W 2022 r. wynajęto niemal 1,4 mln mkw. powierzchni biurowej. Czy to oznacza, że rynek wrócił na dawne tory?
Badania nie pozostawiają złudzeń: wielu pracowników zadomowiło się podczas przymusowej pracy zdalnej i choć wymóg przeszedł płynnie w możliwość wykonywania swoich obowiązków w ten sposób, to opuszczenie domowego gabinetu nie jest dla nich kuszącą perspektywą. Jak wynika z analizy przeprowadzonej w ubiegłym roku przez Colliers, aż 66 proc. organizacji, które zachęcają swoich pracowników do powrotu do biur, spotyka się z oporem.
– Pracownicy niechętnie wracają do biur. Cenią sobie domową ciszę i brak czynników rozpraszających. Tłumaczą, że praca zdalna pozytywnie wpływa na ich indywidualną wydajność oraz równowagę między życiem zawodowym i prywatnym. Biuro sprzed pandemii często było dokładnym przeciwieństwem takiego opisu. Dodatkowo zmiana stylu pracy, która nastąpiła wraz z upowszechnieniem się trybu zdalnego, pociąga za sobą nowe potrzeby funkcjonalne pracowników, na które odpowiedzią powinno być miejsce pracy. Dlatego w wielu firmach biuro zmieniło swoją funkcję i stało się miejscem spotkań współpracowników, pracy zespołowej, ale także integracji – zauważa Paweł Skałba, starszy partner, dyrektor działu powierzchni biurowych w Colliers.
Podobne wnioski płyną z innego ubiegłorocznego raportu – „People at Work” firmy ADP. Według niego 57,49 proc. badanych Polaków deklaruje, że nie zgodziłoby się na powrót do stacjonarnego modelu pracy w pełnym wymiarze godzin i rozważyłoby poszukiwanie innego pracodawcy, gdyby obecny na to nalegał. Jedna trzecia wybrałaby nawet obniżkę pensji w zamian za gwarancję elastyczności w obszarze wyboru miejsca pracy. Powód: praca w domu ułatwia funkcjonowanie, w tym bycie pracującymi rodzicami.
– Od czasu zakończenia lockdownu nie widzimy trendu powrotu do biura. Oczywiście inne schematy dotyczą pracowników fabrycznych. Ludzie bezpośrednio wspierający produkcję pracują na miejscu, natomiast dla części stanowisk funkcjonuje model hybrydowy – potwierdza Marika Hartwich, lider HR na Europę Wschodnią i szef HR na Polskę, kraje bałtyckie i Ukrainę w Unilever.
Jak zauważają eksperci, do takiej sytuacji w dużym stopniu przyczynia się brak regulacji prawnych modelu pracy zdalnej. W efekcie pracodawcy opierają swoje rozwiązania na szczątkowych regulacjach zawartych w specustawie covidowej. Doprowadziło to do powstania wielu różnych, często rozbieżnych interpretacji i zrodziło wiele problemów natury praktycznej.
Jeśli więc pracownicy wracają, to głównie ci, którzy nie mieli odpowiednich warunków do pracy z domu.
– Wpływ miały na to m.in. problemy lokalowe, np. gdy wszyscy domownicy pracowali i uczyli się zdalnie, mieszkania stały się zbyt ciasne, lub gdy pojawiały się problemy z łączem internetowym czy zorganizowaniem odpowiedniego stanowiska pracy – tłumaczy Grażyna Capiga, członek zarządu spółki Sopla.
Nic na siłę
Wiele firm dochodzi do wniosku, że nie będą na siłę przekonywać pracowników do powrotu, bo wiedzą, że dziś dla wielu osób powrót do pracy w 100 proc. stacjonarnej jest nie do przyjęcia. Praca zdalna czy hybrydowa stała się jedną z kluczowych kwestii przy wyborze pracodawcy. Standardem są nawet pytania o model pracy.
