Inaczej liczy się je przy ustalaniu wielkości firmy dla potrzeb kwalifikacji do programu, a inne zasady obowiązują przy wskazywaniu wysokości przysługującej subwencji i jej rozliczaniu.
Już niedługo dofinansowanie z Polskiego Funduszu Rozwoju będą mogły otrzymać także duże firmy, bo Komisja Europejska zatwierdziła przeznaczoną dla nich pomoc. Wciąż jednak wiele wątpliwości budzą zasady dofinansowania dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców określone w regulaminie ubiegania się o udział w programie rządowym „Tarcza finansowa Polskiego Funduszu Rozwoju dla małych i średnich firm”. Szczególnie wiele pytań dotyczy sposobu liczenia stanu zatrudnienia. Odpowiadamy na wybrane pytania.
Czy osoby na urlopie macierzyńskim (rodzicielskim, ojcowskim) i wychowawczym są liczone do stanu zatrudnienia?
To zależy, czy chodzi o stan zatrudnienia pozwalający na określenie statusu przedsiębiorcy (mikro, mały czy średni przedsiębiorca), czy też o obliczenie wielkości subwencji (w przypadku mikroprzedsiębiorców) lub procentu zwracanej subwencji. W pierwszym przypadku nie uważa się za pracowników osób przebywających na urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, wychowawczych i zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Nie są one więc wliczane do stanu zatrudnienia. Jednak na potrzeby obliczenia wielkości subwencji lub procentu umarzanej subwencji – osoby na urlopie wychowawczych i macierzyńskim są wliczane do liczby zatrudnionych.
Czy osoby zatrudnione na umowy-zlecenia, za które opłacane są składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, są liczone do stanu zatrudnienia? Czy ma znaczenie, że zleceniobiorcy są zatrudniani jednorazowo lub zlecenia się powtarzają?
To zależy, czy chodzi o stan zatrudnienia pozwalający na określenie statusu przedsiębiorcy, czy też o obliczenie wielkości subwencji (w przypadku mikroprzedsiębiorców) lub procentu zwracanej subwencji. W pierwszym przypadku zleceniobiorcy nie są uwzględniani, natomiast w drugim – są wliczani, o ile – jak wynika z regulaminu – byli zgłoszeni przez beneficjenta do ubezpieczenia społecznego na dzień ustalania stanu zatrudnienia na potrzeby określenia maksymalnej wysokości subwencji. W „Przewodniku po Tarczy PFR” nie jest jednak wyjaśnione, co dokładnie oznacza sformułowanie „w przypadku obliczania zatrudnienia na potrzeby umorzenia subwencji”. Z literalnego brzmienia regulaminu można by wysnuć wniosek, że nie można zatrudnić innego zleceniobiorcy niż ten przyjęty do obliczenia subwencji. Jednak, jak wskazuje się na str. 32 przewodnika, „nie ma konieczności utrzymywania dokładnie tych samych pracowników”.
Zatrudniam studentów na umowę o pracę i umowę- zlecenie. Czy zostaną wliczeni do etatów?
Nie ma znaczenia w tym przypadku posiadanie statusu studenta, ale rodzaj umowy, na jakiej jest on zatrudniony. Sytuacja studenta zatrudnionego na umowie o pracę nie różni się od sytuacji pracownika, który nie studiuje: będzie on wliczany do liczby zatrudnionych na ogólnych zasadach.
Inaczej jest, gdy student zatrudniony jest na umowie-zleceniu, a ponadto ma nie więcej niż 26 lat. Jeśli oba te warunki są spełnione, to nie podlega on ubezpieczeniom społecznym. W konsekwencji taka osoba nie jest uwzględnia w liczbie zatrudnionych zarówno przy określaniu statusu przedsiębiorcy, jak i obliczania wielkości subwencji (w przypadku mikroprzedsiębiorców) lub procentu umarzanej subwencji.
Czy osoby zatrudnione na umowie o pracę, które przebywają na długoterminowych zwolnieniach lekarskich, są uwzględniane w liczbie zatrudnionych?
W tym przypadku nie ma znaczenia, czy chodzi o określanie statusu przedsiębiorcy, obliczanie wielkości subwencji (w przypadku mikroprzedsiębiorców) czy procentu umarzanej subwencji. W każdej z tych sytuacji osoby przebywające na zwolnieniach lekarskich będą wliczane do liczby zatrudnionych.
Czy można zatrudnić osobę prowadzącą działalność gospodarczą na umowę o pracę i czy tę osobę wlicza się do stanu zatrudnienia, czy jedynie do kosztów firmy?
