Zgromadzenia wspólników i walne zgromadzenia akcjonariuszy – podobnie jak posiedzenia zarządu i rady nadzorczej – mogą odbywać się w sposób zdalny. Zmiany upraszczające tę formę uczestnictwa wspólników w pracach spółki wprowadzono ustawą z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568). Zasady udziału wspólników w zgromadzeniach przedstawiają się jednak inaczej aniżeli w przypadku zdalnych posiedzeń innych organów spółek kapitałowych.

Decyzja o trybie zdalnym

Istotną odmiennością jest to, że o przeprowadzeniu zgromadzenia w trybie zdalnym decyduje organ albo osoba występująca z inicjatywą jego przeprowadzenia. Najczęściej zatem będzie to zarząd lub rada nadzorcza bądź też udziałowcy upoważnieni przez sąd rejestrowy do zwołania zgromadzenia.
Przypomnijmy w tym miejscu, że aby zgromadzenie wspólników było ważne, powinno zostać zwołane najpóźniej na dwa tygodnie przed planowanym dniem jego odbycia. Przy czym o zachowaniu terminu decyduje dzień wysłania zaproszenia.

Treść zaproszenia

Treść zaproszeń na zgromadzenie wspólników musi być szersza niż w przypadku posiedzeń innych organów. [wzór 1] W przypadku, gdy udział w takim zgromadzeniu następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, to należy dodatkowo podać informacje o sposobie uczestniczenia w nim, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu wobec podjętych wówczas uchwał bądź uchwały.

wzór 1. zaproszenie na zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Warszawa, 21 maja 2020 r.
Jan Kowalski
zam. w Gdańsku przy ul. Gdyńskiej 1
ZAPROSZENIE
na Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników ABC spółka z o.o.
Zarząd ABC spółka z o.o. z siedzibą w Warszawie uprzejmie zawiadamia o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Gdańskiej 16, na dzień 11 czerwca 2020 r., na godzinę 14.00.
Porządek obrad zgromadzenia obejmuje:
(…)
Zgromadzenie odbędzie się w siedzibie Spółki.
Dopuszcza się udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w Regulaminie udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Chęć udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej należy zgłosić zarządowi spółki do dnia poprzedzającego dzień planowanego zgromadzenia.
Adam Nowak
prezes zarządu
W odniesieniu do spółki akcyjnej ustawodawca nie wprowadził takiego wymogu. Wynika to z faktu, że w jej przypadku walne zgromadzenia są zwoływane poprzez ogłoszenia. Z kolei akcyjne spółki publiczne już dotychczas były zobligowane do umieszczania w treści ogłoszenia precyzyjnego opisu procedur dotyczących uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu, w tym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Obligatoryjny dodatkowy regulamin

Kodeks spółek handlowych przewiduje konieczność uchwalenia regulaminu szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taki regulamin może określać wyłącznie takie wymogi i ograniczenia, które są niezbędne do identyfikacji wspólników bądź akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
W spółce akcyjnej regulamin jest przyjmowany przez radę nadzorczą. Ta zaś może powziąć uchwałę w przedmiocie zatwierdzenia regulaminu przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Analogicznie można postąpić w tych spółkach z o.o., w których funkcjonuje rada nadzorcza. W pozostałych ustawodawca dopuścił również możliwość zdalnego głosowania nad regulaminem. I tak jego przyjęcie może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. [Wzór 2]

wzór 2. uchwała wspólników spółki z o.o.

Uchwała nr 1 z 4 maja 2020 r.
wspólników ABC spółka z o.o.
w przedmiocie zatwierdzenia regulaminu udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
Wspólnicy ABC spółka z o.o., działając na podstawie art. 2341 par. 3 k.s.h., zatwierdzają niniejszym Regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w brzmieniu wskazanym w załączniku do uchwały.
Uchwała została powzięta jednogłośnie w głosowaniu pisemnym.
Załącznik:
Regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
W regulaminie należy zamieścić co najmniej:
1) rodzaj środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, z uwzględnieniem ograniczeń technicznych poszczególnych wspólników bądź akcjonariuszy;
2) sposób potwierdzania tożsamości uczestników zgromadzenia;
3) minimalne wymogi bezpieczeństwa komunikacji zdalnej. [WZÓR 3]