– Dziś widzimy, że tylko nieliczne firmy funkcjonują wyłącznie w trybie stacjonarnym, ale to nie praca w pełni zdalna wiedzie prym wśród pracowników oraz ich pracodawców. Według naszego raportu „Hybrid and Beyond” to model hybrydowy stał się najbardziej preferowanym trybem. Aż 89 proc. organizacji wdrożyło ten system, a większość przedsiębiorstw pozwala na pracę zdalną od dwóch do trzech dni w tygodniu – mówi Paweł Skałba i dodaje, że ten model pracy niektóre firmy stosowały już przed pandemią, która sprawiła, że został on tylko wdrożony w organizacjach, które wcześniej pracowały wyłącznie z biur.
Firmy dają więc wybór w zakresie stylu pracy i lokalizacji. Bo jak zauważają, chociaż praca we wspólnej przestrzeni biurowej oraz bezpośrednie spotkania, jak warsztaty, konferencje, niosą ze sobą wiele korzyści – pobudzają kreatywność, wspierają innowacyjne myślenie czy budują integrację wewnątrzzespołową oraz z firmą – to jednak praca zdalna ma też swoje zalety.
– Szczególnie jeśli chodzi o godzenie przez pracowników zobowiązań zawodowych i prywatnych oraz poczucia autonomii i sprawczości. Równowagą między tymi dwoma modelami nie jest wybór jednego z nich, lecz elastyczne podejście i możliwość wyboru pracy zdalnej lub stacjonarnej w oparciu zarówno o potrzeby zespołów, jak i indywidualnych pracowników – uważa Małgorzata Szpejewska-Cedro, Communication Partner w Roche Polska.
Dlatego, jak mówi Marika Hartwich, firma Unilever nie naciska na powrót do pracy w biurze przez większość tygodnia.
– Z wewnętrznego badania pracowniczego przeprowadzonego już w 2021 r. wynika, że model hybrydowy jest preferowany przez naszych pracowników. Globalnie aż 90 proc. osób przyznało, że chciałoby pracować w modelu hybrydowym, natomiast w polskim oddziale odsetek ten wynosił aż 97 proc. – zaznacza i uzupełnia, że w Polsce firma zatrudnia ok. 2,5 tys. pracowników etatowych – w biurach i fabrykach. Z tego pracownicy biurowi to ok. 640 osób, które realizują model pracy hybrydowej.
Elastycznie do trybu pracy podchodzi też Rohlig Suus Logistics. Firma wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, decyzję co do modelu pracy pozostawia menedżerom poszczególnych działów w porozumieniu ze ich zespołami. W praktyce pracownicy tej firmy mogą pracować przez cały tydzień zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie. To ma służyć temu, by zespoły bardziej się ze sobą integrowały i wspólnie wypracowywały najlepszy dla nich model pracy.
– Co więcej, aż 50 proc. menedżerów firmy przyznaje, że w swoim zespole wprowadzili w pełni elastyczny model, w którym to pracownik decyduje, jak chce pracować. W pozostałych przypadkach zespoły zdecydowały o wyborze konkretnych dni w tygodniu, w których pracują z biura. Zauważamy, że pracownicy bardzo chętnie korzystają z tych możliwości i z wyprzedzeniem planują pracę z biura lub domu. Jest to również uwarunkowane pewnymi przyzwyczajeniami, które pojawiły się w czasie pandemii – opowiada Danuta Oleśkiewicz, HR Manager w Rohlig Suus Logistics, i dodaje, że już w czasie pierwszych miesięcy pandemii firma dostrzegła, że pracownicy mają coraz większą trudność z postawieniem granicy między pracą a życiem rodzinnym. Regularnie przeprowadzane przez firmę ankiety dotyczące potrzeb i oczekiwań pracowników wskazywały na rosnącą popularność hybrydowego modelu pracy, pozwalającego na integrację z zespołem, ale także dni na pracę indywidualną z domu.
