Biznesplan pomoże prowadzić firmę i zdobyć dofinansowanie. Jak go napisać?

Biznesplan to dokument, który nie tylko przygotuje przedsiębiorcę do założenia i następnie prowadzenia firmy, ale daje też możliwość pozyskania źródeł finansowania z konkretnych inwestycji. Jak go sporządzić krok po kroku.

Biznesplan - to jest

Biznesplan daje podstawę do podejmowania kolejnych decyzji biznesowych. Zwłaszcza w początkowym okresie działalności, to wyznacznik i planer potrzeb firmy. Biznesplan określa cele i działania, pomaga trzymać się obranej przez przedsiębiorcę drogi.

Co konkretnie daje przedsiębiorcy biznesplan:

• pokazuje oczekiwania w związku z prowadzeniem działalności;
• określa cele, jakie firma ma osiągnąć, jaki biznes ma zbudować;
• punktuje konkretne działania biznesowe w przyszłości.

Praca nad biznesplanem to udoskonalanie własnego pomysłu na prowadzenie działalności gospodarczej. To symulacja działania firmy, poznania konkurencji, cen, ustalenie potencjalnych kontrahentów.

Podczas przygotowywania biznesplanu można ustalić:

• co sprawia, że pomysł na biznes jest inny niż wszystkie;
• dlaczego przedsięwzięcie ma szansę na sukces;
• jaka jest wizja rozwoju;
• co wyróżnia produkt lub usługę na tle konkurencji;
• jakie są oczekiwania przyszłych klientów;
• potencjalną konkurencję i czego możesz się od niej nauczyć;
• jak się reklamować;
• kwalifikacje do realizacji pomysłu na biznes;
• jakich potrzeba partnerów biznesowych;
• słabe strony biznesu;
• jakiego kapitału potrzeba i na jaki zyski można liczyć;
• ile czasu potrzeba, aby otworzyć biznes.

Przy tworzenia biznesplanu należy sięgać do aktualnych danych. Sytuacja na rynku szybko się zmienia. Doświadczenie i informacje nawet sprzed kilku miesięcy mogą nieaktualne

Biznesplan - dla kogo

Biznesplan przedsiębiorca przygotowuje dla własnej firmy. Przy jego sporządzaniu można korzystać z dowolnych wzorów. Ważne, by był czytelny i zrozumiały – zwłaszcza, że może go wymagać instytucja zewnętrzna, od której można pozyskać pieniądze na finansowanie i rozwój biznesu.

Taki dokument należy przygotować jeśli przedsiębiorca stara się o środki na otwarcie działalności gospodarczej z urzędu pracy, czy jednostki obsługującej programy unijne.

Dlaczego warto mieć biznesplan

Przy tworzeniu biznesplanu należy zacząć od myślenia o pierwszych miesiącach działania firmy. Ale trzeba odpowiedzieć też na pytanie, jak firma ma działać za kilka lat. Nie należy się oszukiwać. To co wydaje się dobrym pomysłem na firmę, może okazać się złym wyborem, jeśli przedsiębiorca świadomie i konsekwentnie poznam dane o rynku, na którym chce działać. Należy sobie samemu udzielić odpowiedzi na wszystkie kluczowe pytania dotyczące przyszłej działalności.

Zakładanie firmy to nie tylko rejestracja działalności. To pomysł, planowanie, strategia i wykonanie.

Pomysł to koncepcja, co przedsiębiorca chce robić w ramach prowadzonej działalności.

Planowanie to określenie, co należy zrobić, żeby rozpocząć realizację pomysłu.

Strategia to wskazanie, co jest potrzebne i jak to zrobić.

Wykonanie to realizacja poszczególnych zadań, zgodnie z harmonogramem.

Biznesplan. Początek

Należy solidnie przemyśleć pomysł. Potrzeba dobrze zarysowanej ramy działania aby stworzyć ogólny obraz firmy. Należy go opisać.

Początkujący przedsiębiorca powinien wypisać w punktach następujące zagadnienia:

• jakie zajęcie będzie sprawiać satysfakcję
• czym będzie zajmowała się firma - produkcją, sprzedażą czy świadczeniem usług i w jakim sektorze
• czy ma to być biznes lokalny, czy zasięg działalności będzie szerszy
• jakie przedsiębiorca chce odnieść korzyści, ile chce zarabiać w pierwszych miesiącach działalności, a ile w kolejnych
• czy są jakieś niestandardowe usługi dodatkowe lub korzyści, które można zaoferować klientom?
• jakie są mierzalne cele firmy i jak je osiągnąć.

