Elektroniczne potwierdzenie odbioru w sądach: zamiast Poczty Polskiej, EPO wdroży PGP

System EPO, czyli Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru, został zrealizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Służy do odnotowywania stanu doręczenia przesyłek nadawanych przez jednostki wymiaru sprawiedliwości za zwrotnym poświadczeniem odbioru w formie elektronicznej, a nie za pomocą tzw. żółtej kartki.

Wstępnie to Poczta Polska mocno przygotowywała się do wdrożenia po własnej stronie EPO. W tym celu uruchomiła podobny program dla klientów biznesowych. Jednak przegrana w przetargu na dostarczenie przesyłek dla sądów i prokuratur zmieniła sytuację diametralnie.

Niezależnie od zamieszania wokół samego przetargu, spraw toczących się w sądach i przepychanek wokół decyzji KIO, aktualnym i prawomocnym zwycięzcą przetargu jest Polska Grupa Pocztowa. Ministerstwo Sprawiedliwości postanowiło nie czekać i powierzyć wdrożenie EPO niezależnemu operatorowi pocztowemu.

17 lutego Polska Grupa Pocztowa ogłosiła, że rozpoczyna testy elektronicznego potwierdzenia odbioru. Wdrożenie pilotażowe ma miejsce w Sądzie Apelacyjnym w Białymstoku. Docelowo system EPO obejmie wszystkie sądy w całym kraju.

Program jest po stronie doręczeń finansowany z własnych środków PGP. - To będzie prawdziwa rewolucja w doręczaniu przesyłek. Dzięki nowoczesnym systemom IT sądy będą miały bezpośredni wgląd w proces dostarczania korespondencji – poinformował Leszek Żebrowski, prezes PGP.

Jak informuje Ministerstwo Sprawiedliwości, celem wdrożenia systemu jest umożliwienie szybszego sposobu realizacji doręczenia przesyłki oraz skrócenie i „uszczelnienie” cyklu obiegu korespondencji sądowej.

„Podstawowa różnica w procesie związanym z obsługą korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru między modelem tradycyjnym a EPO polega na zastąpieniu kartonika zwrotnego potwierdzenia odbioru zapisem w systemie teleinformatycznym EPO oraz odpowiednim formularzem, na którym podpis odbiera doręczyciel” - informuje Wioletta Olszewska z biura prasowego Ministerstwa Sprawiedliwości.

Jak to działa?

Jak wyjaśnia resort sprawiedliwości, o ile dotychczas kartonik zwrotki powracał jako list zwykły (nieewidencjonowany), niosąc ze sobą zawartość informacyjną naniesioną kolejno przez nadawcę, doręczyciela i/lub odbiorcę, o tyle w EPO dokument papierowy o identycznej zawartości informacyjnej pozostaje w gestii operatora, który przenosi jego treść do systemu teleinformatycznego, zachowując go dla ewentualnych potrzeb dowodowych.

Jeśli pilotaż się powiedzie, system EPO będzie wdrażany na terenie wszystkich jednostek organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości.

Korzyści z uruchomienia systemu EPO:

- nie ma potrzeby drukowania (wypełniania) i aplikowania kartonika ZPO (zastępuje je zapis w systemie, wydruk odpowiedniego formularza wykonuje operator pocztowy),
- nadawca (Sąd) ”widzi” w systemie kolejne stany doręczania przesyłki wraz z datami i operatorami (jednostkami organizacyjnymi operatora ) dokonującymi zapisów w systemie natychmiast po wystąpieniu określonego zdarzenia (doręczenie, pozostawienie awizo, zwrot do nadawcy itp.),
- nadawca może precyzyjnie i „hurtowo” reklamować niewłaściwie doręczone przesyłki,
- nadawca otrzymuje informacje o doręczeniach, skracając cykl obiegu korespondencji średnio o 14 dni.