Pierwsze biuro podróży powstało w Anglii w 1841 roku. Założył je Thomas Cook – stolarz, nauczyciel i aktywista ruchu na rzecz abstynencji. Jego pomysł na zawsze zmienił podejście do turystyki. Obecnie na świecie działają setki biur podróży zajmujących się organizacją wycieczek, wyjazdów i innych wydarzeń – w zależności od wybranej specjalizacji biura.

W Polsce działa kilka dużych biur, które zajmują się organi­zacją podróży i wyjazdów biznesowych dla firm. Ich zadaniem jest kompleksowa obsługa klienta. Muszą one dbać o najdrobniejsze detale tak, aby wszystko odbyło się zgodnie z przygotowanym harmonogramem. Nawet niewielkie opóźnienie względem harmonogramu może się okazać bardzo kosztowne.

Kryzys szansą na szybszy rozwój

Ostatnie miesiące 2008 i początek 2009 przyniosły rzadko spotykane dla branży turystycznej wyzwania. W czasach kryzysu wszyscy niemal koncentrują się na poszukiwaniu oszczędności, a kontrola wydatków na podróże służbowe stanowi ważny element planów redukcji kosztów. Jednym z elementów stanowiących o sukcesie firmy jest dobrze przygotowany i co ważniejsze sprawnie zarządzany program podróży służbowych. Wspierane nowoczesnymi technologiami doświadczenie ekspertów zapew­nia serwis najwyższej jakości oraz wymierne oszczędności. Konsolidacja, właściwe ukie­runkowanie wydatków, wdrożenie rozwiązań ułatwiających przestrzeganie polityki podróży, takich jak choćby cieszące się coraz większym powodzeniem narzędzia do samodzielnej rezerwacji sprawiają, że możemy jednocześnie obniżać koszty i podnosić efektywność podróży służbowych. Kryzys ekonomiczny powinien przyczynić się do szybszego wprowadzania w przedsiębiorstwach profesjonalnych, dojrzałych rozwiązań, co miałoby pozytywny wpływ na rozwój branży.

Zlecając organizację podróży wyspecjalizowanej firmie przede wszystkim oszczędza się czas i pieniądze, ale nie tylko. Zdając się na ekspertów mamy pewność, że korzystamy ze sprawdzonych i zweryfikowanych rozwiązań. Dzięki temu mamy szansę uniknąć niemiłych rozczarowań, które w branży turystycznej niestety dość często się zdarzają. Znalezienie dobrego hotelu w przystępnej cenie, rezerwacja noclegów rezerwacja biletów na pociąg lub samolot, wynajęcie samochodu, rezerwacja miejsc w restauracji – to wszystko elementy, które trzeba ze sobą zgrać w czasie, co jest tylko pozornie proste. W rzeczywistości niestety tak nie jest. Sprawy nie ułatwiają też różnorakie promocje, systemy zniżek czy rabaty lojalnościowe. Nieumiejętna organizacja zagra­nicznego wyjazdu zwykle wiąże się z wysokimi kosztami, które musi ponieść fir­ma. Biuro, które organizuje tysiące wyjazdów ma wypracowane duże rabaty w hotelach, liniach lotniczych czy restauracjach. Zniżki mogą wynieść nawet kilkadziesiąt procent. Organizując wyjazd indywidualnie na taki rabat nie mamy nawet, co liczyć.

Warto pamiętać, że prowizja organizatora – choć na pierwszy rzut oka może się wydawać wysoka – w praktyce kompensuje się dzięki znacznie niższym kosztom podróży. Nawet, jeśli wynosi 20 procent kosztów, to i tak pozwala nam to na spore oszczędności. Jest to tym bardziej istotne w dobie wielkiego kryzysu, którego tak bardzo wszyscy się boją.

Przy wyjazdach zagranicznych dla większych grup, organizator zwykle wysyła swojego pracow­nika, aby osobiście nadzorował przebieg wyjazdu oraz ratował sytuację w razie problemów. – Czasem zdarzają się nagłe trudności – mówi Piotr Łopucki, kierownik TUI Centrum Podróży w Lublinie. – Zadaniem opiekuna jest rozwiązywanie takich problemów. Jeśli uczestnik potrzebuje nagłej pomocy lekarza lub zgubił swój bagaż.

Organizując kilkudniowy wyjazd dla pracowników nie wolno zapominać o odpowiednim odpoczynku. W końcu każdy nawet najbardziej pracowity dzień się kiedyś kończy i przychodzi czas na relaks. W Polsce coraz więcej firm dba o zadowolenie swoich pracowników. Każdy manager wie, że dobry pracownik to zadowolony pracownik. Wypoczęci i zrelaksowani pracownicy są bardziej wydajni w pracy zawodowej i bardziej identyfikują się z firmą. Ma to bezpośredni wpływ na zwiększenie zysków firmy. W planie każdego wyjazdu służbowego powinien się znaleźć czas na odpoczynek, np. w hotelowym SPA.

Zalety współpracy z biurem podróży biznesowych

Koszty podróży służbowych to istot­ny element kosztów w każdej firmie, dlatego tak ważna jest współpraca z pro­fesjonalnym dostawcą usług turystycz­nych, czyli licencjonowanym biurem po­dróży biznesowych. Podstawowe zalety współpracy to kompleksowość oferty i do­stępnych usług, dostępność wszystkich usług w jednym miejscu, oszczędność cza­su klienta oraz redukcja kosztów nawet do 20 procent. Ważnym elementem jest też wsparcie profesjonalnego zespołu kon­sultantów w procesie wyboru ofert, opty­malizacji kosztów podróży oraz negocjacji warunków specjalnych takich, jak na przy­kład umowy trójstronne z liniami lotniczy­mi. Nasi pracownicy mają dostęp do narzę­dzi optymalizujących koszty podróży, czyli przede wszystkim przelotów i noclegów. Dzięki temu, możliwe jest indywidualne podejście do potrzeb każdego Klienta. Cało­dobowy kontakt telefoniczny z konsultan­tami gwarantuje naszym klientom wspar­cie w sytuacjach nietypowych, na przykład przy odwołaniu rejsu lub innych losowych zdarzeniach.