wzór 3. regulamin spółki akcyjnej

Regulamin
udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
§ 1
O udziale w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej decyduje każdorazowo organ zwołujący dane zgromadzenie w drodze uchwały.
§ 2
1. Jeżeli w ogłoszeniu o Walnym Zgromadzeniu została podana informacja o możliwości udziału w Walnym Zgromadzeniu w sposób wskazany w § 1, dopuszcza się udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Udział taki obejmuje w szczególności:
a) transmisję obrad Walnego Zgromadzenia w czasie rzeczywistym;
b) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze będą mogli zgłaszać wnioski, żądania i wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad;
c) wykonywanie osobiście przez akcjonariusza lub przez pełnomocnika prawa głosu w toku Walnego Zgromadzenia.
2. Udział akcjonariuszy lub ich pełnomocników w Walnym Zgromadzeniu odbywanym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak również wykonywanie przez nich prawa głosu, możliwe jest po zidentyfikowaniu przez przewodniczącego Walnego Zgromadzenia tych akcjonariuszy lub pełnomocników za pomocą dowolnie wybranego przez przewodniczącego Walnego Zgromadzenia sposobu umożliwiającego należytą identyfikację, jak również przy zachowaniu bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
§ 3
1. Komunikacja na Walnym Zgromadzeniu, o którym mowa w § 1, odbywa się przy wykorzystaniu technologii i środków zapewniających identyfikację akcjonariuszy oraz bezpieczeństwo komunikacji.
2. Szczegółowa specyfikacja środków komunikacji elektronicznej określana jest każdorazowo w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.
§ 4
1. Akcjonariusze zamierzający uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zobowiązani są zgłosić ten zamiar w sposób opisany i na adres wskazany w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.
2. W przypadku problemów technicznych leżących po stronie Spółki, uniemożliwiających akcjonariuszom udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, przewodniczący Walnego Zgromadzenia może zarządzić przerwę w obradach Walnego Zgromadzenia do czasu przywrócenia komunikacji elektronicznej.
3. Ryzyko związane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, wypowiadania się oraz głosowania na Walnym Zgromadzeniu leży wyłącznie po stronie akcjonariusza. Spółka nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności, chyba że niemożność uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy użyciu ww. środków zachodzi z winy Spółki.
§ 5
1. W przypadku uzyskania przez Spółkę statusu spółki publicznej zapewniać ona będzie powszechnie dostępną transmisję obrad Walnego Zgromadzenia.
2. Informacje na temat planowanej transmisji obrad Walnego Zgromadzenia przekazywane będą poprzez stronę internetową Spółki.
§ 6
Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia.
Szerzej na temat regulaminów pisaliśmy w artykułach poświęconych zdalnym posiedzeniom zarządu i rady nadzorczej.

Sposób komunikacji

Przepisy regulujące zdalne posiedzenia organów zarządu i nadzoru w spółkach kapitałowych wskazują na możliwość wykorzystania przez ich członków środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Natomiast w przypadku zgromadzeń organów stanowiących ustawodawca posługuje się zwrotem „środki komunikacji elektronicznej”. Zastrzega przy tym, że obejmują one w szczególności:
1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia;
2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed zgromadzeniem lub w jego toku;
3) obligatoryjnego zapewnienia przez spółkę publiczną transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym, np. przez internet.
Z przepisów wynika zatem, że obrady zgromadzenia odbywające się w przedmiotowym trybie muszą pozwalać co najmniej na wykonywanie wyżej wymienionych uprawnień przez wspólników bądź akcjonariuszy.
Wybór konkretnych środków komunikacji elektronicznej ustawodawca pozostawia udziałowcom. To oni powinni je określić w regulaminie udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
W praktyce w grę mogą wchodzić m.in. następujące rozwiązania:
  • wideokonferencje i telekonferencje zarówno przy użyciu telefonii stacjonarnej, komórkowej, jak i internetowej;
  • komunikatory internetowe zapewniające komunikację w czasie rzeczywistym;
  • wirtualne pokoje spotkań i im podobne rozwiązania;
  • poczta elektroniczna;
  • system przeznaczony do komunikacji wspólników i organów spółki,
  • faks internetowy;
  • a nawet wiadomości SMS/MMS.
Pamiętać wszakże należy, iż wybrane środki komunikacji elektronicznej powinny pozwalać na weryfikację wspólnika oraz zapewniać ustalony poziom bezpieczeństwa.

Tajność głosowania

Ustawodawca nie wyłączył przepisów o tajności głosowania w przypadku uczestnictwa w zgromadzeniu w omawiany powyżej sposób. Jako ciekawostkę wskazać można, że wyłączenie takie zamieszczono natomiast w przepisach regulujących zdalne posiedzenie rady nadzorczej. Tak więc sposób komunikacji elektronicznej powinien umożliwiać przeprowadzenie głosowania tajnego, gdy jest to prawnie wymagane (np. uchwały w kwestiach osobowych; zob. art. 247 k.s.h. i art. 420 k.s.h.). W trybie zdalnym nie mogą być jednak podejmowane uchwały wymagające dla swojej ważności zaprotokołowania przez notariusza.

