Samodzielne zamawianie przelotów i hotelu nie wymaga dużych umiejętności. Jednak korzystanie z usług specjalistów, którzy organizują podróże służbowe, daje firmie wymierne oszczędności.
Obsługa wyjazdów służbowych BTS (Business Travel Service) to nie tyle dziedzina działania biur turystycznych, ile bardziej specjalistyczna usługa. Pełna organizacja tego typu podróży (rezerwacja biletów lotniczych i hoteli, załatwianie wiz, wypożyczenie samochodu, ubezpieczenia itd.) jest oferowana zarówno firmom, jak i poszczególnym biznesmenom.

Możliwości klienta

Przeloty i noclegi stanowią nawet 80 proc. kosztów podróży służbowych. Przy kupowaniu biletów lotniczych warto zamawiać je z wyprzedzeniem. Daje to możliwość otrzymania zniżek. W przypadku przelotów w środku tygodnia warto zakupić dwa bilety z opcją powrotu po weekendzie. Dzięki temu możemy zapłacić nawet o 50 proc. mniej niż za jeden bilet w dwie strony z wylotem jednego dnia i z możliwością powrotu nazajutrz albo dzień później. Przy zakupie biletu warto sprawdzić możliwość jego wymiany i anulowania. Jeśli są to bilety droższe, możliwości dokonywania zmian są na ogół większe.
Połączenie przelotów na dwóch odcinkach w jedną stronę kosztuje na ogół mniej niż korzystanie z gotowych połączeń oferowanych przez jedną linię lotniczą. Jest to jednak zaawansowana technika podróży, która wymaga pewnego doświadczenia. Możliwości indywidualnego klienta są tu mniejsze, w porównaniu do zdolności wyspecjalizowanych firm organizujących podróże służbowe.

Doradztwo i kontrola

Częścią oferty BTS jest doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów przelotów przy zachowaniu odpowiedniego standardu. Jeśli wszelkie kwestie związane z przelotami biznesowymi są aranżowane przez jedną instytucję, oznacza to obniżenie wydatków i lepszą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Wyspecjalizowane firmy są w stanie optymalizować podróż biznesową nie tylko w wymiarze finansowym, ale również czasowym, tak dobierając środki, przewoźników lotniczych, przesiadki, by była ona nie tylko wygodna, ale również możliwie najkrótsza. Z uwagi na znajomość rynku przewoźników i większe możliwości wynegocjowania atrakcyjnych upustów ich propozycje są konkurencyjne wobec prób samodzielnej organizacji przelotów.



Niepewne wyszukiwarki

Wprawdzie każdy przedsiębiorca może sam zorganizować sobie podróż, korzystając z dostępnych w internecie wyszukiwarek połączeń lotniczych i hoteli, jednak bez gruntownej znajomości oferty linii lotniczych łatwo o błędy.
Wyszukiwarki nie nadążają bowiem za zmieniającymi się cenami przelotów. Nie zawsze też poprawnie szacują opłaty dodatkowe. Bilet na ten sam samolot jednego dnia może kosztować 250 zł, a za tydzień kilka razy więcej. Co gorsza, różnica w cenie biletu na to samo połączenie lotnicze, np. z Warszawy do Monachium, w zależności od godziny lotu może przekraczać nawet 100 proc. Można też wybrać przelot, co do którego istnieje ryzyko odwołania. Odwołanie lotu może zaś zrujnować cały plan podróży biznesowej i narazić podróżujących oraz firmę na dodatkowe koszty.
OPERATORZY PODRÓŻY BIZNESOWYCH
Wybrani operatorzy podróży biznesowych w Polsce:
● American Express Poland, www.americanexpress.pl,
● Asia City Center, www.acctravel.net,
● Carlson Wagonlit Travel, www.carlsonwagonlit.pl,
● Fly Away Travel, www.flyaway.pl,
● Lufthansa City Center, www.lcc.com.pl,
● Travel Express, www.travelexpress.pl.