– W pierwszych ankietach dotyczących preferowanego modelu pracy aż 70 proc. pracowników jednoznacznie opowiedziało się za pracą hybrydową i powrotem do biura na przynajmniej dwa, trzy dni w tygodniu. Co więcej, tegoroczne badania potwierdzają, że oddanie całkowitej swobody zespołom w obszarze decydowania o liczbie dni przepracowanych zdalnie było właściwą decyzją. Aż 90 proc. naszych pracowników uważa, że jest to dla nich preferowany model pracy – mówi Danuta Oleśkiewicz.
Ewa Michalska, dyrektor operacyjna Grafton Recruitment, przyznaje, że forma hybrydowa z minimum dwoma dniami pracy w biurze jest preferowana przez pracodawców. Choć na razie odbywa się to raczej na zasadach umownych i nie jest jeszcze elementem regulaminu przedsiębiorstwa. Regulacje prawne, które wkrótce wejdą w życie, pozwolą na prawne unormowanie kwestii pracy zdalnej, w tym obowiązków i praw każdej ze stron. Dość istotne jest to, że pracodawcy będą mieli obowiązek opłacać w formie ryczałtu lub ekwiwalentu koszty ponoszone przez pracujących zdalnie, a więc będą ponosić dodatkowe koszty takiej formy zatrudnienia.
– Pracownicy przyzwyczaili się do pracy w domu, dostrzegli wynikające z tego korzyści, więc dość niechętnie wracają do biur. To w szczególności członkowie zespołów rozproszonych, osoby mające niezależne stanowiska czy wykonujące prace, których realizacja nie jest uzależniona od innych. A jednak i im brakuje pracy w grupie, relacji bezpośrednich, wymiany myśli. Nie wszyscy jednak potrafią radzić sobie z rozdzieleniem życia zawodowego i osobistego – tłumaczy i dodaje, że model hybrydowy to dziś taki złoty środek odpowiadający na potrzeby zarówno pracodawców, jak i pracowników.
Daje on możliwość wykorzystania powierzchni biurowej przy jednoczesnym komforcie pracy osób w niej przebywających. Umożliwia organizację spotkań zespołowych, wspólnej pracy projektowej oraz po prostu spotkania się z kolegami z pracy, a dodatkowo daje pewną elastyczność w planowaniu nie tylko obowiązków zawodowych, lecz także aktywności z nimi niezwiązanych.
– Organizowane przez pracodawców różnego rodzaju eventy cieszą się bardzo dużym zainteresowaniem pracowników. Odnotowujemy wtedy wysoką frekwencję w biurowcach. Świadczy to o tym, że mimo doceniania możliwości pracy zdalnej pracownicy potrzebują kontaktu ze współpracownikami, przestrzeni do wzajemnej wymiany doświadczeń i informacji czy pragną po prostu lepiej się poznać – mówi Grażyna Capiga.
Nie wszędzie jednak model hybrydowy jest możliwy. Dlatego w wielu branżach praca stacjonarna na nowo stała się jedynym obowiązującym rozwiązaniem. Dobrym przykładem jest branża produkcyjna czy firmy o bardzo złożonej strukturze.
– Bezpośredni kontakt z produktem i praca zespołowa to kluczowe elementy procesu projektowania ubrań, w którym wielu zadań nie można zrealizować zdalnie. Drugim obok projektowania filarem naszej działalności jest logistyka. Tu również nie jest możliwe zdalne obsługiwanie takich procesów jak przyjmowanie czy wydawanie towaru z magazynu. Analogicznie funkcjonuje to w przypadku sieci sprzedaży. Zarówno prowadzenie salonów tradycyjnych, które wiąże się z bezpośrednim kontaktem z klientem, jak i obsługa kanału e-commerce wymagają w większości przypadków pracy w trybie stacjonarnym – tłumaczy Sławomir Ronkowski, dyrektor ds. komunikacji wewnętrznej i CSR w LPP. Przyznaje jednak, że firma dostrzegła potrzebę zmiany systemowego podejścia do wyzwań, jakie stawia przed pracodawcą dzisiejsza rzeczywistość.
