Dlaczego prawnicy coraz częściej wybierają platformy do zarządzania kancelarią?

Prowadzenie kancelarii prawnej to nie tylko pozyskiwanie i obsługa klientów, ale również czynności administracyjne, często żmudne i czasochłonne. Zdarza się, że prawnicy zamiast koncentrować się na tym, co w ich pracy jest naprawdę ważne, skazani są na wielogodzinne prowadzenie dokumentacji, przeglądanie poczty elektronicznej, zarządzanie danymi teleadresowymi i rozliczeniami oraz prowadzenie ewidencji swoich pracowników. Odpowiedzią na ich potrzeby są platformy do zarządzania kancelariami, które cieszą się coraz większą popularnością zarówno w Polsce, jak i za granicą. Nie tylko rozwiązują one wyżej wymienione problemy, ale również umożliwiają dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie.

Systemy dostępne na rynku skutecznie wpływają na organizację pracy w kancelarii i zapewniają profesjonalną obsługę klientów. Właściciele kancelarii mają świadomość, że to właśnie te czynniki są podstawą efektywnego działania. Chcąc zapewnić swojej działalności zintegrowany i spójny charakter, decydują się na zaimplementowanie platform. Umożliwia im to czerpanie korzyści na trzech różnych poziomach, do których oprócz polepszenia organizacji pracy, zaliczamy również zapewnienie pełnego bezpieczeństwa i obniżenie kosztów utrzymania firmy.

Jak działają platformy?

Wiele spośród dostępnych platform opiera się na rzeczywistych potrzebach właścicieli i pracowników kancelarii. Spełnianie zróżnicowanych wymagań klientów umożliwia ich modułowa konstrukcja. Daje ona możliwość rozbudowy systemu o nowe funkcje, a także jego integrację ze wszystkimi obszarami działalności.

Podstawową funkcjonalnością systemów jest usprawnianie organizacji przedsiębiorstwa. Jest to możliwe między innymi dzięki stworzeniu środowiska pracy wspólnego dla wszystkich pracowników, co poprawia komunikację między nimi, a także poprzez gromadzenie dokumentacji w jednym miejscu, umożliwienie stałego dostępu do informacji oraz możliwość ich edytowania nawet w trybie off-line. Użytkownicy mogą także korzystać z wprowadzonych baz teleadresowych, które zawierają dane klientów, sądów i prokuratur. Część platform pozwala również na zdalne zlecanie zadań pracownikom i planowanie terminów.

Najbardziej zaawansowane systemy umożliwiają właścicielom kancelarii zarządzanie firmą tylko dzięki dwóm zasobom: dostępowi do Internetu oraz komputerowi lub urządzeniu mobilnemu. Umożliwia to całkowitą rezygnację z niepraktycznej i kosztownej dokumentacji papierowej, co z kolei przyczynia się to do zminimalizowania kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa. Większość dostępnych produktów zapewnia szybkie wdrożenie i nie wymaga inwestycji w dodatkowy sprzęt. Najbardziej zaawansowane produkty zapewniają także nieograniczoną przestrzeń dyskową, dzięki której rozbudowa bazy danych nie generuje dodatkowych kosztów. Ponadto koszty związane z korzystaniem z systemu są najczęściej całkowicie przewidywalne i zależą od zakresu, w jakim kancelaria korzysta z programu, oraz liczby użytkowników.

Większość platform gwarantuje bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Jest to o tyle istotne, że prawnicy należą do grupy tzw. wysokiego ryzyka. Oznacza to, że dane, którymi dysponują mogą okazać się cenne dla cyberprzestępców lub nieuczciwych konkurentów ich klientów. Całkowite bezpieczeństwo informacji, które gwarantują platformy, jest zapewnione dzięki wprowadzanym systemom szyfrującym. Niektóre produkty oferują również funkcjonalność odpowiedzialną za automatyczne, regularne archiwizowanie wprowadzanych informacji.

Na rynku zadebiutował niedawno zupełnie nowy system do zarządzania kancelarią, który posiada dodatkowy moduł. Wyróżnia on system na tle jemu podobnych, a jego funkcjonalność z pewnością docenią wszyscy właściciele kancelarii. Jest to moduł zarządzania ryzykiem dostępny w platformie CasuSoft. Umożliwia on automatyczną ocenę dwóch podstawowych ryzyk związanych z personelem: wynikającego ze zbyt dużej ilości klientów przypisanych do jednego opiekuna oraz związanego ze zbyt dużą ilością przypisanych do niego spraw.

„Moduł zarządzania ryzykiem pozwala na analizę rozproszenia klientów pośród poszczególnych pracowników i maksymalne zabezpieczenie się użytkownika na wypadek zerwania z nimi współpracy” - tłumaczy Marcin Ralcewicz, twórca oprogramowania.

“Bardzo często zdarza się, że niewielka grupa pracowników obsługuje aż 80 procent kluczowych klientów. Znane są przypadki, w których podobne wyniki osiągał nawet pojedynczy pracownik. Problem leży w tym, że odejście takiego pracownika najczęściej jest jednoznaczne z odejściem klienta, którego obsługiwał.” – mówi Dorota Hołubiec, ekspert w zakresie zarządzania usługami profesjonalnymi.

„Moduł zarządzania ryzykiem pozwala również organizować i kontrolować czas pracy pracowników, oraz generuje raporty dotyczące ich efektywności.” – dodaje Ralcewicz.

Rozwiązanie dla wszystkich kancelarii

Dzisiaj nawet najmniejsza kancelaria może wspomagać się profesjonalnym systemem zarządzania, korzystnie wpływającym na organizację pracy, gwarantującym bezpieczeństwo danych i umożliwiającym ograniczenie kosztów prowadzenia firmy do minimum. To, co jeszcze niedawno było najlepszym rozwiązaniem dla największych kancelarii, dziś jest koniecznością również dla tych najmniejszych. Sektor prawniczy rozwija się bowiem niezwykle dynamicznie. Kancelariom stale przybywa klientów oraz spraw. Narastająca liczba obowiązków administracyjnych wymaga od nich optymalnego zarządzania. Większość platform została zaprojektowana w taki sposób, by móc rozbudowywać je o nowe funkcje.
Umożliwia to dostosowanie ich do potrzeb wszystkich klientów.

„CasuSoft dodatkowo wspiera kancelarie w obszarze customer services, czyli w nawiązaniu i pogłębianiu relacji z klientem. Sprawna komunikacja, przejrzystość obiegu dokumentów oraz dostęp zainteresowanych do zgromadzonych w ich sprawie dokumentów, to istotne obszary działania kancelarii, które znacząco mogą wpływać na jej efektywność i wizerunek. mówi Dorota Hałubiec.

Twórcą oprogramowania jest firm NSolutions, która stworzyła e-usługę w oparciu o finansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Więcej informacji na temat rozwiązania znajduje się na stronie projektu: www.casusoft.pl