Termin do odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników tych spółek, których rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, upływa 30 czerwca. Obowiązek ten wynika z art. 231 kodeksu spółek handlowych, który przewiduje, że zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Jest to zasadniczo jedyne zgromadzenie, w którym wyłączone jest głosowanie pisemne. Oznacza to, że wspólnicy powinni osobiście bądź przez pełnomocników wziąć udział w zgromadzeniu.

Zarząd spółki powinien przed zgromadzeniem zapewnić wspólnikom możliwość zapoznania się ze sprawozdaniem finansowym i z działalności spółki, przekazując z wyprzedzeniem dokumenty bądź udostępniając je do wglądu w siedzibie spółki.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, chyba że decyzja w tych sprawach została wyłączona spod kompetencji zgromadzenia wspólników, oraz udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Pamiętać należy, że łączenie roli wspólnika i członka organu spółki, tj. zarządu czy rady nadzorczej, powoduje konieczność powstrzymania się od podejmowania uchwał w sprawie swej odpowiedzialności wobec spółki, w tym w szczególności w sprawie udzielenia absolutorium.

Istotne dla ważności uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe oraz uchwały o podziale zysku czy pokryciu straty jest wcześniejsze poddanie sprawozdania finansowego badaniu biegłego rewidenta – w sytuacjach gdy takie badanie jest obowiązkowe. Podjęcie takich uchwał dokonane bez uzyskania wcześniej opinii biegłego rewidenta o sprawozdaniu finansowym jest nieważne z mocy prawa.

Pamiętać należy, że zazwyczaj z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego kończą się kadencje członków zarządu czy rady nadzorczej. Niezbędne jest zatem ich powołanie na kolejną kadencję (o ile uprawnień w zakresie powoływania i odwoływania członków organów nie wyłączono spod kompetencji zgromadzenia wspólników). Jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zgromadzenie wspólników zgodnie z art. 233 par. 1 kodeksu spółek handlowych powinno podjąć uchwałę co do dalszego istnienia spółki i ewentualnie zobowiązać zarząd do opracowania planu naprawczego.