Nie ma przeszkód, aby zatrudnić na umowie o pracę osobę prowadzącą działalność gospodarczą. To, że poza etatem prowadzi swoją działalność, nie będzie miało znaczenia dla obliczania wielkości zatrudnienia w firmie, w której jest zatrudniona na etat. Taka osoba traktowana jest jak zwykły pracownik.
Czy osoba zatrudniona na umowę o pracę u innego przedsiębiorcy, a w mojej firmie pracującą na umowie-zleceniu ze składką tylko zdrowotną wlicza się do liczby zatrudnionych? Czy wlicza się tylko do kosztów działalności firmy?
Nie, taka osoba nie będzie uwzględniana w liczbie zatrudnionych. Do wskazania liczby osób zatrudnionych na potrzeby określenia statusu przedsiębiorcy nie są w ogóle uwzględniani zleceniobiorcy.
Z kolei dla ustalenia wielkości subwencji (w przypadku mikroprzedsiębiorców) i obliczenia procentu jej zwrotu co prawda uwzględnia się zleceniobiorców, lecz tylko tych zgłoszonych przez danego płatnika do ubezpieczeń społecznych. Podleganie ubezpieczeniom społecznym przez zleceniobiorcę podlegającego im już z umowy o pracę u innego płatnika, z której osiąga przychód nie mniejszy niż minimalne wynagrodzenie, jest dobrowolne. Jeśli więc zleceniobiorca nie zdecyduje się na podleganie ubezpieczeniom także z umowy-zlecenia u starającego się o subwencję przedsiębiorcy – nie może zostać wliczony do liczby zatrudnionych także w przypadku ustalenia wielkości subwencji (w przypadku mikroprzedsiębiorców) i obliczenia procentu jej zwrotu.
Czy osoba pozostająca na urlopie bezpłatnym jest liczona do stanu zatrudnienia (urlop dłuższy niż jeden miesiąc)?
Osoba przebywająca na urlopie bezpłatnym będzie uwzględniana w liczbie zatrudnionych na potrzeby określenia statusu przedsiębiorcy, ponieważ kryterium jest w tym przypadku istnienie stosunku pracy.
Jeśli zaś chodzi o stwierdzanie liczby zatrudnionych do obliczenia wielkości subwencji (w przypadku mikroprzedsiębiorców) oraz umarzanej jej części, odpowiedź nie wynika wprost z regulaminu lub przewodnika PFR („Przewodnik dla mikro, małych i średnich firm po Tarczy Finansowej PFR”). PFR informuje natomiast, że w tych przypadkach uwzględniani będą pracownicy zgłoszeni do ZUS z kodami ubezpieczenia: 0110, 0111, 0125, 0126. Pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym nie zgłasza się do ubezpieczeń społecznych w ogóle. Wydaje się więc, że takie osoby nie są uwzględniane na potrzeby obliczania zatrudnienia w obu tych przypadkach.
Jak jest ustalana liczba pracowników potrzebna do określenia procentu umarzanej subwencji?
Procent umarzanej subwencji uzależniony jest od tego, w jakim stopniu przedsiębiorca utrzymał zatrudnienie. Zarówno w przypadku mikro, jak i małych i średnich przedsiębiorców 25 proc. subwencji będzie zawsze podlegało zwrotowi. Zwrot reszty nie będzie konieczny (będzie ona umorzona), o ile przedsiębiorca utrzymał lub zwiększył zatrudnienie, a w przypadku małych i średnich przedsiębiorców – także zanotował stratę. Jeśli przedsiębiorca jednak zatrudnienie zmniejszył, to umorzenie będzie proporcjonalne do skali redukcji. Procent umarzanej subwencji będzie obliczany inaczej w przypadku mikroprzedsiębiorców, a inaczej dla małych i średnich przedsiębiorców.
I tak w przypadku mikroprzedsiębiorców porównuje się stan zatrudnienia z końca miesiąca kalendarzowego, poprzedzającego datę złożenia wniosku o subwencję, ze średnim zatrudnieniem obliczonym z pełnych 12 miesięcy liczonych od końca miesiąca poprzedzających złożenie wniosku. Jeśli więc wniosek został złożony w maju 2020 r., to porównanie będzie dotyczyło stanu na koniec kwietnia 2020 r. ze średnim stanem zatrudnienia w okresie maj 2020 r. – kwiecień 2021 r.
Z kolei w przypadku małych i średnich przedsiębiorców porównuje się stan średniego zatrudnienia obliczanego z dwóch dni – 31 grudnia 2019 r. oraz 30 czerwca 2019 r. – ze średnim stanem z 12 miesięcy, liczonym od końca miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku. Pojawia się jednak pewna rozbieżność między regulaminem a przewodnikiem PFR. Jak bowiem wyjaśnia tam PFR, okres pełnych 12 miesięcy należy liczyć od pierwszego pełnego miesiąca kalendarzowego po dniu udzielenia subwencji finansowej.
