Podpisując umowę faktoringu, trzeba poznać ogólny regulamin precyzujący warunki współpracy firmy z faktorem. Przedsiębiorca musi znać oba dokumenty, by mieć pełną informację o warunkach transakcji.
W umowie faktoringu jest kilka kluczowych aspektów, na które każdy przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, w tym: czas, na który umowa ma być podpisana, limit finansowania, okres wykupu faktur czy konsekwencje przewidziane za opóźnienia – przypomina Agata Tworzydło, prawnik z kancelarii Gardocki i Partnerzy.
Umowa może być podpisana na czas określony lub nieokreślony. Jeśli umowa podpisywana jest na czas określony, warto spojrzeć na regulacje związane z możliwością jej ewentualnego przedłużenia oraz koniecznie na sposób wypowiedzenia umowy w trakcie jej obowiązywania.

Który limit jest korzystny

Umowa określa zazwyczaj maksymalne kwoty zaangażowania faktora w stosunku do klienta (limit finansowania lub limit klienta) oraz maksymalne kwoty dla poszczególnych odbiorców (limity odbiorców). Limity te mogą być wyrażone kwotą albo procentowo (wskaźniki lub limity koncentracji). Limit koncentracji wobec danego odbiorcy będzie stanowił procentową część całkowitego salda wierzytelności klienta.
– Najkorzystniejszy dla przedsiębiorcy jest limit odbiorcy wyrażony jako procent całego salda wszystkich należności (tzw. limit koncentracji). Wtedy limit odbiorcy zmienia się proporcjonalnie do sprzedaży: gdy sprzedaż ogółem rośnie, rośnie wysokość limitu, i to bez konieczności aneksowania umowy – wyjaśnia Ewa Gawrońska-Micuń, dyrektor ds. nowych produktów w Bibby Financial Services.
Faktor nie finansuje 100 proc. wartości przelanych na niego wierzytelności, dlatego w umowie określona jest zawsze wysokość zaliczki, czyli procent wierzytelności, który podlega wypłacie finansowania (zwykle do 80–85 proc.). W umowie trzeba też podać terminy rozliczenia środków należnych klientowi, czyli terminy wypłat zaliczek oraz rozliczenia środków pozostałych do wypłaty (po otrzymaniu spłat od odbiorców).
Duże znaczenie ma także okres wykupu faktur, który powinien odpowiadać długości kredytu, jaki faktorant zaoferował swoim odbiorcom.



Ryzyko i wynagrodzenie

W przypadku umów o faktoringu bez regresu trzeba określić, jakie warunki muszą być spełnione, by faktor odpowiadał za wypłacalność odbiorcy. Podstawowe zapisy dotyczą m.in.: zdarzeń, w których faktor przejmuje na siebie ryzyko braku zapłaty (np. niewypłacalność stwierdzona prawnie lub tzw. przewlekła zwłoka), warunków przyznawania limitów kredytowych czy wyłączeń wierzytelności z przejęcia ryzyka braku zapłaty (np. ze względu na wierzytelności sporne, wojny, klęski żywiołowe).
Umowa musi także precyzować, jaka część wierzytelności podlega przejęciu ryzyka – faktor zazwyczaj dzieli się ryzykiem (80 proc. faktor, 20 proc. – udział własny klienta).
Trzeba także uregulować kwestie wysokości podstawowych opłat oraz ich definicje. Najczęściej spotykanymi opłatami w umowach są: prowizja operacyjna (naliczana od nabywanych wierzytelności), odsetki (za udzielone finansowanie), prowizja przygotowawcza (od limitu finansowania).

Opóźnienia i windykacja

Ważne są także konsekwencje przewidziane za opóźnienie w spłacie – czy faktor podejmuje kroki w celu ściągnięcia wierzytelności od dłużnika oraz kto i kiedy decyduje o ich podjęciu. W egzekwowaniu należności od odbiorcy przedsiębiorca powinien otrzymać profesjonalne wsparcie faktora i w umowie powinny się znaleźć informacje dotyczące windykacji odbiorców (trzeba wskazać stronę odpowiedzialną za te czynności oraz ich zakres).
– Należy zwrócić uwagę, by firma faktoringowa nie podejmowała się windykacji bez konsultacji z klientem i informowała go o postępach rozmów z dłużnikiem – radzi Ewa Gawrońska-Micuń.
UDOKUMENTOWANIE NALEŻNOŚCI
Faktorzy zastrzegają w umowach maksymalne terminy płatności akceptowane do finansowania, minimalne kwoty faktur przyjmowanych do wykupu oraz rodzaj towaru lub usługi, których dotyczą faktury. Są umowy, w których można zgłaszać istniejące wierzytelności – nawet te przeterminowane oraz takie, które obejmują wierzytelności powstałe po podpisaniu umowy i przed terminem płatności.
Faktor wymaga udokumentowania istnienia i bezsporności wierzytelności, które finansuje. Z reguły nie powinien wymagać nic ponadto, aby się jednak po czasie nie okazało, że faktury są niefaktorowane dobrze, by przedsiębiorca wcześniej ustalił, jakie dokumenty musi dostarczyć faktorowi.