W pierwszej fazie wprowadzenia programu przed dużym wyzwaniem nie tylko finansowym i logistycznym, ale też wizerunkowym i komunikacyjnym stanęło około trzech tysięcy firm. Wielu dyrektorów HR, członków zarządu czy dyrektorów finansowych zadaje więc sobie pytanie: jak najsprawniej przejść przez proces implementacji PPK. To właśnie z myślą o nich wraz z portalem ppk.info przygotowaliśmy tzw. mapę pracodawcy, która krok po kroku pokazuje, co oraz w jakiej kolejności należy zrobić. Taki rodzaj ściągawki jest niezwykle przydatny dla osób, które otrzymały zadanie operacyjnego wdrożenia PPK w swojej firmie – czyli np. zespołów HR i IT.

Michał Jakubowski dyrektor ds. biznesu korporacyjnego Aegon PTE S.A.

Co tydzień odbywamy kilkadziesiąt spotkań z pracodawcami, którzy stoją przed zadaniem uruchomienia pracowniczych planów kapitałowych. Mają oni sporo obaw, ale też wiele pytań, na które szukają odpowiedzi. Na wszystkie z nich staramy się odpowiadać i pomagać w podejmowaniu decyzji związanych z wdrożeniem programu. Wiele firm już wybrało dostawcę i rozpoczyna praktyczną część wdrożenia. To dobry moment, żeby dokonać pierwszych podsumowań. Z naszych rozmów z pracodawcami wynika, że najważniejsze dwa obszary, w których szukają oni wsparcia ze strony dostawcy PPK, to ograniczenie nakładu pracy związanego z operacyjnym wdrożeniem programu oraz pomoc w przeprowadzeniu pracowników przez proces wdrożenia oraz akcję informacyjną.

Wiele firm wyraża obawy, że wdrożenie PPK będzie stanowić dodatkowe obciążenie w obszarze HR. Do tej pory procedury i systemy nie uwzględniały bowiem tego typu programu, do którego pracownicy zostaną zapisani automatycznie, o ile wcześniej nie złożą odpowiedniego oświadczenia. Działy personalne zastanawiają się więc nad tym, jak w możliwie najłatwiejszy i najskuteczniejszy sposób połączyć system płacowo-kadrowy pracodawcy z systemem do obsługi dostarczanym przez instytucję finansową zarządzającą PPK. Chodzi o to, by ilość pracy manualnej była jak najmniejsza i nie wymagała ręcznego wprowadzania danych. Dzięki temu można zautomatyzować procesy takie jak na przykład tworzenie listy pracowników przystępujących do PPK czy późniejsze generowanie informacji na temat odprowadzanych wpłat. Firmy szczególnie chwalą sobie możliwość połączenia się z systemem dostawcy PPK poprzez tzw. interface (API). Warto więc w rozmowach z dostawcą PPK zapytać o udostępniane przez niego rozwiązania techniczne i sprawdzić, jak współpracują one z najpopularniejszymi systemami kadrowymi, a w szczególności z systemem funkcjonującym w danej firmie.

Drugim obszarem niepewności jest samo wprowadzenie zespołu pracowników w nowy program. Odpowiedzią na obawy związane z wdrażaniem PPK w przedsiębiorstwach będzie więc dobrze zaplanowana i przeprowadzona komunikacja. Taka, która nie ograniczy się jedynie do rozdania ulotek, ale będzie kompleksowym i wieloetapowym procesem.

Aby właściwie przeprowadzić proces komunikacji w związku z wdrożeniem i obsługą programu w firmie, najlepiej jest podzielić go na etapy. W pierwszym pracodawca musi przygotować swoją firmę do PPK oraz, przy udziale przedstawicieli załogi, wybrać instytucję finansową, która wdroży program i będzie nim zarządzać. W przygotowaniu wkładu merytorycznego na tym etapie może pomóc dostawca PPK. Przedsiębiorca powinien nie tylko przedstawić załodze informację o sposobie wyłonienia dostawcy PPK, ale również dobrze przedstawić instytucję, na którą ostatecznie się zdecyduje.

Pracodawca może przeprowadzić taką akcję samodzielnie, za pośrednictwem swoich własnych kanałów informacji, takich jak firmowy intranet. W takim modelu instytucja finansowa dostarczy pracodawcy gotowe materiały, np. teksty do intranetu, filmy instruktażowe czy elektroniczne wersje wszystkich ulotek. W innym wariancie pracodawca może zdecydować się na akcję informacyjną przy udziale przedstawicieli dostawcy PPK. Mogą oni wziąć udział w spotkaniach z załogą, szkoleniach, dyżurach informacyjnych. Można też zastosować model mieszany, łączący w sobie bezpośredni kontakt z przedstawicielami instytucji finansowej z przekazaniem pracownikom wszelkich informacji w wersji elektronicznej lub papierowej.

Dobór właściwych narzędzi komunikacji oraz przekazanie informacji w odpowiednim czasie może być kluczowe dla udanego wdrożenia PPK w zakładzie pracy. Dlatego warto wybrać partnera, który zagwarantuje realne wsparcie w procesie komunikacji, a potem realnie odciąży pracodawcę, dostarczając rozwiązania techniczne ułatwiające pracę osobom z działu kadr. Ważne jest połączenie doświadczenia zespołu sprzedażowego i wdrożeniowego po stronie dostawcy PPK, dużej dostępności tych osób oraz wsparcia drukowanymi i elektronicznymi materiałami informacyjnymi dla pracodawcy i pracowników.

Partnerem Vademecum jest Aegon PTE S.A.