Otrzymanie dotacji to ważne i miłe doświadczenie. Nie należy jednak zapominać, że zawsze łączy się z nałożeniem na przedsiębiorcę wielu nowych obowiązków.
Postępowanie zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie powinno zapewnić przedsiębiorcy spokojne korzystanie z dotacji. W praktyce jednak skoordynowanie spełniania wszystkich wymogów bywa skomplikowane. Pomyłka może być dla beneficjenta bardzo kosztowna.
Jak skutecznie i szybko otrzymać wypłatę dotacji? Jak uniknąć kary? Co zrobić, aby kontrola przebiegła szybko i bez niepotrzebnych nerwów?
Przedstawiamy 10 spraw, w których beneficjenci popełniają najwięcej błędów.

Rozpoczęcie inwestycji

Rozpoczęcie projektu to podjęcie robót budowlanych lub pierwsze zobowiązanie do zamówienia maszyn/urządzeń (czasami także usług) – nie może mieć miejsca przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. W niektórych działaniach należy uzyskać pisemne potwierdzenie spełniania tzw. efektu zachęty.
Problem często polega na tym, że pomysł ubiegania się o dotację powstaje, kiedy już podjęto pierwsze działania związane z projektem, np.:
● e-mailowo ustaliliśmy z wykonawcą, z którym współpracujemy od lat, że ponownie zaangażujemy go do naszego nowego projektu,
● zapłaciliśmy zaliczkę na dostawę linii technologicznej, na którą bardzo długo się czeka, a dostawca wystawił nam za nią fakturę,
● spółka matka zamówiła w naszym imieniu maszyny, na fakturze producent dokładnie opisał, że zakup dotyczy naszej inwestycji w budowę nowej fabryki do produkcji X w miejscowości Y, a spółka matka refakturuje na nas ten wydatek,
● mamy dziennik budowy, w którym wpisano pierwsze „wbicie łopaty” dwa miesiące przed terminem otwarcia rundy aplikacyjnej, w ramach której chcemy składać wniosek.
Niestety, na rozpoczęty projekt nie ma dobrego lekarstwa, bo zazwyczaj istnieje jakiś dokument, który świadczy na naszą niekorzyść. Najważniejsze zatem to znać definicję rozpoczęcia i mieć świadomość, że „falstart” przekreśla nasze szanse na zdobycie dotacji.



Dokumentacja

Aplikując o wsparcie, musimy skoordynować całą dokumentację, która dotyczy projektu. Przykładowo, jeśli na etapie zawierania umowy o dofinansowanie będziemy składali dokumentację OOŚ, dobrze byłoby, aby decyzja środowiskowa była wydana na ten sam projekt, który opisaliśmy we wniosku (ten sam zakres prac). Jeśli staramy się o dotację z pomocy regionalnej, to z raportu środowiskowego nie może wynikać, że pierwsze prace były wykonane pół roku przed złożeniem wniosku. Pozwolenie na budowę nie może natomiast stwierdzać, że nasza inwestycja to tylko modernizacja istniejącej instalacji.
Dokumenty dotyczące wydatków kwalifikowanych (podstawa wniosków o płatność) muszą być odpowiednio opisane, aby wykluczyć możliwość dwukrotnego wykorzystania tego samego kosztu. Jeżeli zadbamy o porządek w dokumentacji, każda kontrola przebiegnie szybciej i sprawniej.
Zapewnienie spójności dokumentów wymaga od przedsiębiorcy dobrej znajomości przepisów dotyczących dotacji i umiejętności ogarnięcia całej inwestycji i związanej z nią dokumentacji. Uporządkowana dokumentacja jest kwestią dobrej organizacji i dyscypliny.

Terminy

Terminów trzeba przestrzegać zawsze. Wydaje się to proste, ale żeby to zrobić, trzeba jeszcze wiedzieć, jak terminy są liczone, np. od dnia następnego po otrzymaniu pisma zwykłą pocztą, a nie faksem. Nieuzupełnienie dokumentów w terminie na którymś etapie oceny spowoduje odrzucenie wniosku. Protest od negatywnej decyzji złożony o jeden dzień za późno nie zostanie rozpatrzony. Lepiej nie składać wniosku o płatność miesiąc po terminie – choć tu akurat zazwyczaj nie ma problemów.

