Pełnomocnictwa do złożenia jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia mogą być składane w formie papierowej – uważa Urząd Zamówień Publicznych.
Od kwietnia 2018 r. w postępowaniach powyżej tzw. progów unijnych jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ) musi być składany w formie elektronicznej. Od tego czasu trwa dyskusja, w jakiej formie należy wystawić pełnomocnictwo do złożenia JEDZ. Problem jest poważny, gdyż wbrew pozorom dotyczy nie tylko największych firm. JEDZ składają również ich konsorcjanci czy podwykonawcy.
Wszystko sprowadza się do interpretacji art. 99 par. 1 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nią „jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie”. W związku z tym część prawników uważa, że skoro JEDZ jest składany w formie elektronicznej, to pełnomocnictwo także powinno. To zaś oznaczałoby konieczność podpisywania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wątpliwości postanowiło rozwiać Polskie Stowarzyszenie Zamówień Publicznych.
Reklama
– Członkowie naszego stowarzyszenia zwrócili uwagę, że wśród zamawiających można się spotkać z różnym podejściem. Część uważa, że dopuszczalna jest wyłącznie forma elektroniczna, część, że pisemna. Taki dualizm jest niebezpieczny dla praktyki udzielania zamówień, dlatego rekomendowałem zarządowi naszego stowarzyszenia wystąpienie o opinię do Urzędu Zamówień Publicznych – mówi dr Robert Siwik, radca prawny z Kancelarii Prawa Zamówień Publicznych Robert Siwik i członek zarządu Stowarzyszenia PSZP.
Z odpowiedzi uzyskanej niedawno od UZP wynika, że nie ma obowiązku wystawiania pełnomocnictw w formie elektronicznej i wciąż można posłużyć się tymi papierowymi.

Reklama
„Obowiązek przekazywania dokumentów przy użyciu środków komunikacji elektronicznej dotyczy wyłącznie JEDZ. Tym samym nie jest wymagane zachowanie takiej formy przy przekazywaniu pełnomocnictwa” – czytamy w piśmie UZP. Podkreślono w nim, że JEDZ nie wywołuje samodzielnych skutków w sferze cywilnoprawnej, gdyż jest powiązany z udziałem w przetargu. A skoro tak, to jego złożenia nie powinno się traktować jako odrębnej czynności prawnej.
Doktor Robert Siwik nie zgadza się z tą opinią, choć przyznaje, że taka interpretacja upraszcza życie przedsiębiorców.
– Skoro jednak przepis szczególny wymaga określonej formy, to trudno nad tym przejść do porządku, tylko w imię ułatwienia życia. W mej ocenie przepisy wymagają pełnomocnictwa w formie elektronicznej – twierdzi prawnik.
– Nie przekonuje mnie argument, że JEDZ nie ma zasadniczo charakteru czynności prawnej. Złożenie JEDZ jest bowiem czynnością konwencjonalną i może wywoływać skutki prawne. W doktrynie uznaje się za dozwolone stosowanie na zasadzie analogii przepisów o pełnomocnictwie do oświadczeń woli i wiedzy, a także do czynów podobnych do czynności prawnych – dowodzi.
Jedno natomiast jest pewne – pełnomocnictwo wystawione w formie elektronicznej zawsze musi być honorowane. Przesądza o tym art. 78(1) par. 2 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli wyrażonym w formie pisemnej.