Jeżeli przedsiębiorcy sygnują zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych podpisem kwalifikowanym, muszą wybrać odpowiedni sposób jego użycia, tj. wewnętrzny otaczający. Inaczej będą mieli problemy z wysyłką informacji o beneficjentach do CRBR.
Dla niektórych na wypełnienie tego obowiązku zostało już niewiele czasu, bo tylko do 13 lipca br. Obowiązek ten dotyczy spółek, które zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed 13 października 2019 r., tj. dniem wejścia w życie przepisów o CRBR. Spółki, które zostały wpisane do KRS po tym terminie, dane do CRBR muszą zgłaszać nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia wpisu do KRS.
W praktyce pojawiają się jednak problemy z wysyłką tych informacji. Przedsiębiorcy skarżą się, że często nie działa podpis kwalifikowany.
– Problemy pojawiają się, jeżeli osoba wysyłająca nie zastosuje podpisu w odpowiedni sposób – twierdzi Agata Kałwińska, prawnik w kancelarii MDDP Olkiewicz i Wspólnicy.
Ekspertka tłumaczy, że podpis kwalifikowany można użyć na trzy sposoby:
  • zewnętrzny – wówczas tworzy się automatycznie dodatkowy plik XADES z podpisem elektronicznym,
  • wewnętrzny otoczony (enveloped) – wówczas oddzielny plik z podpisem zawiera treść dokumentu,
  • wewnętrzny otaczający (enveloping) – wówczas podpis jest zapisany wprost w podpisywanym dokumencie (tylko dla plików xml lub pdf).
Agata Kałwińska podkreśla, że aby wysłać zgłoszenie do CRBR, trzeba użyć tego ostatniego sposobu. Dlatego też należy wprowadzić odpowiednie ustawienia w swoim oprogramowaniu do podpisu przy sygnowaniu zgłoszenia (w zależności od rodzaju oprogramowania zazwyczaj należy wybrać funkcję enveloping lub podpis otaczający).
Według ekspertki nie powinno być problemów, gdy informacje są podpisywane profilem zaufanym.
– Gdyby jednak się pojawiły, należy zapisać plik zgłoszenia w formacie XML na swoim komputerze i dopiero wówczas użyć ePUAP – radzi Agata Kałwińska. Następnie gotowy plik wgrywa się do systemu CRBR i wysyła. Podobnie należy postąpić, gdy pod informacją musi się podpisać więcej niż jedna osoba, np. dwóch członków zarządu bądź członek zarządu i prokurent.