– Wspieramy więc opcję pracy hybrydowej w tych obszarach, gdzie możemy realizować projekty zdalnie, nie zapominając jednocześnie o codziennych potrzebach naszych zespołów i gwarantując im doskonałe warunki pracy w nowoczesnych i komfortowych biurach. Mając świadomość tego, jak ważny jest obecnie work-life balance, elastycznie podchodzimy też do godzin pracy, organizujemy webinary dotyczące tematyki well-beingu, a także wdrożyliśmy program heLPP, który zapewnia zatrudnionym osobom i ich najbliższym profesjonalne wsparcie psychologiczne, finansowe i prawne. Prowadzimy też szkolenia i warsztaty wzbogacane o tematy związane z zarządzaniem emocjami – dodaje.
Firmy przyznają też, że trudno im walczyć z argumentem, jaki przemawia za pracą zdalną. Chodzi o redukcję pewnych kosztów, np.codziennych dojazdów do biura. Kolejnym argumentem jest ograniczenie czasu spędzanego na staniu w korkach – pracownicy mogą go efektywniej wykorzystać, np. poświęcając rodzinie czy na swoje prywatne sprawy. Nierzadko pojawia się również argument, że oszczędności dotyczą także odzieży i obuwia. Obserwując pracowników przychodzących do biur, widzimy, że zmienił się ich ubiór – z eleganckiego na bardziej sportowy – połączenie adidasów i marynarki nikogo już nie szokuje. Niektórzy nadal odczuwają lęk o własne bezpieczeństwo i zdrowie – osoby te starają się unikać kontaktu z innymi, zrezygnowały z komunikacji miejskiej na rzecz samochodu. Często też słychać, że wiele osób znalazło zupełnie nowe hobby lub miało okazję poświęcić więcej czasu i rozwinąć swoje dotychczasowe zainteresowania.
Oferując pracownikom to, czego oczekują, można liczyć na ich lojalność. To ważne zwłaszcza teraz, gdy rynek zmaga się dużą rotacją.
Siła negocjacji
Firmy, którym bardzo zależy na powrocie pracowników do biura, muszą się więc o to postarać. Owocowe czwartki i wtorkowe pizze już dawno przestały być modne. Dziś organizacje stoją przed wyzwaniem stworzenia przestrzeni, która będzie dla pracownika nie tylko miejscem wykonywania obowiązków służbowych, lecz także unikalnym doświadczeniem. Ruszyło więc masowe modernizowanie biur, które stają się konkurencją dla gabinetów w domu i zachęcają pracowników do pokonywania często czasochłonnej drogi do pracy. Metamorfoza przestrzeni biurowej polega na tworzeniu stref sprzyjających wspólnemu wykonywaniu obowiązków. Tworzy się tam np. specjalne team roomy – sale konferencyjne z dostępem do komputerów, gdzie pracownicy mogą wspólnie działać przy danym projekcie. Popularne są również focus roomy, czyli małe salki, np. w formie mobilnych budek telefonicznych, które są idealnym miejscem do odbywania niewielkich spotkań. Organizacje odchodzą od indywidualnych stanowisk pracy, zamieniając je na tzw. hot deski.