Zgodnie z RODO

Walne zgromadzenie akcjonariuszy lub zgromadzenie wspólników powinno być przeprowadzone zgodnie z zasadami RODO. Poradnik, jak w bezpieczny sposób zorganizować wideokonferencję, przygotował Urząd Ochrony Danych Osobowych. Na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1525 zamieszczono zbiór porad dotyczących korzystania z programów, aplikacji i usług w taki sposób, aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Odpowiedzi na wybrane pytania

1. Uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium wymagają głosowania tajnego. Czy jeżeli uchwała taka zostanie podjęta przy użyciu środków komunikacji elektronicznej i bez zachowania tajności, to będzie nieważna?
Zgodnie z art. 247 k.s.h. w odniesieniu do spółki z o.o. oraz ar. 420 k.s.h. w przypadku spółki akcyjnej tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, a także o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych.
Brak tajności głosowania jest zatem naruszeniem ww. przepisu. Niemniej jednak powzięta w ten sposób uchwała nie staje się z automatu nieważna. Do stwierdzenia jej nieważności uprawniony jest sąd – na wniosek specjalnego powództwa. Można je wytoczyć tylko upływem sześciu miesięcy od dnia otrzymania wiadomości o uchwale i nie później niż z upływem trzech lat od dnia powzięcia uchwały. Po tym terminie prawo to wygasa, a zatem sąd nie stwierdzi nieważności.
Co więcej, sąd oddaliłby takie powództwo również wtedy, gdyby wykazano, że uchybienie to nie miało wpływu na treść uchwały. Innymi słowy, w przypadku głosowania tajnego powzięta zostałaby uchwała o takiej samej treści.
2. Czy zgromadzenie można przeprowadzić korzystając z poczty elektronicznej?
Inaczej, aniżeli ma to miejsce w przypadku zarządu i rady nadzorczej, kodeks nie wprowadza nakazu zapewnienia bezpośredniego porozumiewania się na odległość (w czasie rzeczywistym). Co więcej, ustawa wprost wskazuje, że jedną z form udziału w zgromadzeniu jest wykonywanie prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Możliwe jest zatem uczestniczenie w ten sposób w zgromadzeniu. Niemniej jednak kwestię tę należy zweryfikować również w regulaminie udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Dokument ten może bowiem wprowadzać dodatkowe warunki w tym zakresie.
3. Czy do przeprowadzenia zgromadzenia przez internet konieczna jest zmiana umowy spółki?
O udziale wspólników bądź akcjonariuszy w zgromadzeniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej decyduje organ zwołujący. Uprawnienie to wynika z przepisów kodeksu spółek handlowych, a zatem nie musi być dodatkowo wprowadzone do umowy albo statutu spółki.
Konieczność zmiany tych aktów korporacyjnych może zaistnieć natomiast wtedy, gdy w ich treści w sposób wyraźny zastrzeżono, że udział w zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu akcjonariuszy nie może odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Aby przywrócić taką możliwość, konieczne będzie usunięcie wskazanego zapisu z umowy/statutu spółki.
4. Kiedy powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie za 2019 r.?
Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. poz. 570) termin do sporządzenia i zatwierdzenia m.in. sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności został przedłużony o trzy miesiące.
W związku z powyższym możliwe jest przesunięcie zgromadzenia o ww. okres. Nie oznacza to wszakże, iż przesunięcie jest obligatoryjne. Zgromadzenie może bowiem zostać przeprowadzone przed upływem pierwotnego terminu z użyciem środków komunikacji elektronicznej.
5. Co stanie się z kadencją władz spółki, gdy zgromadzenie zostanie przesunięte?
Przepisy kodeksu stanowią, że mandat członka organu spółki wygasa z dniem odbycia się zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka tegoż organu. Tym samym nawet jeżeli na skutek przesunięcia terminu zgromadzenia upłynęła kadencja danego organu (np. minęły trzy lata od dnia powołania), to mandat (a zatem kompetencja do pełnienia funkcji) trwać będzie nadal – aż do przeprowadzenia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki za 2019 r. Przedmiotowe zasady stosuje się zarówno do członków zarządu, jak i rady nadzorczej. Odrębne regulacje mogą wszakże wynikać z umowy/statutu spółki. ©℗