13 lipca mija termin, do którego spółki mają wskazać w specjalnym rejestrze osoby sprawujące faktyczną kontrolę nad firmą. Niespełnienie obowiązku grozi karą pieniężną w wysokości do miliona złotych.
Chodzi o obowiązek – dotyczy prawie wszystkich spółek – zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). [ramka] Pomimo że specustawa zwana potocznie tarczą 1.0 przesunęła go aż o cztery miesiące, to wiele podmiotów zwleka do ostatniej chwili. Niestety, praktyka pokazuje, że wskazanie beneficjenta rzeczywistego (nazywanego też UBO – z angielskiego: Ultimate Beneficial Owner) nadal nastręcza wielu problemów interpretacyjnych w przypadku bardziej złożonych struktur właścicielskich. W ciągu ośmiu miesięcy od utworzenia CRBR Ministerstwo Finansów otrzymało wiele zapytań od spółek, na podstawie których przygotowało serię pytań i odpowiedzi mających na celu przede wszystkim wyjaśnienie, jak zidentyfikować UBO oraz jak dokonać jego zgłoszenia. Jednak wszystkich wątpliwości nie rozwiało. Pewnym utrudnieniem w prawidłowym zgłoszeniu mogą okazać się także kwestie techniczne związane z jego przeprocesowaniem w systemie informatycznym.
Rejestr tylko w języku polskim
Reklama
CRBR został utworzony 13 października 2019 r. i jest dostępny na stronie internetowej MF: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/. Rejestr jest jawny i służy przetwarzaniu informacji o beneficjentach rzeczywistych, czyli w dużym uproszczeniu – o osobach, które sprawują faktyczną kontrolę nad podmiotem. Do zgłaszania do niego informacji i ich aktualizacji są obowiązane wszystkie spółki, z wyjątkiem cywilnych i partnerskich. Obowiązek nie dotyczy też spółek publicznych. CRBR jest dostępny tylko w języku polskim, stąd też dokonanie zgłoszenia w praktyce okazuje się nie lada wyzwaniem dla członków zarządu, które nim nie władają.

Definicja

Reklama
Źródłem problemów jest szeroka definicja. Beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna lub, odpowiednio, osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych, które to uprawnienia umożliwiają tej osobie (tym osobom) wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez podmiot. Charakter tych uprawnień zależy od powiązań osobowo-kapitałowych występujących w strukturze korporacyjnej. Jednakże na potrzeby zgłoszenia należy zidentyfikować i opisać, czy są to:
  • bezpośrednie uprawnienia właścicielskie,
  • pośrednie uprawnienia właścicielskie lub
  • inne uprawnienia.

Problemy w złożonych strukturach

Najwięcej kontrowersji budzi identyfikacja beneficjenta w przypadku spółek kapitałowych. W tym zakresie ustawodawca posłużył się przykładowym wyliczeniem osób będących potencjalnymi UBO. I tak może to być m.in. osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem spółki, której przysługuje prawo własności więcej niż 25 proc. jej ogólnej liczby udziałów lub akcji ( bezpośrednie uprawnienia właścicielskie), lub która dysponuje więcej niż 25 proc. ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym podmiotu (zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu akcjonariuszy). W takim przypadku sytuacja wydaje się dość klarowna i spółki nie powinny mieć większych problemów z identyfikacją UBO, chyba że mamy do czynienia z sytuacją, w której prawo głosu przysługuje innej osobie niż wspólnikowi. Wtedy spółka powinna ustalić, kto jest faktycznie uprawniony do głosowania, np. może to być zastawnik albo użytkownik udziałów lub też jakaś inna osoba, z którą wspólnik zawarł stosowne porozumienie w tym zakresie.
W obrocie gospodarczym niewiele jest jednak spółek kapitałowych, w których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne. Dlatego też problemy z identyfikacją UBO pojawiają się najczęściej w przypadku złożonych struktur korporacyjnych, gdzie na poziomie wspólnika mamy np. inną spółkę, w której udziały mają kolejne podmioty. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien zbadać strukturę własnościową takiego wspólnika i to nie tylko w obrębie samej spółki matki, lecz także innych podmiotów, którym pośrednio przysługują udziały lub akcje. Sęk w tym, że czasem w grę wchodzi badanie bardzo rozbudowanych łańcuchów podmiotów. W odpowiedzi na pytania dotyczące poziomu, do którego spółki powinny analizować strukturę własnościową spółek matek, Ministerstwo Finansów wyjaśniło, iż jako beneficjentów rzeczywistych trzeba wskazać każdą osobę fizyczną, która – zgodnie z częścią ogólną definicji UBO (tzw. wprowadzeniem do wyliczenia) – może wywierać decydujący wpływ na czynności lub działania podejmowane przez spółkę. W konsekwencji nie powinno się ograniczać się do ustalenia potencjalnych beneficjentów rzeczywistych wyłącznie w obrębie samej spółki matki, lecz – w kontekście pośrednich uprawnień właścicielskich – dokonać analizy całej struktury korporacyjnej. Dodatkowy problem przy identyfikacji UBO może pojawić się w sytuacji, gdy uprawnienia właścicielskie będzie trzeba interpretować na podstawie prawa obcego, zwłaszcza w przypadku, gdy w grę wchodzą rodzaje struktur, które nie występują w prawie polskim, np. trusty.