Nowa przestrzeń biurowa ma być przyjazna dla pracowników. Ważne jest, aby człowiek czuł się w miejscu pracy komfortowo i miał dostęp do wszystkich narzędzi potrzebnych do wykonywania obowiązków. Unilever przyznaje, że przeprojektował przestrzeń tak, by stała się możliwie jak najbardziej wielofunkcyjna. To głównie przestrzenie do spotkań, z których można korzystać na wiele sposobów. Klasyczne sale konferencyjne zostały przekształcone w miejsca dające możliwość pracy warsztatowej, prezentacyjnej czy szkoleniowej. Do modernizacji przyznaje się też Rohlig Suus Logistics. Deklaruje jednak, że nie robił zmian po omacku. Poprzedził je największymi w historii firmy badaniami dotyczącymi preferencji pracowniczych, a wyniki webinarów, ankiet i wywiadów indywidualnych wskazały kierunek zmian. Stworzyliśmy office of the future, czyli kulturę pracy nastawioną na dialog, szybką decyzyjność, kreatywność i współpracę.
– Do tej pory rewolucyjne zmiany aranżacji, wyposażenia, ale przede wszystkim sposobu współpracy w biurze objęły już centralę w Warszawie, biura portowe w Gdyni i Szczecinie, oddział w Łodzi, a także otwierane po przeprowadzce oddziały w Bydgoszczy i Poznaniu. Nowe biura dostosowują się do pracowników. Różne rodzaje przestrzeni pozwalają na pracę cichą, samodzielną, współpracę w zespołach w salkach kreatywnych czy integrację w ramach przestrzeni wspólnych. Każdy pracownik może dobierać miejsce pracy do swoich potrzeb – również rezerwować indywidualne gabinety do pracy w skupieniu – informuje Danuta Oleśkiewicz.
– Wiemy też, że po okresie izolacji część naszych zespołów była spragniona spotkań, dlatego w biurach postawiliśmy na wiele przestrzeni sprzyjających integracji. W nowej przestrzeni biurowej zaprojektowaliśmy poza tym wiele miejsc do pracy indywidualnej, a także kabiny akustyczne do spotkań online i rozmów telefonicznych, dzięki czemu nikt nie przeszkadza sobie w pracy. Co więcej, organizujemy również cykliczne spotkania pracownicze, np. wycieczki z przewodnikiem po Warszawie czy wspólne robienie świec. Dużą odpowiedzialność w tym obszarze przejęli menedżerowie, którzy dbają o team spirit wewnątrz zespołów, np. w jednym z oddziałów pracownicy umawiają się cyklicznie na wspólne śniadania inspirowane różnymi kuchniami świata. Nie zapominamy o osobach, które wolą rozwiązania online, dlatego przeprowadzamy także akcje zdalne, jak np. spotkania let’s meet mające charakter speed meetingu, pozwalające na budowanie relacji między pracownikami różnych działów – wymienia Oleśkiewicz.
Bo jak mówią eksperci, pomysły rodzą się każdego dnia. A każdy ma dziś sprawić, by pracownik czuł się jak najlepiej w firmie. Dlatego normą staje się już organizowanie na terenie biur różnorodnych aktywności, w tym zajęć wspomagających dbanie o zdrowie psychiczne i fizyczne, np. fitnessu, ćwiczeń dla zdrowia kręgosłupa czy jogi.
– To także wspólne posiłki, począwszy od śniadań, aż do kolacji. Pracodawcy są też otwarci na elastyczne godziny pracy: np. start między godz. 7 a godz. 10. Z naszych obserwacji wynika też, że firmy przygotowują różnorodne, uzupełniające się propozycje, niejednokrotnie wspólnie z właścicielami powierzchni biurowych – wymienia Ewa Michalska.
Poza tym pracodawcy stawiają na dofinansowanie dojazdów do pracy. Ciekawostką jest wprowadzanie finansowych ekwiwalentów za dojazd do firmy na rowerze. Ale też zwiększają dostępność miejsc parkingowych, które przed pandemią były jednym z najwyżej punktowanych benefitów dla pracowników.