Kolejnym krokiem jest poznanie opinii innych osób na temat pomysłu. To pierwsza weryfikacja rynku. Ułatwia spojrzenie na pomysł oczami potencjalnych klientów. Niezależna opinia pozwala nabrać dystansu do całego przedsięwzięcia. Należy zapisać zebrane wnioski.

Biznesplan. Produkt/usługa

Następnie, przy określaniu profilu działalności należy ustalić:

• co będzie źródłem dochodów;
• czy w obecnych realiach rynkowych produkty/usługi mają szansę cieszyć się zainteresowaniem klientów;
• co będzie stanowić przewagę konkurencyjną i może wyróżnić na rynku;
• jaki może być popyt na oferowany produkt lub usługę (ilu klientów dziennie/tygodniowo/miesięcznie powinno być zainteresowanych zakupem);
• w jaki sposób dotrzeć do odbiorców (promocja, reklama).

Biznesplan. Klient

Należy zdefiniować cel odbioru produktu/usługi:

• czy odbiorcą ma być osoba fizyczna. Jeśli tak - należy określić jej najważniejsze cechy, wiek, zarobki, zawód, miejsce zamieszkania oraz potrzeby;
• jeśli firma - należy określić jej wielkość, profil działalności; do kogo w firmie dotrzeć.

Przy dobrze zdefiniowanym kliencie, jego potrzebach i sposobach działania, jest szansa na:

• stworzenie produktu, który będzie się dobrze sprzedawać;
• zbudowanie właściwej dla każdego segmentu strategii marketingowej, czyli określenia, co, kiedy i w jaki sposób należy zrobić, aby zainteresować klientów.

Biznesplan. Strategia marketingowa

Należy opisać strategię sprzedaży produktu/usługi (to informacje dla klientów o usłudze, w jaki sposób można ich zainteresować) trzeba też opisać dokładnie działania marketingowe i promocyjne oraz określić, czy skupić się na promocji w sieci: założyć stronę internetową, promować się w mediach społecznościowych, czy też skupić się na sprzedaży bezpośredniej: drukowaniu materiałów (ulotki, foldery) i tu określić sposób dystrybucji.

Biznesplan. Planowanie sprzedaży

Kolejnym etapem jest zaplanowanie, ile i komu będzie sprzedawany produkt/usługa oraz w jakiej cenie - przez pierwsze 3 miesiące, w ciągu 6 miesięcy, przez 9 miesięcy, przez rok i za dwa lata.

Plan sprzedaży można zrobić w dowolnej formie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel (rodzaj produktu, ilość odbiorców, ilość produktu, cena, spodziewany przychód).

Biznesplan. Konkurencja

Należy zbadać otoczenie firmy i sprawdzić, jak działa przyszła konkurencja. Konkurentem będą nie tylko firmy, które oferują dokładnie to samo, lecz także te świadczące inne usługi, ale spełniające podobną potrzebę klienta.

Należy zrobić rozeznanie:

• jak radzą sobie podobne firmy (opinie na forach branżowych);
• poznać opinie klientów o tych firmach;
• jakie są tendencje na rynku, rodzaje ryzyka, które mogą wpłynąć na biznes
• czy w okolicy były firmy o podobnym profilu, które musiały zakończyć swoją działalność i jakie były tego przyczyny;
• kto jest twoim największym konkurentem, jaką ma ofertę.

Trzeba też zastanowić się, jaka jest szansa, aby część klientów przeszła do nowo otwieranej firmy.

Biznesplan. Partner biznesowy

Kontrahenci i dostawcy to ważne ogniwo, ponieważ jakość dostarczanych przez nich produktów lub surowców oraz terminowość świadczonych usług przełożą się na ofertę. Od kondycji finansowej, jakości świadczonej pracy oraz stopnia zaangażowania dostawcy i kontrahenta zależy powodzenie przedsięwzięcia. Wiele firm współpracuje na przykład z platformami sprzedażowymi, z firmami kurierskimi, operatorami paczkomatów.

Budowanie relacji z dostawcami i kontrahentami jest niezwykle ważne i rozpoczyna się już na etapie ich wyboru. Istotny jest wzajemny szacunek, umiejętność zrozumienia drugiej strony, sposób, w jaki prowadzone są rozmowy lub korespondencję.

