Karty paliwowe, nadajniki GPS, urządzenia do bezgotówkowej płatności za przejazdy autostradą i systemy mobilne do zarządzania flotą – firmy mają w czym wybierać, aby optymalizować koszty użytkowania swoich aut.
Bez względu na to, czy w firmie jest kilka aut, kilkanaście czy sto, zarządzanie flotą to niełatwe zajęcie. Trzeba wiedzieć, jakie są koszty utrzymania parku, brać pod uwagę utratę wartości samochodów w trakcie ich użytkowania, koszty serwisowania i naprawy oraz ubezpieczenia. Powinno się też pilnować terminów przeglądów, żeby nie utracić np. gwarancji, sprawdzać, ile auto pali przy jakim obciążeniu, ponieważ koszty paliwa mogą stanowić jedną trzecią wszystkich wydatków na utrzymanie floty, oraz ustalić odpowiedzialność za szkodowość.
Firmy niezwykle rzadko prowadzą oddzielną ewidencję dla floty. Nie wiedzą też, jakie koszty generują poszczególni użytkownicy. Dotyczy to zarówno mniejszych, jak i większych firm z sektora MSP. Tymczasem, oprócz pracochłonnego Excela, istnieje wiele instrumentów, które pomagają w rozliczeniach wydatków na flotę i monitorowaniu jej sprawności. I o ile karty paliwowe, pozwalające na bezgotówkowe rozliczenie wydatków za tankowanie, już zyskały popularność, o tyle monitoring firmowych aut czy systemy wspomagające zarządzanie flotą wciąż jeszcze są mało popularne.
Jeździć można taniej
Najprostszym sposobem monitorowania auta jest zamontowanie w nim nadajnika GPS. Mogą sobie na to pozwolić nawet najmniejsze firmy – najtańsze lokalizatory kosztują po kilkaset złotych. I nawet te najtańsze pozwalają monitorować trasę, zarówno w kraju, jak i za granicą, czas przejazdu i przerwy w trasie. Droższe obliczą też średnie zużycie paliwa, a nawet okoliczności stłuczek i innych nieprzewidzianych zdarzeń. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność papieru zużywanego na rozliczenia przebiegu pojazdów i możliwość otrzymania dodatkowej zniżki na ubezpieczenie. Przed zakupem GPS warto więc sprawdzić, czy dany rodzaj urządzenia znajduje się na liście zabezpieczeń specjalnych, które uprawniają do zniżki w części kradzieżowej AC. Wysokość i sposób naliczania zniżki ustala się indywidualnie z wybranym towarzystwem ubezpieczeniowym. Specjaliści z firmy Data System Group (DSG), która jest producentem i dystrybutorem rozwiązań logistycznych opartych na nowoczesnej technologii telematycznej, oszacowali, że klienci wdrażający system mają 5-proc. oszczędności na samym utrzymaniu floty, a dwukrotnie wyższe na spadku zużycia paliwa i kosztach ubezpieczenia pojazdu przed kradzieżą.
Monitoring nawet z plaży
Technologiczny postęp podsuwa przedsiębiorcom coraz bardziej wyrafinowane systemy pozwalające na kompleksowe zarządzanie flotą: ewidencję samochodów i ich użytkowników, zamówienia, sprzedaż i dostawy oraz wyłowienie kierowców, którzy największe koszty generują poprzez nieekonomiczną jazdę czy nieuzasadnione zmiany tras. Systemy GPS pomagają również w przypadku kradzieży, choć tu specjaliści polecają lokalizacje radiowe, które dzięki wykorzystywaniu odpowiednich częstotliwości nie tracą zasięgu w żadnych okolicznościach. Duża zaletą jest możliwość monitorowania sytuacji na drogach, a co za tym idzie, wyboru najlepszej trasy albo omijania korków czy robót drogowych.
Korzystanie z systemu monitoringu kosztuje rocznie od 600 zł do 1 tys. zł netto. Opłacalność takiej inwestycji zależy od liczby aut i od tego, jakie aplikacja ma wspierać procesy. Specjaliści oceniają, że przy kilkunastu już widać ograniczenie koszów, a powyżej 20 aplikacja zaczyna być niezastąpiona. W razie wątpliwości zawsze jednak można poprosić wyspecjalizowaną firmę o przeprowadzenie symulacji dla konkretnych aut. Warto też pobrać demo wybranej aplikacji i samemu sprawdzić, czy nam odpowiada. Ma ona zaoszczędzić czas osoby oddelegowanej do nadzorowania floty i pomniejszyć koszty. Korzyścią jest np. import faktury paliwowej, rozdzielenie jej na poszczególne auta i pod kątem odliczenia podatku VAT oraz dostosowanie do systemu księgowego w firmie, który może ją automatycznie odczytać.
