Do wykonania tego obowiązku jest zobowiązany każdy członek zarządu spółki z osobna. Ustawa Prawo upadłościowe i naprawcze posługuje się pojęciem osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są to członkowie zarządu. Przy czym, co istotne, nawet jeśli w spółce reprezentacja ma charakter łączny (wszystkie umowy, pisma i pozwy musi podpisywać dwóch członków zarządu łącznie), wniosek o ogłoszenie upadłości może podpisać tylko jeden członek zarządu. Jest to przewidziany przez ustawę wyjątek od ogólnych zasad reprezentacji. W dodatku takie rozwiązanie podkreśla zasadę odpowiedzialności każdego członka zarządu za terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości.

W pewnych przypadkach obowiązek złożenia wniosku o upadłość wystąpić może także wówczas, gdy spółka znajduje się na etapie likwidacji. Likwidacja spółki zgodnie z kodeksem spółek handlowych ma miejsce tylko wówczas, gdy wystarczy majątku na zaspokojenie wszystkich wierzycieli. Likwidatorzy działają wówczas zamiast członków zarządu, bo spółka będąca w likwidacji odwołuje zarząd. A zatem gdyby się okazało, że spółka w likwidacji ma zbyt mały majątek do zaspokojenia wszystkich wierzycieli, to likwidatorzy mają obowiązek złożyć wniosek o upadłość spółki.

Wniosek o ogłoszenie upadłości składa się na piśmie. Dołącza się do niego wszystkie dokumenty niezbędne do tego, aby sąd mógł na jednym posiedzeniu spółki ocenić sytuację spółki i podjąć decyzję bez przeprowadzania rozprawy. We wniosku należy wskazać, o jaką spółkę chodzi, określić, kto w jej imieniu występuje, oraz wykazać przesłanki do ogłoszenia upadłości. Trzeba też podać, czy upadłość ma być prowadzona z możliwością zawarcia układu czy w celu likwidacji przedsiębiorstwa dłużnika. Najbardziej istotnym załącznikiem jest aktualny wykaz majątku z wyceną jego składników i aktualne sprawozdanie finansowe (czyli rozszerzony bilans), nie starsze niż 30 dni przed złożeniem wniosku.

Dołącza się też spis wszystkich wierzycieli z podaniem ich adresów, przysługujących im wierzytelności, zabezpieczeń tych wierzytelności oraz terminy zapłaty. Dołącza się też spis dłużników, tytułów egzekucyjnych oraz informacje o ustanowieniu hipotek, zastawów rejestrowych oraz innych zabezpieczeń rzeczowych.