Ewidencja inwestycji

Trzeba liczyć się z tym, że kontrolujący będą chcieli obejrzeć naszą inwestycję w systemie księgowym. Projekt powinien być w nim przedstawiony tak, aby była możliwa identyfikacja wszystkich zdarzeń/transakcji związanych z projektem (np. poprzez wyodrębniony kod lub konto). Jeżeli nawet nasza księgowa ma problem, żeby szybko „wyłuskać” inwestycję z systemu, to na pewno sprawi to trudność kontrolującym. Lepiej zatem zawczasu zaplanować księgowanie projektu w posiadanym systemie i dodatkowo prowadzić arkusz kalkulacyjny tylko dla nowej inwestycji, w którym łatwe będzie dowolne sortowania zgromadzonych danych.



Wybór dostawców

Otrzymując dotację, przedsiębiorca traci pełną elastyczność wyboru dostawcy dóbr czy usług. Niewskazane jest zamawianie czegokolwiek telefonicznie i „po znajomości”. Najlepiej mieć spisane procedury i przejrzyste kryteria, do których będziemy się ściśle stosować. Przy wyborze dostawców trzeba opublikować zapytanie ofertowe na stronie internetowej, zebrać co najmniej trzy odpowiedzi i uzasadnić wybór najlepszej z nich.
Nie jest dobrze, gdy np.:
● oferty nie precyzują terminu swojej ważności,
● protokół z wyboru oferty ma datę wcześniejszą niż termin, w którym któraś z rozpatrywanych ofert została złożona,
● termin ważności którejkolwiek oferty upłynął przed dokonaniem zakupu/złożeniem zamówienia,
● zebrane oferty nie są porównywalne (bo np. nieprecyzyjnie określiliśmy zapytanie ofertowe).
Trzeba zatem dopilnować, aby dokumentacja była kompletna, wewnętrznie spójna i przejrzysta, a wybór oferty dokonany w zgodzie z zasadami zawartymi w umowie o dofinansowanie.

Dokumentacja środowiskowa

Ciągle jeszcze zdarzają się przypadki, że o dotacje ubiegają się projekty, które posiadają dokumentację środowiskową wydaną na „starych”, niedostosowanych do UE przepisach, tj. sprzed 15.11.2008. Ponieważ w niektórych działaniach (np. 4.4 PO IG) dokumentacja jest składana wraz z pierwszym wnioskiem o płatność, może dojść do sytuacji, w której wypłata dotacji zostanie wstrzymana, jeśli dana instytucja uzna, że dokumentacja nie spełnia określonych wymogów.
Pomocne w takich sytuacjach są Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie oceny oddziaływania na środowisko projektów dofinansowanych z programów operacyjnych oraz wskazówki opublikowane przez PARP nt. najczęstszych uchybień i sposobów na ich naprawienie.



Informowanie instytucji

Jest oczywiste, że w trakcie realizacji inwestycji zmieniają się założenia finansowe, sytuacja ekonomiczna, otoczenie biznesowe: opóźniona dostawa wydłuża harmonogram projektu, wybrany dostawca przestaje prowadzić działalność i musimy znaleźć innego producenta, zostaje opracowana nowsza, udoskonalona technologia, którą chcielibyśmy wdrożyć w projekcie zamiast tej zgłoszonej we wniosku.
Beneficjent musi pamiętać, że wszelkie tego typu zmiany muszą być skonsultowane z odpowiednią instytucją. Trzeba instytucję poinformować oraz uzyskać jej zgodę. Jeśli zmiana jest istotna i stanowi tzw. znaczącą modyfikację projektu, a przedsiębiorca zaniedba obowiązek informacyjny, ostatecznym skutkiem będzie zwrot dotacji wraz z odsetkami.

Informacja i promocja

Przedsiębiorca musi zapewnić informowanie społeczeństwa o przyznanej dotacji. Trzeba m.in. wystawić tablicę informacyjną, zamieścić informację na stronie internetowej.
Jeżeli obowiązek ten nie zostanie dopełniony, beneficjent na pewno będzie wezwany do usunięcia uchybień.

Utrzymanie inwestycji

Po zakończeniu projektu beneficjent musi utrzymywać jego efekty przez 5 lub 3 lata w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Oznacza to, że nie można w tym okresie np. przenieść działalności do innego województwa, sprzedać składników majątku, które zostały zakupione z pomocą dotacji.

Personel

Poprawne rozliczenie dotacji wiąże się z potrzebą znajomości wszelkich obowiązków ciążących na beneficjencie i umiejętnością koordynacji działań podejmowanych przez przedsiębiorcę w trakcie realizacji inwestycji. Dlatego wskazane jest wyznaczenie koordynatora projektu, który będzie odpowiedzialny za prawidłowe wypełnianie wszelkich warunków. Warto ograniczyć ryzyko nieodpowiedniego przepływu informacji, jaki ma miejsce, gdy tę samą pracę wykonuje kilka osób, albo przeciwnie – nie ma osoby odpowiedzialnej za poszczególne działania.