Dokument wysłany do centralnego systemu jest od razu zweryfikowany pod kątem formalnym, znika więc ryzyko błędów i przyszłe korekty zdarzają się znacznie rzadziej.
KSeF to także wymierne korzyści podatkowe. Firmy stosujące system mogą liczyć na szybszy zwrot VAT, a łatwość w wykazaniu rzetelności przy odliczeniu podatku znacząco zmniejsza ryzyko sporów z fiskusem.

E-fakturowanie wpływa również na operacje biznesowe. Wszystkie dokumenty gromadzone są w jednym repozytorium, do którego dostęp jest możliwy z dowolnego miejsca i w każdej chwili, co ułatwia wewnętrzne analizy, przygotowanie raportów czy reakcję na kontrolę urzędów. Maleje też ryzyko nadużyć, dokument nie ginie, nie zostaje przypadkowo zniszczony ani nie trafia w niepowołane ręce. Z perspektywy księgowych i biur rachunkowych oznacza to ogromną oszczędność czasu, a w dłuższym okresie także kosztów.

Rozwiązanie dla polskich firm – Aruba Faktura Smart

Dla sektora MŚP kluczowym pytaniem będzie: jak najprościej przejść na KSeF? Dostawca technologii Aruba przygotował narzędzie Aruba Faktura Smart, które ma odciążyć przedsiębiorców i umożliwić im płynne dostosowanie się do nowej rzeczywistości.

Aruba to firma z ponad 30-letnim doświadczeniem w usługach cyfrowych, pionier e-fakturowania i lider rynku we Włoszech, gdzie podobne regulacje obowiązują już od 2014 roku. Z jej rozwiązań skorzystały miliony przedsiębiorców, księgowych i freelancerów. Aruba Faktura Smart łączy to doświadczenie z dostosowaniem do polskiego prawa oraz specyfiki lokalnego rynku.

Rozwiązanie ma postać platformy, stworzonej z myślą o codziennej pracy w mikro i małych przedsiębiorstwach. Posiada prosty, intuicyjny interfejs, działa w chmurze i jest dostępna z dowolnego urządzenia, co ma szczególne znaczenie dla mobilnych właścicieli firm. Obsługuje język polski i angielski, co przyda się firmom handlującym w skali międzynarodowej.

Aruba Faktura Smart działa w pełnej zgodności z polskimi regulacjami dotyczącymi KSeF. Oznacza to, że właściciel firmy nie musi martwić się o aktualizacje prawne, integrację czy dodatkowe oprogramowanie.
W praktyce, Faktura Smart eliminuje barierę finansową i organizacyjną, która zniechęcała wielu przedsiębiorców do przedwczesnych wdrożeń. MŚP zyskują narzędzie sprawdzone przez miliony użytkowników w realiach bardzo podobnych do polskich.

Sprawne e-fakturowanie

Cała zmiana związana z KSeF oznacza pełną transformację podejścia do obiegu dokumentów w biznesie. Firmy, które przygotują się odpowiednio wcześniej, zyskają przewagę nad konkurencją.

Aruba, proponując Fakturę Smart, daje polskim przedsiębiorstwom możliwość sprawnego wejścia w system e-fakturowania. Włosi udowodnili, że firmy, które szybko wdrożyły odpowiednie narzędzia, nie tylko bezproblemowo weszły w proces e-fakturowania, ale też zwiększyły efektywność biznesową.

W Polsce będzie podobnie –ci, którzy wdrożą e-fakturowanie na czas, nie będą narażeni na stres ani koszty związane z awaryjnymi działaniami, a dodatkowo zyskają pełną kontrolę nad dokumentacją, większe bezpieczeństwo operacji i szybsze rozliczenia. Warto nie zwlekać.

PO