Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Papierowy obieg dokumentów w coraz szybciej cyfryzującym się świecie przestał mieć sens. Dlatego kilkanaście lat temu pojawił się pomysł, by administracja korzystała z udogodnień, które niesie ze sobą nowoczesna technologia. Pierwszy system do elektronicznego zarządzania dokumentacją powstał w Białymstoku. Jednym ze zwolenników wdrażania EZD był i do dzisiaj jest Mariusz Madejczyk, pracujący wtedy w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim (PUW). System EZD PUW do dziś dominuje w polskiej administracji. Jego następcą jest EZD RP.
– Nasz system powstał w latach 2008–2010, dzięki współpracy trzech podmiotów: Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, ministra spraw wewnętrznych i administracji – bo wówczas nie było ministra cyfryzacji, a dział informatyzacji był właśnie w MSWiA – oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W tej koalicji powstawały przepisy prawa i system teleinformatyczny, który stał się własnością Skarbu Państwa, bo był tworzony przez urzędników dla urzędników – opowiadał Mariusz Madejczyk, obecnie zastępca dyrektora NASK-PIB ds. nowych technologii dla polityk publicznych.
Nowe narzędzie w epoce AI
Upowszechnianie EZD RP jest możliwe dzięki funduszom z KPO. Już wkrótce zacznie z niego korzystać 2 tys. nowych podmiotów, a usługa chmurowa będzie dostępna dla 300 tys. użytkowników.
– EZD RP ma w przyszłości całkowicie zastąpić EZD PUW, tak by wprowadzić jeden system tej klasy do polskiej administracji. Nie wyklucza to stosowania innych systemów klasy EZD, także komercyjnych – podkreślał Mariusz Madejczyk.
Obecnie z EZD RP korzysta już ponad 1500 podmiotów, od całkiem małych, takich jak biblioteki czy przedszkola, do ministerstw i urzędów wojewódzkich. Od 2031 r. rząd ma docelowo oferować tylko jeden system EZD – EZD RP.
Cyfryzacja administracji oznacza szybsze i łatwiejsze prowadzenie spraw i zarządzanie jednostkami.
– Potrzebne dane urzędnicy mają na wyciągnięcie ręki, a dokumentów nie muszą gromadzić w papierowych teczkach. Wchodzimy też w erę sztucznej inteligencji i korzystamy z algorytmów, które wspomagają pracę urzędników. To wszystko jest możliwe wyłącznie dzięki wdrożeniu systemu klasy EZD – zaznacza zastępca dyrektora NASK.
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko wygoda, lecz także transparentność. – Nie da się wyrwać kartki z dokumentu elektronicznego lub czegoś dyskretnie dopisać. Nie da się przełożyć pisma w stosie spraw z góry na dół, ponieważ dokumenty elektroniczne są rejestrowane chronologicznie. Widać też dokładnie, przez kogo i jak długo sprawy są procedowane. Ta transparentność jest jednym z przejawów nowoczesnego państwa – mówi Mariusz Madejczyk.
Bezpieczne dane w chmurze
System EZD RP jest udostępniany na licencji freeware. NASK rozwija go i zapewnia wsparcie podczas wdrażania i korzystania w podmiotach publicznych. Możliwość objęcia podmiotu wsparciem jest uzależniona m.in. od klasyfikacji jednostki, jej gotowości do wdrożenia czy wytycznych ministra cyfryzacji.
EZD RP można wdrożyć we własnej infrastrukturze IT lub w chmurze.
– Ministerstwo Cyfryzacji oferuje darmową usługę SaaS EZD RP. Dzięki temu małe i średnie podmioty mogą korzystać z bezpiecznych serwerów rządowych, bez konieczności inwestowania w infrastrukturę czy specjalistów IT. Obowiązek tworzenia kopii zapasowych, zapewniania konfiguracji i dostępności infrastruktury czy cyberbezpieczeństwa bierzemy na siebie – podkreśla przedstawiciel NASK.
EZD RP na uniwersytetach
Od niedawna, we współpracy z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego, NASK prowadzi również projekt upowszechniania systemów klasy EZD na uczelniach. Przedsięwzięcie, finansowane z dotacji MNiSW, wspiera cyfryzację procesów administracyjnych w szkolnictwie wyższym. Pierwszym etapem projektu są: inwentaryzacja stanu wdrożeń i gotowości uczelni, wybór dwóch uczelni do pilotażu, wsparcie merytoryczne i techniczne, opracowanie rekomendacji, normatywów oraz planu wdrożeń.
– Kampania promocyjna i informacyjna trwa, bo urzędnik, tak jak każdy człowiek, może mieć opór przed zmianą. Użytkownicy działający w świecie procedur papierowych naturalnie mogą czuć obawę przed przejściem do świata elektronicznego. My to rozumiemy i szanujemy. Na szczęście mamy tysiące urzędów, które wdrożyły już EZD i są naszymi naturalnymi ambasadorami – mówi Mariusz Madejczyk.
NASK wspólnie z Ministerstwem Cyfryzacji realizuje obecnie projekt wart ok. 200 mln zł – to pieniądze z KPO. Dzięki dofinansowaniu system EZD RP będzie wdrożony w kolejnych dwóch tysiącach podmiotów administracji publicznej, a 75 tys. użytkowników przejdzie odpowiednie szkolenia.
– Drugą częścią tego przedsięwzięcia finansowanego z KPO jest zbudowanie chmury rządowej SaaS EZD RP dla 300 tys. użytkowników. Działanie to realizuje Centralny Ośrodek Informatyki, jednostka podległa i nadzorowana przez ministra cyfryzacji – dodaje przedstawiciel NASK.
Co potrafi EZD RP
Wdrożenie EZD RP umożliwia m.in.:
– rejestrację oraz obsługę korespondencji w formie elektronicznej, jak i papierowej,
– przekazywanie dokumentów do innych osób w celu zapoznania się z nimi lub wykonania na nich określonych czynności, a także wystawianie współpracownikom różnego typu zadań (np. do akceptacji, podpisu) oraz tworzenie ścieżek obiegu,
– wykonywanie odwzorowań otrzymanych przesyłek, uzupełnianie metadanych dokumentów, rejestrację w składzie chronologicznym,
– zakładanie spraw oraz ich prowadzenie, monitorowanie i współdzielenie z innymi użytkownikami,
– archiwizację akt spraw w postaci elektronicznej oraz zarządzanie materiałem archiwalnym,
– przejrzystą, uporządkowaną i sprawną pracę nad dokumentacją oraz bezproblemową współpracę między wszystkimi zaangażowanymi osobami.
Partner cyklu
/>
/>
Więcej informacji na: ezdrp.gov.pl/kpo.
