Ogłoszono pierwsze konkursy na dofinansowanie projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Zmieniają się m.in. wysokość kosztów pośrednich oraz kwestie zarządzania projektem
Najistotniejszym dokumentem, którego znajomość jest niezbędna zarówno przy tworzeniu wniosku, jak i w trakcie realizacji projektu, są wytyczne kwalifikowalności wydatków. Porównując wytyczne z minionej perspektywy z dokumentem dotyczącym lat 2014–2020, należy stwierdzić, że zdecydowana większość starych uregulowań została adaptowana do nowych wytycznych. Nadal podstawą rozliczenia dofinansowania będzie realizacja budżetów zadaniowych – istotna więc przy końcowym wniosku będzie nie tyle każda pojedyncza pozycja szczegółowego budżetu, ile faktyczna realizacja zadania, w ramach którego koszty zostały poniesione. Pojawia się jednak kilka zmian, niektórych dość zaskakujących dla piszących wnioski.
Wyłączenie niektórych wydatków
Jedną z ważniejszych modyfikacji jest wyłączenie zarządzania projektem z kosztów bezpośrednich. Całość nakładów związana z tym obszarem może zostać sfinansowana tylko i wyłącznie w ramach kosztów pośrednich projektu (np. wynagrodzenie koordynatora/kierownika projektu, menedżera finansowego, koszty delegacji, obsługa rachunku bankowego, szkolenia, sprzęt nabywany dla personelu zarządzającego itp.). Do kosztów pośrednich kwalifikujemy także koszty związane z promocją projektu (zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, koszty ogłoszeń itp.). Jednocześnie zmianom uległy wysokości kosztów pośrednich w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych projektu. I tak przy projektach o najmniejszych budżetach, do 1 mln zł włącznie, koszty pośrednie wynoszą 25 proc. kosztów bezpośrednich. Projekty o wartości powyżej 1 do 2 mln zł włącznie pozwalają na uzyskanie 20 proc. kosztów pośrednich. Przy projektach o wartości powyżej 2 do 5 mln zł włącznie koszty pośrednie wynoszą 15 proc., natomiast w przypadku projektów przekraczających 5 mln zł wysokość kosztów pośrednich to jedynie 10 proc.
Wyższy limit zaangażowania
Kolejną istotną zmianą jest wprowadzenie wyższego limitu łącznego zaangażowania zawodowego osoby zatrudnionej w projekcie – limit ten wynosi obecnie 276 godzin miesięcznie i dotyczy realizacji wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów. Do powyższego limitu wlicza się czas urlopu wypoczynkowego oraz zwolnienia lekarskiego, ale nie wlicza się nieobecności spowodowanej urlopem bezpłatnym.
Z zatrudnianiem personelu związana jest następna dość istotna kwestia dotycząca niemożności zatrudniania własnego personelu na podstawie umowy-zlecenia. Dopuszcza się ewentualnie umowę o dzieło, ale wyłącznie w sytuacjach gdy mamy faktycznie do czynienia z umową rezultatu, a nie zleceniem wykonania określonych czynności.
Mówiąc o finansach, warto nadmienić, że w obecnej perspektywie wymagany jest od beneficjentów wkład własny w realizację projektów. Na szczęście udało nam się wynegocjować z Komisją Europejską minimalny poziom (często zaledwie kilka procent wydatków kwalifikowalnych). Ponadto należy pamiętać, że wkład ten nie musi być wnoszony w postaci gotówki. Warto rozważyć możliwości wkładu własnego niefinansowego w postaci wykorzystania do projektu własnej infrastruktury (wg kosztów ich eksploatacji, bez zysku), pracy wolontariuszy, niewielkich opłat uzyskiwanych od uczestników projektu itp.
Indywidualne interpretacje
Nowe wytyczne dookreśliły także kwestie, które ujawniły się w minionej perspektywie, ale nie znajdowały do tej pory odzwierciedlenia w dokumentach programowych. Każdy podmiot zobowiązany do stosowania wytycznych kwalifikowalności będzie mógł wystąpić do instytucji będącej stroną umowy na realizację projektu z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji postanowień wytycznych w odniesieniu do konkretnego stanu faktycznego. Pozwoli to beneficjentom na uzyskanie konkretnej informacji w odniesieniu do rzeczywistej sytuacji, z jednoczesnym przekazaniem tej informacji innym potencjalnie zainteresowanym.
Podstawa prawna
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020 (dokument obowiązuje od 10 kwietnia 2015 r.)