Co, gdy nie da się zidentyfikować

Może się zdarzyć, że struktura własnościowa spółki jest tak rozproszona, że identyfikacja osoby fizycznej, która sprawuje bezpośrednio lub pośrednio kontrolę, jest niemożliwa. W takim przypadku należy wskazać osobę (osoby) zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w spółce, np. członków zarządu. Przy tej okazji Ministerstwo Finansów doprecyzowało, że co do zasady zgłoszeniu podlegają także osoby działające w imieniu każdego podmiotu, który może istotnie ingerować w funkcjonowanie spółki dokonującej zgłoszenia do CRBR (np. osoby działające w imieniu spółki dominującej lub innych podmiotów należących do grupy kapitałowej).
W przypadku braku możliwości zidentyfikowania UBO spółka powinna posiadać na tę okoliczność właściwą dokumentację, tj. taką, z której wynikać będzie, że pomimo dochowania należytej staranności ustalenie beneficjenta rzeczywistego przez nią nie było możliwe. Resort finansów wskazuje, iż dokumentacja ta może obejmować przykładowo: odpisy (wyciągi) z właściwych zagranicznych rejestrów, dokumenty korporacyjne, wykazy akcjonariuszy czy też dokumenty potwierdzające strukturę właścicielską podmiotu.

Jeśli ktoś ma kilka uprawnień

Problem pojawia się też w przypadku, gdy dana osoba fizyczna zidentyfikowana jako beneficjent rzeczywisty posiada więcej niż jeden rodzaj uprawnień (np. jest wspólnikiem posiadającym więcej niż 25 proc. udziałów i jednocześnie zawarła porozumienie z innym wspólnikiem co do prawa głosu. Wówczas w zgłoszeniu do CRBR należy wskazać wszystkie rodzaje uprawnień, jakie posiada.

Należy pamiętać o wysyłce

Wiele spółek potyka się również o wymogi, które można określić mianem technicznych. Trzeba pamiętać, że zgłoszenie może zostać dokonane wyłącznie przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki (np. członków zarządu, prokurentów), które jednocześnie posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP. Zgłoszenia takiego nie może podpisać pełnomocnik spółki (np. radca prawny albo adwokat). Niemniej jednak pełnomocnik może wypełnić stosowny wniosek, który dopiero na końcu procesu będzie wymagał podpisu osób uprawnionych do reprezentacji spółki. Wraz ze zgłoszeniem osoba je dokonująca składa – pod rygorem odpowiedzialności karnej – oświadczenie o prawdziwości zgłaszanych informacji.
Co istotne, podpisanie samego zgłoszenia nie oznacza jeszcze jego złożenia do CRBR. Należy pamiętać, że po jego podpisaniu podpisem elektronicznym lub po wczytaniu pliku zgłoszenia zawierającego wewnętrzny kwalifikowany podpis elektroniczny zgłoszenie trzeba jeszcze wysłać do CRBR – jest to czynność dodatkowa w stosunku do złożenia podpisu – służy temu opcja „Wyślij zgłoszenie”. Dopiero wtedy informacja o beneficjentach rzeczywistych pojawi się w CRBR.
Podczas wysyłania zgłoszenia pojawia się komunikat co do możliwości otrzymania kopii zgłoszenia w pliku pdf na wskazany adres e-mailowy. Warto skorzystać z tej opcji, gdyż wówczas nie tylko otrzymujemy plik pdf odpowiadający plikowi w formacie .xml, ale również numer zgłoszenia, który może być nam potrzebny w celu pobrania UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) będącego potwierdzeniem dokonania zgłoszenia.

Kłopoty z podpisem

Problemy techniczne, jakie pojawiają się w przypadku reprezentantów spółek posiadających wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny, dotyczą podpisania zgłoszenia będącego plikiem w formacie .xml. Niestety system CRBR (w przeciwieństwie do dokumentów składanych do Repozytorium Dokumentów Finansowych, np. sprawozdań finansowych) nie dopuszcza możliwości dołączenia plików zawierających podpisy zewnętrzne. Dlatego też zgłoszenie powinno zostać podpisane w taki sposób, aby plik w formacie .xml zawierał już kwalifikowany podpis elektroniczny (przy podpisywaniu pliku w opcjach dotyczących rodzaju podpisu należy wybrać podpis wewnętrzny „otaczający”). Jeżeli plik .xml jest prawidłowo podpisany, wystarczy jedynie wczytać go do CRBR, a następnie wybrać opcję „Wyślij zgłoszenie”.

Konsekwencje

Spółki, które nie dokonają zgłoszenia w ustawowym terminie, mogą zostać ukarane karą pieniężną w wysokości do miliona złotych. Co więcej, jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów, w ustawie wprowadzającej CRBR nie została przewidziana instytucja czynnego żalu. Dlatego też składanie ewentualnych wniosków o niestosowanie kary będzie bezprzedmiotowe. Z drugiej strony resort wskazuje, że kara administracyjna (pieniężna) może zostać nałożona dopiero po wszczęciu postępowania administracyjnego. W trakcie takiego postępowania spółka będzie więc mogła się bronić, tj. będzie miała możliwość wykazania, przedstawiając odpowiednie dowody, że niedokonanie zgłoszenia w terminie wynika z okoliczności od niej niezależnych, co może pomóc w obniżeniu, a być może nawet w uniknięciu kary.