Co istotne – PFR informuje, że nie muszą być to ci sami pracownicy, a więc np. na miejsce pracownika, który odszedł lub został zwolniony, może być zatrudniona inna osoba. Co ważne, do średniej wlicza się osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, wychowawczych itd.; dla oceny spadku zatrudnienia nie ma znaczenia, że pracownik lub współpracownik sam zrezygnował z pracy. Jeśli nie zatrudniono na jego miejsce innej osoby, będzie to odnotowane jako spadek zatrudnienia.
Do obliczenia stanu zatrudnienia przy rozliczaniu subwencji uwzględnia się zarówno osoby zatrudnione na umowę o pracę, jak i na umowy cywilnoprawne, o ile są zgłoszone do ubezpieczeń społecznych.
W zasadach dofinansowania mowa jest o pełnych miesiącach – pracownicy też zazwyczaj rozpoczynają/kończą pracę z początkiem i końcem miesiąca kalendarzowego. Problem pojawia się wtedy, gdy pracownik przepracował jedynie część miesiąca. Ani z zasad, ani z przewodnika nie wynika, jaki sposób liczenia należy tu przyjąć. Obliczanie zatrudnienia proporcjonalnie do liczby dni w miesiącu, które przepracował pracownik, wydaje się zbyt problematyczne, jednak uwzględnianie w liczbie pracowników osoby, która przepracowała w danym miesiącu chociażby jeden dzień, może prowadzić do nadużyć.
Tabelka. Jak wyliczyć zatrudnienie
Przy kwalifikacji firmy do programu i określaniu jej statusu (mikro, MSP lub duży przedsiębiorca) Przy ustalaniu wysokości subwencji oraz wysokości umarzanej części
Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy. Przy wyliczaniu statusu należy brać pod uwagę pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych na 31 grudnia 2019 r. z kodem – 0110, 0111, 0125, 0126. Do stanu zatrudnienia wlicza się: • osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy zgłoszone do ubezpieczeń społecznych z kodami ubezpieczenia: 0110, 0111, 0125, 0126, 0120 (w przeliczeniu na pełne etaty) oraz • osoby współpracujące z pracodawcą zgłoszone do ubezpieczeń społecznych z kodami: 0411, 0417, 0426, 0428, 0200, 2241, 2242, 0511, 0545.
W liczbie pracowników nie uwzględnia się pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, wychowawczych i zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Uwzględnia się natomiast pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym oraz przebywających na zwolnieniu lekarskim czy świadczeniu rehabilitacyjnym. Należy uwzględniać również osoby przebywające na urlopie macierzyńskim, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym (kody: 1240, 1211), a także przebywające na zwolnieniu lekarskim oraz świadczeniu rehabilitacyjnym. Ani regulamin, ani poradnik nie odnoszą się do osób przebywających na urlopie bezpłatnym. Biorąc jednak pod uwagę, że nie są oni zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych, nie powinni być w tym przypadku uwzględniani.
Sposób przeliczania liczby pracowników na potrzeby ustalenia, czy przedsiębiorca mieści się w limicie zatrudnienia przewidzianym dla mikrofirmy/MSP, odbywa się poprzez sumowanie liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty, a nie poprzez sumowanie liczby osób. Wyjątek od tej zasady dotyczy przedsiębiorstw, które na 31 grudnia 2019 r. zatrudniały tylko jedną osobę, w niepełnym wymiarze czasu pracy. Uwaga! Według PFR mikrofirmą jest przedsiębiorstwo, które na 31 grudnia 2019 r. zatrudniało co najmniej jednego pracownika (niezależnie od wielkości etatu tego pracownika, np. firma zatrudniająca wyłącznie jedną osobę na 1/3 etatu będzie uznana za mikrofirmę), z wyłączeniem właściciela, którego roczny obrót lub suma bilansowa za 2019 r. nie przekracza kwoty 2 mln euro. W przypadku ułamkowych etatów osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy należy zsumować ułamkowe części etatów. Wynik sumowania nie musi być liczbą całkowitą (czyli może wynieść np. 1,75 etatu). Natomiast każda osoba współpracująca z pracodawcą jest traktowana jak jeden etat (niezależnie np. od liczby godzin na umowie-zleceniu). Również każda osoba na urlopie macierzyńskim, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym jest traktowana, jak jeden etat (dotyczy to również osób, które przed tymi urlopami były zatrudnione na część etatu). Uwaga! Wypełniając formularz na stronie banku, należy całkowitą liczbę pracowników zaokrąglać w zawsze w górę, np. zatrudniając na etat 3,2 pracownika, należy wpisać cyfrę 4.