Barbara Kaśnikowska
wiceprezes Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Prawidłowe rozliczenie uzależnione jest od tego, czy beneficjent jest świadomy obowiązków, jakie nakłada na niego umowa o dofinansowanie. W głównej mierze dotyczy to terminu i miejsca składania dokumentów, kwalifikowalności kosztów oraz osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników projektu. Jak wygląda ta droga? Po zrealizowaniu projektu przedsiębiorca, w celu otrzymania refundacji części poniesionych kosztów, kompletuje konieczne dokumenty: wniosek o płatność końcową, sprawozdanie końcowe, kopie faktur, kopie dowodów zapłaty, wersje elektroniczne sprawozdania końcowego i wniosku o płatność, oryginały faktur do wglądu (po weryfikacji i ostemplowaniu pieczątką programu zostają one zwrócone przedsiębiorcy), dokumenty poświadczające odbiór prac, kopie dokumentów będących rezultatem projektu lub ich 8–10-stronicowe streszczenie, w przypadku gdy beneficjent podlegał kontroli już podczas realizacji projektu. Dokumenty te należy złożyć we właściwej regionalnej instytucji finansującej w terminie 25 dni od zakończenia realizacji projektu (zgodnie z par. 3 ust. 1 umowy o dofinansowanie). Przedsiębiorca otrzyma zwrot części poniesionych kosztów jedynie w przypadku, gdy przedstawi dokumenty poświadczające poniesione wydatki, czyli faktury oraz kopie wyciągów bankowych lub potwierdzeń przelewów bankowych (dokumenty te muszą być oznaczone datą). Dodatkowo należy pamiętać, aby wszystkie dokumenty zostały podpisane/potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę reprezentującą beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym lub udzielonym pełnomocnictwem załączonym do umowy o dofinansowanie. Dość powszechnie popełnianymi błędami przy składaniu wniosków o płatność są: brak właściwych dokumentów, błędy w ich treści, brak właściwego potwierdzenia za zgodność z oryginałem oraz podpisy na dokumentacji osób nieuprawnionych. Jeśli chodzi o kwalifikowalność wydatków, błędem jest uwzględnienie szkoleń jako kwalifikowanego kosztu doradztwa. Niekwalifikowane są też płatności gotówkowe za zrealizowane usługi doradztwa oraz płatności za usługi doradcze wykraczające poza okres realizacji projektu. Warto wiedzieć o pewnym udogodnieniu – płatności za otrzymane faktury mogą być dokonane do dnia złożenia rozliczenia końcowego projektu w terminie zgodnym z umową o dofinansowanie. Na etapie rozliczenia i monitorowania projektu badany jest także poziom osiągnięcia wskaźników realizacji projektu – produktu i rezultatu, przy czym muszą one być osiągnięte co najmniej w 90 procentach. W przypadku gdy beneficjent nie osiągnął zakładanych wielkości wskaźników, a nie miało to wpływu na osiągnięcie celów projektu, konieczne jest dołączenie do dokumentacji wyjaśnienia powodu zaistniałej sytuacji oraz informacji, kiedy zakładane poziomy wskaźników zostaną osiągnięte. Wskaźniki oddziaływania nie są badane na etapie rozliczania projektu. Prawidłowe rozliczenie projektu ułatwia dobra znajomość zapisów umowy o dofinansowanie oraz zapoznanie się z treścią Instrukcji wypełniania wniosku o płatność i Instrukcji wypełniania sprawozdania z realizacji projektu (dostępnych na stronie www.parp.gov.pl).