System zarządzania należnościami to nie tylko działania profilaktyczne i mechanizmy wczesnego ostrzegania przed nierzetelnymi partnerami, ale również reakcje na sygnały o dostrzeżonych nieprawidłowościach.
Opóźnienie spłaty należności w stosunku do ustalonego terminu jest sygnałem, że kontrahent nie chce lub aktualnie nie jest w stanie zrealizować płatności. Dla wierzyciela nie powinno mieć znaczenia, czy brak płatności wynika ze złej woli dłużnika, czy też zbiegu niekorzystnych dla niego okoliczności. Także ewentualne sentymenty mogą odgrywać jedynie rolę drugoplanową, bowiem ważne jest doprowadzenie do odzyskania należności.
Szybka reakcja
Opóźnienie spłaty należności to zła informacja, która wymaga wręcz natychmiastowej reakcji. Bardzo często od szybkości podjętych działań zależy skuteczność odzyskania należności. W tym wypadku czas może się liczyć nawet podwójnie. Istotą tych działań jest z jednej strony dotarcie do osoby lub osób decyzyjnych w firmie zalegającej z zapłatą, a z drugiej - umiejętne wpłynięcie na wolę dłużnika spłaty danej należności. Dobrze - o ile jest to ważne dla przyszłych stosunków handlowych - by zostały przy tym zachowane dobre stosunki między partnerami.
Pierwszą reakcją na niedotrzymanie terminu płatności może być kolejne przypomnienie o tym fakcie, co jednak z reguły okazuje się nieskuteczne. Jeśli dłużnik nie wywiązuje się z realizacji zobowiązań, trzeba uruchomić system nacisków, uwzględniający stopniowe zwiększanie presji. Ich skuteczność jest funkcją profesjonalizmu kontaktu z dłużnikiem.
Sąd to ostateczność
Jeżeli firma zdecyduje się na odzyskanie danej należności - a powinna to robić w absolutnie każdym tego typu przypadku - opornego dłużnika czeka windykacja zaległej płatności. W przypadku braku skuteczności takich działań trzeba podjąć windykację przesądową i - jeśli trzeba - również sądową, zaś po korzystnym dla wierzyciela wyroku - egzekucję długu.
Droga odzyskiwania należności może być długa i wyboista. Można ją pokonywać o własnych siłach albo też skorzystać z pomocy wyspecjalizowanej firmy. Taka pomoc okazać się może niezbędna, zwłaszcza w sytuacji gdy polubowne działania windykacyjne nie przyniosą skutku.
Ważny wybór
Warto nawiązać współpracę z wyspecjalizowaną firmą windykacyjną, a więc taką, która dysponuje niezbędnym zapleczem technicznym i zatrudnia doświadczonych pracowników. Dobrze, jeśli taka firma posiada sieć placówek na terenie całego kraju, bo wówczas łatwiej i szybciej można dotrzeć do dłużnika, a jeszcze lepiej - gdy ma również swoje delegatury w innych krajach, bowiem wówczas ten sam partner biznesowy może się zająć windykacją długów od kontrahentów zagranicznych. Byłoby wskazane, by taka firma dysponowała własną kancelarią prawną wyspecjalizowaną w prowadzeniu spraw gospodarczych lub na co dzień ściśle współpracowała z taką kancelarią, która w razie potrzeby reprezentowałaby przedsiębiorstwo po skierowaniu sprawy na drogę sądową.
W zależności od podjętej decyzji strategicznej taki partner może działać jako pomocnik uzupełniający wewnętrzne komórki firmy zajmujące się szeroko rozumianym monitoringiem płatności i windykacją należności przeterminowanych, może także przejąć całość działań związanych z zarządzaniem należności przedsiębiorstwa.
Dbałość o bezpieczeństwo - zwłaszcza finansowe - własnej firmy wymaga prowadzenia działań profilaktycznych, pozwalających na sprawdzenie każdego partnera biznesowego.
Marek Matusiak