Optymalizacji kosztów i czasu podróży mogą służyć także wciąż jeszcze mało popularne urządzenia elektroniczne do poboru opłat za przejazd autostradami, dzięki którym kierowcy wjeżdżają i wyjeżdżają z autostrady, nie zatrzymując pojazdów. System kilka metrów przed bramką sam pobiera należność i otwiera szlaban. Nie traci się więc ani czasu, ani płynności jazdy, zwłaszcza że w wielu miejscach wyodrębniane są specjalnie oznakowane pasy szybkiej płatności elektronicznej, co również sprzyja oszczędzaniu i paliwa, i samochodu.
Niewielkie urządzenie mieszczące się w dłoni, takie jak viaAuto, można zainstalować samodzielnie, nie wymaga bowiem żadnych specjalistycznych umiejętności ani pieniędzy. Wystarczy przykleić je do przedniej szyby pojazdu, a w razie potrzeby przeinstalować do innego auta. Wydatek też nie jest duży – urządzenie kosztuje 70 zł (plus koszt abonamentu).
Zarządzanie na zlecenie
Zainteresowanie systemami do zarządzania flotą wspiera popularność smartfonów, ponieważ wszystkie dane dostępne są online nawet bez konieczności instalacji aplikacji.
Coraz popularniejszy staje, także outsourcing usług zarządzania flotą. Firmy świadczące usługi Car Fleet Management również dostarczają zaawansowane aplikacje, które kontrolują wszystko to, co dawniej należało do fleet managera – liczebność floty, dane poszczególnych aut, zużycie paliwa, serwisowanie i ewentualne szkody. Większość firm rodzaj usług dostosowuje do wielkości i rodzaju floty, Moto Flota np. obsługuje floty już od kilka aut, ale jej przedstawiciele uważają, że najbardziej dostrzegalne korzyści widać w przypadku flot składających się z co najmniej z 10-20 pojazdów. – W przypadku niewielkiej liczby aut inwestowanie w specjalny program do obsługi floty jest nieopłacalne.
Moto Flota również dysponuje panelem, z którego można korzystać bezpłatnie i z dowolnego miejsca. Zawarte są w nim wszystkie informacje dotyczące pojazdów: od autoryzacji zleceń napraw po raporty kosztów, historię serwisową, analizę kosztów paliwa itp. – mówi Urszula Bułka, doradca klienta. Z autoryzowanego serwisu można skorzystać w dowolnym mieście, a klient otrzymuje kosztorys usługi do akceptacji przed jej wykonaniem. Może też negocjować cenę, a dwa razy w miesiącu dostaje fakturę zbiorczą. Firma nie pobiera opłat za swoje usługi. Zarabia na prowizjach od napraw. Gdy nie ma potrzeby serwisowania, kosztów też zatem nie ma.
Z usług zarządzania flotą można skorzystać niezależnie od tego, czy flota jest własna, kupiona na kredyt czy wynajmowana lub leasingowana. Specjaliści z firmy Data System Group szacują, że flota dziesięciu aut osobowych z przebiegiem 4 tys. km i średnim zużyciem paliwa 9 l na 100 km rocznie kosztuje ponad 230 tys. zł, natomiast z systemem zarządzania flotą można zaoszczędzić nawet do 25 tys. rocznie.
Kompleksowe rozwiązanie
Z badań przeprowadzonych na zlecenie Edenred Polska przez firmę Nielsen wynika, że większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczenie wydatków). Większość firm stosuje Excel do ich rozliczania, a niemal 80 proc. organizacji stosuje zaliczki lub pracownicy wykorzystują własne pieniądze na wydatki służbowe. Aby temu zaradzić, firmy wprowadzają karty, np. paliwowe dla osób z autami służbowymi, a dla wyższej kadry menedżerskiej – karty bankowe. Jest to jakieś rozwiązanie, jednak wiąże się z ograniczeniami i nie eliminuje gotówkowej formy rozliczeń. Z doświadczenia wiem, że najwyższą efektywność osiąga się dzięki rozwiązaniom kompleksowym. W USA i Wielkiej Brytanii tego typu systemy są standardem rozliczeń wydatków służbowych. A firma Edenred, korzystając z doświadczeń światowych, ale dostosowując narzędzie do lokalnego rynku, buduje polski standard zarządzania wydatkami służbowymi usprawniający wiele procesów, co pozwala na redukcję kosztów operacyjnych i minimalizację papierowej dokumentacji. Korzysta na tym również pracownik, który może się skupić na realizacji swoich zadań, korzystając z jednej karty płatniczej, płacąc nią np. za paliwo, autostrady, taksówki itp., oraz platformy, która ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń.