Od projektowania po obsługę klienta. Jak dzisiaj działa nowoczesny system IT w firmie produkcyjnej

Zaczynaliśmy w 1987 roku w Toruniu, jako mały zakład ślusarsko-galwaniczny specjalizujący się w produkcji i sprzedaży uchwytów meblowych. Dzisiaj jesteśmy członkiem grupy kapitałowej STALMOT, która zatrudnia łącznie ponad 1500 pracowników. Produkujemy głównie uchwyty, gałki, wieszaki, nogi meblowe. Nasi klienci to producenci mebli, sieci DIY - jak np. Castorama, hurtownie meblowe, a także sprzedawcy detaliści - w tym sklepy internetowe. Mamy dwa zakłady produkcyjne. Główny, łącznie z naszym centrum dystrybucyjnym znajduje się w Toruniu. Drugi, mniejszy mieści się w Chełmży pod Toruniem. Mamy bardzo szeroką ofertę. Ponadto ogromne doświadczenie w tworzeniu produktów szytych na miarę. Jesteśmy w stanie zrealizować niemal każdy pomysł projektantów mebli. Tym przede wszystkim konkurujemy z azjatyckimi producentami.

Od prawie 20 lat korzystaliśmy z bardzo zmodyfikowanej wersji Microsoft Dynamics AX. To była podstawa naszej cyfrowej infrastruktury. Całe to rozwiązanie nie odpowiadało już na potrzeby współczesnego świata. Nasi klienci chcą dzisiaj od nas informacji w trybie online. Dla naszych menadżerów bardzo ważne są pewne i aktualne dane z każdego obszaru naszego biznesu.Ponadto nasi młodzi pracownicy narzekali coraz mocniej na archaiczny interfejs naszego poprzedniego systemu ERP. Musieliśmy więc poszukać nowego, kompleksowego systemu do zarządzania firmą. Stąd też decyzja o wyborze IFS Cloud.

Były duże. Przede wszystkim chcieliśmy by nowy system obsługiwał wszystkie obszary i procesy biznesowe. W naszym biznesie produkcja jest najważniejsza, więc zależało nam również na tym, by nowe rozwiązanie pozwoliło zarządzać nią w sposób optymalny i kompletny. Szukaliśmy też rozwiązań sprawdzonych, które już działają w podobnych do naszej firmach produkcyjnych. Nie chcieliśmy by ktoś musiał specjalnie dla nas niemal od zera tworzyć oprogramowanie. Oczywiście ważna była też przyjazna obsługa i możliwość instalacji systemu w naszej prywatnej chmurze. Mamy własną serwerownię, doświadczonych pracowników do jej obsługi, wykorzystanie jej potencjału było dla nas ważne.

Szukając optymalnego dla nas rozwiązania, odbyliśmy wiele spotkań z producentami oprogramowania, w tym w firmach, gdzie ich wdrożenia zostały przeprowadzone. Trafiliśmy do firmy produkcyjnej działającej w branży militarnej. Mieli poprzednią wersję platformy IFS Cloud. Byliśmy bardzo zaskoczeni skalą tego wdrożenia. Tam system IT obejmował w zasadzie cały biznes tej firmy. Wcześniej nie wierzyłem, że to jest w ogóle możliwe. Zdecydowaliśmy się więc na IFS Cloud.

Zaczęliśmy go w maju 2023 roku, ale już wcześniej przygotowywaliśmy się do niego - zaczęliśmy porządkować swoje procesy, zastanawiać się jak je poprawić. Ważne było wybranie kluczowych użytkowników nowego systemu w naszej firmie, którzy prowadzili cały proces wdrożenia w bliskiej współpracy z ekspertami z InfoConsultingu. Znaleźli się w każdym z obszarów firmy, który digitalizowaliśmy. Było ich około 20. Dla całego projektu wybraliśmy też menadżera projektu.Był z wewnątrz naszej firmy, dobrze ją znał. Tak wielkiego projektu wcześniej nie prowadził, ale chciał się wykazać, angażował się ponadprzeciętnie , blisko współpracował z całym zespołem, który musiał mu zafać i realizować kolejne etapy projektu.Ten model wdrożenia się sprawdziłWdrożenie zakończyliśmy w sierpniu 2024 startem produkcyjnym. W nieco ponad rok nasi pracownicy bardzo ciężko pracowali razem z naszym partnerem Info Consulting. - Musieli porządkować swoje procesy, zastanowić się czy warto w nich coś zmienić, a oprócz tego realizować swoją codzienną pracę. Wysiłek był ogromny, ale się udało. 1 sierpnia nowy system zaczął działać - od razu w całości.

Chcieliśmy objąć nowym systemem wszystkie nasze procesy biznesowe i to się udało. Obsługuje on projektowanie wyrobów, zarządzanie dokumentacją projektową, produkcję, logistykę, sprzedaż i marketing - w tym nasz sklep internetowy i integrację z dużymi platformami sprzedaży jak Allegro. Ponadto obsługę klientów, a nawet wewnętrze pomniejsze procesy, jak np. zgłoszenia do działu IT. Oczywiście z tym wiąże się też pełny cyfrowy obieg dokumentów.

W praktyce działanie nowego systemu wygląda tak, że gdy każdy z naszych menadżerów przychodzi do pracy, zaczyna ją od IFS Lobby.. Te pulpity menadżerskie w czytelny sposób prezentują im m.in. zadania do zrobienia, faktury do zatwierdzenia, jego KPI itd. To wszystko mają w jednym systemie, dostępne łatwo i natychmiast. Poza tym do pracy potrzebny jest im już tylko program do obsługi poczty elektronicznej.

IFS Cloud znacząco usprawnił planowanie naszej produkcji - bardzo nam na tym zależało. Przyspieszyliśmy faktycznie realizację naszych zamówień, tych bardziej skomplikowanych nawet o 30 proc. W postaci cyfrowej udostępniamy naszym klientom precyzyjną informację między innymi o terminach realizacji naszej produkcji. Z tym się łączy optymalizacja kosztów magazynowania. Oszczędzamy tutaj naprawdę duże pieniądze.

IFS Cloud korzysta ze sztucznej inteligencji. Jej algorytmy pozwalają nam np. lepiej prognozować produkcję i to na pół roku naprzód - nie mieliśmy wcześniej takiego narzędzia. Nasi pracownicy chętnie też korzystają z modułu BPA do tworzenia prostych robotów biurowych, które znakomicie ułatwiają np. obsługę klienta i wysyłkę towarów.

IFS Cloud ułatwił także, co ważne, pracę naszego działu finansowo-księgowego. Niezbędne raporty dotyczące np. rentowności projektów, płynności, zobowiązań i płatności są lepsze i łatwo dostępne. Łatwiejsze jest też przygotowanie wszelkich możliwych budżetów.

Kiedy wdrażaliśmy nowy duży system, wiedzieliśmy, że precyzyjne wyliczenia wszystkich jego korzyści będzie trudne. Ale zakładaliśmy, że przyniesie konkretne oszczędności w roboczogodzinach w wielu miejscach firmy, zmniejszy nam koszty magazynowania, straty materiałowe itd. Próbowaliśmy wyliczyć te oszczędności i założyliśmy, że inwestycja zwróci się w dwa lata. Minęły 3 kwartały od wdrożenia i wszystko wskazuje na to, że ten cel zostanie osiągnięty. Jesteśmy już przekonani, że wdrożenie nowego systemu jest sukcesem.