Celem kontroli NIK była ocena efektywności wydatkowania środków na usługi doradcze i eksperckie zlecane podmiotom zewnętrznym przez cztery spółki grupy PKP (PKP S.A., PKP Informatyka, PKP Energetyka i PKP Intercity). W latach 2012-2014 w spółkach objętych kontrolą zawarto 1029 umów na usługi doradcze i eksperckie, na które wydano ponad 171 mln zł. NIK zbadała 68 umów, za które zapłacono ok. 24 mln zł.

Ustalenia kontroli wskazują, że w przypadku 10 umów, o wartości blisko 1,5 mln zł, powierzanie prac zewnętrznym firmom było niezasadne. Zawarcie żadnej z umów nie zostało poprzedzone analizą, mającą na celu ustalenie możliwości wykonania prac własnymi zasobami spółek lub w ramach innych obowiązujących umów o podobnym zakresie.

Jak wskazuje NIK w swoim raporcie, regulacje wewnętrzne w spółkach nie obligowały do dokonywania przed zleceniem usług analizy rzeczywistych potrzeb i korzyści dla spółek, a także oszacowania wartości zamówienia. Również po wykonaniu usługi, spółki nie prowadziły analiz uzyskanych efektów w relacji do poniesionych kosztów.

Na przykład - jak wskazuje w raporcie NIK - PKP Intercity zleciło zewnętrznemu wykonawcy opracowanie strategii spółki na lata 2013 - 2015. Zadanie to, zgodnie z regulaminem firmy, należało do Biura Strategii.

Z kolei PKP S.A. zawarła z podmiotem zewnętrznym umowę na świadczenie usług doradztwa w zakresie Public Relations(PR). Wcześniej tego samego wykonawcę spółka wynajęła do przeszkolenia pracowników w zakresie komunikacji i PR oraz wsparcia przy rekrutacji specjalistów z tej dziedziny.

Izba wskazuje, że pomimo zdobycia, w wyniku realizacji pierwszej umowy, wiedzy i umiejętności w obszarze PR oraz zatrudnienia nowych pracowników, PKP podjęła decyzję o ponownym zaangażowaniu tej samej firmy do wsparcia obsługi komunikacyjnej. Usługi świadczone w ramach tej umowy m.in. opracowywanie newslettera, analiza najważniejszych publikacji dotyczących spółek Grupy PKP, pomoc przy tworzeniu komunikatów spółki, były zbieżne z zadaniami przypisanymi w regulaminie spółki Departamentowi Marketingu.

Z kolei spółka PKP Informatyka płaciła np. za realizację tzw. umowy korporacyjnej, której wykonawcą była PKP S.A., czyli właściciel spółki. Celem umowy było m.in. utrzymanie przez spółki grupy PKP najwyższych standardów ładu korporacyjnego, a także osiągnięcie efektów synergii i obniżenie kosztów działalności.

Usługi były realizowane w 10 obszarach, wśród których znajdowała się m.in. „współpraca międzynarodowa”. Z tytułu realizacji umowy w tym obszarze spółka ponosiła stałe, określone umownie koszty, w wysokości 9,1 tys. zł miesięcznie. Tymczasem - jak zwraca uwagę NIK - zadania z zakresu „współpracy międzynarodowej” zostały objęte kolejną umową zawartą również z PKP S.A., Na realizację, której wydatkowano łącznie 172 tys. zł. "W ten sposób PKP Informatyka płaciła dwa razy za tę samą usługę" - zwraca uwagę NIK.

Izba wskazuje, że we wszystkich czterech skontrolowanych spółkach grupy PKP stwierdzono przypadki umów, które nie zabezpieczały interesów zamawiających, czyli spółek skarbu państwa, w przypadku nierzetelnego wykonania zleconych prac.

Dotyczyło to łącznie 19 umów. NIK zauważa, że brak odpowiednich zabezpieczeń wyjaśniano charakterem zlecanych usług, brakiem zgody wykonawców umów na zawieranie takich postanowień, wskazywano również na przepisy Kodeksu cywilnego, które mają zastosowanie w sprawach nieuregulowanych umową.

Kontrola NIK wykazała także, że w niektórych przypadkach umowy nie były właściwie realizowane z winy zamawiającego. W trzech skontrolowanych spółkach: PKP Energetyka, PKP Intercity i PKP S.A., stwierdzono przykłady nierzetelnego wywiązywania się ze swoich obowiązków. Na przykład PKP Intercity nie dostarczyła na czas danych potrzebnych do wykonania kolejnych faz zlecenia. Dlatego realizacja poszczególnych jego etapów następowała od 5 do 112 dni po terminie.

"Wyniki kontroli NIK zamówień na usługi doradcze i eksperckie przez skontrolowane spółki Grupy PKP w latach 2012-2014 są zbieżne i spójne ze wstępnymi wynikami audytów wykonanych przez nowe zarządy spółek Grupy. Działania kontrolne i audytorskie prowadzone przez Grupę PKP obejmują dodatkowo jeszcze rok 2015. Wyniki kontroli PKP S.A. wskazują na analogiczne, co w raporcie NIK nieprawidłowości" - wskazał zarząd PKP w wysłanym do PAP komunikacie.

Jak wskazano zarząd PKP S.A. powołany w grudniu 2015 r., w pierwszych dniach swojego działania wdrożył działania organizacyjne i proceduralne mające na celu eliminowanie zjawisk wskazanych w wynikach kontroli NIK. "W toku prowadzonych audytów i nadzoru PKP S.A. i spółki Grupy wdrażają już część zaleceń NIK" - dodano.

Zarząd podkreślił, że odpowiedzialność za działania i funkcjonowanie spółek Grupy PKP w latach 2012-2014 ponoszą w pełni ówczesne Zarządy firm oraz organa nadzorujące te zarządy. "Obecny Zarząd PKP S.A. we współpracy z właścicielem kontynuuje procesy naprawcze i eliminujące zaniedbania we współpracy i wskazane m.in. przez Najwyższą Izbę Kontroli" - czytamy w raporcie.