Wykonawcy powinni mieć świadomość możliwych problemów ze składaniem ofert przez internet i nie pozostawiać tego na ostatnią chwilę – ta teza zaczyna się powtarzać w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej.
Pół roku po elektronizacji zamówień powyżej progów unijnych przedsiębiorcy wciąż napotykają na problemy w korzystaniu z platform zakupowych. Dotyczy to narzędzi komercyjnych i „państwowego” miniPortalu. Nierzadko nie można ustalić, po czyjej stronie one występują – dostawców platform czy też samych wykonawców. Z orzecznictwa KIO można wyczytać sugestię, że profesjonalne podmioty, jakimi są przedsiębiorcy, powinny z wyprzedzeniem testować narzędzia. Pierwszy przykład – przetarg na dostawę materiałów biurowych do Narodowego Banku Polskiego. Jedna z firm próbuje złożyć ofertę, ale nie udaje jej się to. Napotyka na problemy z przesłaniem pliku zawierającego kwalifikowany podpis elektroniczny. Dodatkowo pojawia się błąd przy wpisywaniu wartości netto i brutto do formularza. Kontakt z administratorem platformy oraz samym zamawiającym nie pomaga w rozwiązaniu tego problemu. Oferta nie zostaje złożona.
Inna sytuacja – przetarg jednego z nadleśnictw. Tu wykonawca ma problem z działaniem miniPortalu (a w zasadzie e-PUAP, poprzez który składane są oferty). Na potwierdzenie tego przedstawia zarzut ekranowy pokazujący błąd systemowy. Oferty nie udaje mu się złożyć.
Obydwie te sytuacje łączy jedno – oferty składano w ostatnich godzinach przez upływem terminu na ich złożenie. Powodem oddalenia odwołań było to, że wykonawcy nie udowodnili, by brak możliwości złożenia ofert był wynikiem błędnego działania platform czy też leżał po stronie zamawiających. Jednocześnie w obydwu tych sprawach KIO podkreśliła, że wykonawca nie powinien czekać do ostatniej chwili.
„Izba oddalając zarzuty odwołania, miała w szczególności na względzie sytuację, że odwołujący pomimo faktu, iż termin składania ofert był dwukrotnie przedłużany i wynosił łącznie 43 dni, to jednak nie przeprowadził chociażby testowego złożenia oferty, aby poznać szczegóły składania oferty na platformie NBP, a nadto rozpoczął ostateczne jej składanie na ok. 90 minut przed upływem terminu” – podkreślił skład orzekający w uzasadnieniu wyroku z 18 kwietnia 2019 r. (sygn. akt KIO 640/19).
Zdaniem KIO wykonawca, zgodnie ze wskazówkami zamawiającego, powinien z wyprzedzeniem przetestować platformę zakupową. Skład orzekający uznał to za niezbędny przejaw należytej staranności wymaganej od podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Zgodził się w tej kwestii z zamawiającym, który w odpowiedzi na odwołanie napisał, że „bardzo późne przystąpienie przez odwołującego do procesu składania oferty wyczerpuje znamiona co najmniej lekkomyślności. Oceny tej należy dokonywać w odniesieniu do dyspozycji art. 355 par. 2 kodeksu cywilnego, tj. zawodowej staranności wykonawcy”.
Również w drugim z wyroków KIO uznała, że wykonawca, licząc się z możliwością wystąpienia problemów technicznych, powinien próbować przesłać ofertę wcześniej niż tuż przed upływem terminu na jej złożenie.
Ustawa o rachunkowości Zmiany 2018. Nowy system sprawozdawczości finansowej >>>>
„Izba zgodziła się z zamawiającym, że wykonawca świadom, jak wskazywał sam na rozprawie, możliwych zagrożeń funkcjonowania portalu w godz. 7:30 – 8:00, powinien przewidzieć ryzyka z tym związane, szczególnie ryzyka niewysłania dokumentów decydując się na wysłanie oferty w ostatniej chwili. Mógł też (...) odpowiednio wcześnie wnioskować o zmianę terminu składania ofert, albowiem zamawiający – jak oświadczał na rozprawie – nie odnotował dotychczas w praktyce takich problemów” – napisano w uzasadnieniu wyroku z 26 kwietnia 2019 r. (sygn. akt KIO 656/19).