– Są firmy, które po przeprowadzeniu ankiety wśród pracowników wprowadziły wolne piątki, ale pod warunkiem, że w cztery dni będzie obowiązywał tryb pracy stacjonarnej z biura. Niektórzy pracodawcy decydują się na urozmaicenie i uatrakcyjnienie pobytu w miejscu pracy poprzez organizację gier terenowych na terenie biura i biurowca czy eventów dla pracowników z darmową częścią cateringową. W niektórych firmach pracownicy mogli przychodzić do pracy z dziećmi. Mieliśmy również pytania o możliwość przyprowadzania do biur zwierząt – opowiada Grażyna Capiga.
Na jeszcze inne rozwiązania postawiła Roche Polska, która zwróciła się w nich ku rozwiązaniom wpisującym się w ideę uwalniania czasu. O czym mowa?. Firma ta, jako jedna z pierwszych na polskim rynku, wprowadziła sabbatical, czyli urlop regeneracyjny, który umożliwia pracownikom z dłuższym stażem nawet kilkumiesięczny, płatny odpoczynek od pracy. Pracownicy mają również możliwość skorzystania z programu „Take Time for Charity” umożliwiającego dwa tygodnie dodatkowo płatnego urlopu na wsparcie dowolnego celu charytatywnego.
– Mając na uwadze dynamiczne zmiany w obszarze HR, związane m.in. z trwającymi pracami nad modyfikacją prawa pracy, wchodzeniem na rynek pracy nowych pokoleń, które mają inne potrzeby i oczekiwania, będziemy projektować kolejne rozwiązania, sięgając po inspiracje ze światowych rynków. Uruchamianie nowych programów i benefitów pozwala nam lepiej wsłuchiwać się w głos naszych pracowników, a co za tym idzie, przemodelować je w taki sposób, by jeszcze skuteczniej odpowiadały na ich potrzeby. Przykładem jest sabbatical, który niedawno został zmodyfikowany o skrócenie czasu, po którym pracownik może z niego korzystać – z siedmiu do pięciu lat – dodaje Małgorzata Szpejewska-Cedro.
Pracodawcy nie kryją, że prace zdalna i hybrydowa również wiążą się z nowymi wyzwaniami, jak np. trudności w oddzieleniu życia prywatnego od zawodowego. Dlatego opracowują programy, w ramach których wprowadzane są zasady wspierające work-life balance, ale również takie, które zwracają uwagę na efektywność spotkań online.
– W naszym przypadku to „Ways of working pracy hybrydowej”. A jedną z jego zasad będzie np. ustalenie długości spotkań w taki sposób, aby po każdym spotkaniu pracownicy mieli moment wytchnienia – mówi Danuta Oleśkiewicz.
To natomiast, które zachęty najlepiej się sprawdzają, zależy od branży firmy oraz od samych pracowników, ich wieku, oczekiwań, miejsca pochodzenia, tego, czy mają rodziny i dzieci. Z rozmów z pracodawcami wynika jednak, że pracownicy najbardziej doceniają możliwość wyboru modelu pracy – fakt, że nikt im niczego nie narzuca. Oczekują przede wszystkim możliwości pracy przynajmniej w modelu hybrydowym oraz pokrycia kosztów, które ponoszą w związku z pracą zdalną lub hybrydową. Te oczekiwania zostaną spełnione po przyjęciu ustawy nowelizującej kodeks pracy, wprowadzającej przepisy dotyczące pracy zdalnej.
– Część pracowników jest zainteresowana możliwością relokacji w inne części kraju przy pozostaniu w ramach tej samej struktury korporacyjnej. Powtarzającym się postulatem jest też częściowy zwrot kosztów pracy z domu – przyznaje Marika Hartwich.
Niektórym trudno też uwierzyć w to, że ciągle są firmy, w których pracownicy sami muszą zaopatrzyć się w kawę czy herbatę, gdy tymczasem korporacje oferują swoim pracownikom darmowe posiłki, pokoje z masażem czy pokoje gier.
– Jednak niezależnie od możliwych benefitów każdy z nas oczekuje obecnie przede wszystkim zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy – mówi Grażyna Capiga.
__________________________________
Czytaj dodatek: Top Employers Polska 2023