Biznesplan. Koszty

Jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia działalności są koszty. Należy zastanowić się, ile potrzeba pieniędzy na uruchomienie biznesu i ile będzie to co miesiąc kosztować. Koszty zależą od specyfiki biznesu.

Najczęstsze koszty stałe, ponoszone co miesiąc, to:

• składki ZUS
• opłaty za biuro/lokal/inne
• koszty prowadzenia księgowości
• koszty nabycia towarów/usług/materiałów do produkcji itp.
• koszty paliwa
• koszty ubezpieczenia
• koszty telefonu, internetu
• koszty podatkowe
• koszty obsługi informatycznej
• koszty reklamy, promocji
• w przypadku zatrudnienia pracownika – koszt jego wynagrodzenia i składki pracownicze.

Koszty zmienne, pojawiające się co jakiś czas, występujące w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, to:

• koszty przesyłek pocztowych/kurierskich;
• koszty naprawy pojazdów/sprzętu;
• koszty zakupu części (w przypadku nagłej awarii);
• koszty związane z koniecznością skorzystania z dodatkowych usług;
• koszty usług prawnych;
• koszt zdobycia dodatkowych kwalifikacji, certyfikatu, zaświadczenia itp.

Im bardziej wiarygodne dane, tym bardziej rzetelne i realne będą wyliczenia. Warto bazować na bardziej pesymistycznych scenariuszach. Trzeba założyć, że mogą wystąpić utrudnienia i nie dojdzie do realizacji wszystkich założeń. Bufor jest bardzo ważny.

Warto ująć w biznesplanie kwotę na ewentualne dodatkowe koszty (bufor kosztowy).

Biznesplan. Środki na start

Po ustaleniu, ile potrzeba pieniędzy na start przedsięwzięcia, należy określić źródła, z których je pozyskać. Mogą to być: środki własne, kredyt, pożyczka, dofinansowanie z urzędu pracy lub inne dotacje.

Niezależnie od wybranego źródła należy szczegółowo sprawdzić warunki finansowania i zaplanować koszty związane z pozyskaniem kapitału i spłatą. Warto dokładnie określić potrzeby, aby:

• nie wziąć na siebie zbyt dużych obciążeń finansowych;
• uniknąć sytuacji, w której będzie zbyt mało środków na rozwinięcie i prowadzenie działalności.

Raty kredytu lub pożyczki muszą być ujęte w biznesplanie jako jeden ze stałych kosztów.

Biznesplan. Wiedza do prowadzenie firmy

Należy przeanalizować swoje kompetencje - sprawdzić, których ewentualnie brakuje i czy można je nabyć. Jeśli tak, należy określić:

• ile czasu potrzeba;
• gdzie można zdobyć kompetencje;
• z jakimi kosztami będzie się to wiązało;
• czy należy to zrobić przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, czy w trakcie.

Ważne. W biznesplanie należy uwzględnić ewentualne koszty związane ze zdobyciem kwalifikacji.

W przypadku niektórych działalności należy mieć określone kompetencje. Bez nich nie dojdzie do rejestracji firmy (potrzebny certyfikat, licencja potwierdzająca kwalifikacje). Czasem może posiadać je pracownik.

Biznesplan. Harmonogram działań

Zaplanowanie działań w czasie jest kluczowe dla osiągnięcia założonych celów. Porządkuje zadania i wspiera kontrolę wykonania planu. Właściwie zbudowany harmonogram działań to także metoda weryfikacji pomysłu na biznes i rozpoznania ryzyka, którego wcześniej nie wykryto.

Harmonogram musi być prosty i czytelny oraz wskazywać logiczne zależności między działaniami.

Należy planować realne terminy. Warto dodać bufor czasowy na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń – to jedna z metod ograniczających ryzyko.

Harmonogram w szczególności powinien:

• wskazywać datę rozpoczęcia biznesu;
• określać najważniejsze zadania w kolejności ich wykonywania;
• wskazywać osobę odpowiedzialną za zadanie;
• określać datę rozpoczęcia i zakończenia zadania;
• wskazywać kamienie milowe lub punkty kontrolne – momenty, w których można sprawdzić, czy działanie zgodnie z planem.

Warto weryfikować na jakim etapie jest przedsięwzięcie.

Opracowanie na podstawie danych Biznes.gov.pl.